Possibilidades na Gestão do Conhecimento: Intranet.

gestao_sistemicaAtualmente, existe uma dificuldade instaurada em todas as organizações de manterem o conhecimento na organização. As pesquisas mais atuais publicadas em renomadas revistas do pais e do mundo indica que aqueles colaboradores declarados como talentos (aqueles que se destacam pela aplicação de algo ou por serem visionários – o conceito talento é particular de cada organização, pois deve ter como principio a visão, missão e valor de uma organização), ficam em uma organização por aproximadamente 5 anos, depois buscam novos desafios. Esses talentos fazem a diferença, e como a organização pode utilizar as ferramentas de TI para auxiliar na gestão do conhecimento, para que, toda a carga que esse talento deixar na organização, seja aprimorada por outros talentos, mas que não haja re-trabalho na busca de uma solução, e sim na evolução de processos e projetos. Isso traduz o que toda a organização busca: a produtividade, a entrega do colaborador e a evolução constante para ser inovadora e não ser engolida pelo mercado competitivo.

Garantir a gestão do conhecimento é um grande desafio! Temos que investir em pessoas e garantir que essas pessoas queiram gerir conhecimento para que haja evolução de todos. Ao conhecer e doa esse conhecimento, o colaborador terá mais espaço para ir além, mas isso precisa de conscientização, internalização da nova cultura, patrocínio da alta direção e também dos gestores e líderes.

O papel da gestão do conhecimento é dar  condições aos colaboradores e para que esses consigam depositar todo o seu potencial criativo, colaborativo e também de contribuição para os fluxos e conhecimento das empresas. A tecnologia da informação proporciona explorar novos mundos a partir de soluções de infraestrutura, como as redes de computadores, integração nos softwares e canais de comunicação claros.

Teorias atuais e vários princípios ensinam os gestores a utilizarem a gestão do conhecimento (vide link). O foco dessa pesquisa é ampliar o quanto a dimensão tecnológica por auxiliar na gestão do conhecimento. Com essa visão, o papel principal da Tecnologia da Informação na gestão do conhecimento é dar alcance, possibilidades, sintetizar, concentrar e acelerar a chegada do conhecimento para o cliente final, para o colaborador interessados. Uma organização com esse principio consegue utilizar o Share Point para postar arquivos que dê visibilidade a projetos e processos unificados com outras áreas. Bibliotecas digitais garantem a publicação de artigos e textos internos falando de projetos, projetos, seminários, eventos externos e outros. Páginas de intranet multifuncionais, onde colaboradores possam postar experiências diferenciadas em sua área e dar visibilidade ao trabalho. Isso garante um início para a gestão do conhecimento atrelada a histórico. Toda organização pode incentivar práticas como essa. Atuações como essa proporcionam a organização uma gestão sistêmica de projeto e amplia a visão de seus colaboradores.

Toda essa reflexão foi realizada a partir da leitura da tese de pós-graduação com o título “INTRANETS, PORTAIS CORPORATIVOS E GESTÃO DO CONHECIMENTO: ANÁLISE DAS EXPERIÊNCIAS DE ORGANIZAÇÕES BRASILEIRAS E PORTUGUESAS“. Aproveitem essa leitura.

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Possibilidades de insucesso na gestão de uma intranet

Nas pesquisas realizadas sobre intranet não identifiquei nenhum caso de insucesso sebraetec_inovacaopara disponibilizar, mas cabe ressaltar que a implantação de um intranet para ser bem sucedida deve ter o envolvimento de questões tecnológicas e organizacionais (assim com estar alinhada com o planejamento estratégico) além disso, é importante que a equipe responsável pela intranet tenha apoio gerencial e formação suficiente (visão sistêmica do todo) para suprir a necessidade da organização e lidar com a expectativa de colaboradores. Um intranet sem dados e informações é uma ferramenta sem aproveitamento. Da mesma forma, se for alimentada incorretamente, com informações e dados que não contagiam o público alvo. Intranet é comunicação e relacionamento e deve-se haver uma gestão elaborada e assertiva para que haja sucesso. Além disso, é um processo constante e contínuo de evolução, adequação tecnológica e disseminação interna para conhecimento dos colaboradores.

Intranet: Casos de sucesso – HSBC

O HSBC realizou um trabalho de diagnóstico (análise da maturidade dos colaboradores) e implantação de uma intranet corporativa vislumbrando um ambiente colaborativo na empresa, e esse sendo uma importante ferramenta de produtividade.

Após duas fases de diagnósticos foi realizada o aprimoramento do portal já existente em busca de maior governança nos processos, produtividade, interação entre os aproximadamente 3500 colaboradores espalhados por todo o território nacional e qualidade em tecnologia da informação.

Com a evolução a intranet tornou-se mais colaborativa com foco em aprendizado, inovação e compartilhamento.

O diferencial do modelo do HSBC sao os sites departalmental e a comunidade interna criada para apoximar as relações.

Abaixo compartilho o Slide Share que exemplifica e aprofunda os comentários acima realizados.

Boa leitura!

Intranet: Possibilidades de implementação existentes no mercado

Hoje o mercado oferece algumas possibilidade para implementação de uma intranet. Abaixo segue algumas propostas de empresas especializadas no mercado para que possamos ampliar nossa visão sobre a importância desta ferramenta no mercado organizacional e também quais os opcionais para deixar cada vez mais evoluída a ferramenta:

Portal Intranet:

Taugor Intranet:

MMCafé:

Existem ferramentas acessíveis (ou gratuitos):

Share Point da Microsoft:

Zyncro

Google App for Work

Bitrix24

Os conteúdos são muito interessantes e apresentam várias possibilidades para você adequar a necessidade de sua empresa.

Aproveitem!

Qual a diferença entre intranet corporativa, portal corporativo e rede social corporativa.

Para seguir com a pesquisa, foi importante realizar uma distinção de termos para que haja clareza e entendimento do que vamos seguir pesquisando.

Sendo assim, segue abaixo uma breve análise e distinção (características) de intranet, portal e rede sociais corporativa:

Intranet corporativa: ambientes virtuais internos de uma organização que promove a comunicação, informação e produtividades aos colaboradores. Esta ferramenta não possui integração com ferramentas de colaboração e sistemas.

Portais Corporativos: Esses portais podem ir de nível básico a avançado. O básico é uma ferramenta virtual interna que apresenta um gerenciamento centralizado e com integração com aplicativos e correio eletrônico (colaborativo). Existe a possibilidade de realizar personalização de perfil e grupos de usuários, é uma personalização mais limitada.

O portal mais avançado garante integração com sistemas legados e ferramentas de colaboração. Além disso, existe um sistema para gerenciar o conteúdo disponibilizado no portal. O portal é unificado, então permite identificação do usuário e se conversa também com aplicativos externos da Internet e também internos de intranet.

Rede Social Corporativa: Essa ferramenta é um ambiente virtual interno também, mais um pouco mais abrangente e pode ser inserido em uma intranet ou portal já existente e ela torna a colaboração mais eficiente, pois proporciona interação instantânea e simultânea entre colaboradores por perfil de acesso, página com resumo de funções e tarefas, apresenta a hierarquia, feed de notícias, comentários e outros. Como uma rede social externa. Algumas redes sociais corporativas conversam com fornecedores e clientes.

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Resumindo: Os portais são uma evolução da intranet e a rede social os complementa.

No próximo post, vou apresentar casos de sucesso.

Características e possibilidades de uma Intranet Corporativa

comunicao-internaNo post anterior foi apresentado o que é intranet corporativa: o conceito engloba uma plataforma virtual (um site) para colaboradores com conteúdos pertinentes a toda a organização como: plano estratégico, visão, missão, valores, conteúdo institucional e outros. Como consequência, garante melhor produtividade de sus colaboradores e também economiza em custos como impressão de folders (papel e tinta) Lembrando que a intranet é uma rede privada de uma organização.

Para implantar uma intranet corporativa é importante que a organização tenha alguns componentes básicos:

· Rede;
· Sistema de Segurança (garantir que a informação fique na intranet e não expanda para internet – ambiente externo ao organizacional);
· Hardware e Software – A Intranet requer um (servidor Web).

Toda organização pode ter uma intranet, seja ela de  pequeno, médio ou grande porte, pois atualmente a intranet corporativa deixou de ser uma ferramenta de apoio para tornar-se uma plataforma colaborativa e que influencia o negócio.

Para implantar uma intranet a organização interessada pode definir por realizar um pequeno investimento, ou, em alguns casos até gratuito, investimentos mais significativos. É importante que a organização tenha clareza dos seus interessas ao usar essa ferramenta, isso ajudará na hora de definir custos e quanto será disponibilizado de tempo e pessoas para efetivarem essa pratica dentro da organização. A manutenção de uma intranet, pensando em TI, tem um custo baixo, mas é importante que seja alimentada corretamente. A organização também precisa definir se contratará um terceiro para prestar esse serviço de implantação de manutenção de uma intranet ou se irá adquirir as ferramentas e disponibilizar colaboradores para essa frente (implantação, manutenção, pesquisas para novas possibilidades e outros).

Sugiro que, se for iniciar um projeto piloto em sua organização, abuse das ferramentas gratuitas como servidores de web baixados gratuitamente na internet. O Mozilla Firefox tem uma ferramenta interessante e funcional para o começo. Depois, façam uma pesquisa de satisfação (recomendo utilizar o SharePoint para isso) com o intuito de identificar a aceitabilidade dos colaboradores. Mediante ao resultados, a organização pode ampliar as possibilidades e adquirir instrumentos mais parrudos tornando-se uma intranet com mais informações, ou até um portal corporativo.

O que pode ter em uma intranet? Vamos descobrir:

Portal de notícias;

Enquetes, pesquisas para coleta de informações e sugestões;

Dicas;

Estrutura organizacional;

Aniversariantes;

Agenda anual de eventos e do planejamento;

Planejamento estratégico;

Publicação de indicadores;

Gerenciamento e acompanhamento de projetos;

Agendamento de salas de reunião;

Compromissos corporativos;

Agendamento de férias;

Verificação de holerite;

Análise do ponto eletrônico.

E tantas outras possibilidades! Cada organização precisa entender o objetivo da ferramenta e o que poderá usufruir dela.

Cabe ressaltar que, toda nova tecnologia a ser implantada, é um grande desafio! Sejam persistentes e, atrelados a visão, missão e valores da organização, façam acontecer!

No próximo post, vamos aprender sobre a diferença entre intranet, portal corporativo e rede social. Para esquentar o assunto, compartilho o case de sucesso da CCEE – Câmara de Comercialização de Energia Elétrica, disponível no Slide Share. Eles realizaram uma melhoria no portal corporativa e no decorrer do trabalho é apresentado as características da empresa, metodologia e aplicação. Vale a pena a leitura.

O que é Intranet Corporativa?

social-intranetAs organizações precisam, a todo momento, aprimorar e otimizar a comunicação corporativa para que os processos e informações sejam passados de foram clara e transparente. A intranet corporativa tornou-se uma ferramenta adequada e usual para esse tipo de atuação! A intranet corporativa surgiu para dar voz e solucionar problemas de comunicação corporativa. Essa ferramenta integra, em um ambiente virtual. todos os tipos de comunicação (Exemplos – Portais: RH, normas e procedimentos,Universidade Corporativa, canal de ética, hierarquia organizacional, descrição de atividades, notícias – newsletter, agenda corporativo, relatórios, planejamento estratégico e outros). No dia-a-dia a intranet corporativa traz muitas vantagens. Como usuária de uma intranet corporativa na empresa onde trabalho, destaco abaixo algumas vantagens: 1) Promove a interação entre colaboradores, além de atualizá-los sempre: Como toda ferramenta, a intranet corporativa deve ser atualizada e os colaboradores precisam entender e internalizar a funcionalidade desta ferramenta, ou seja, ela precisa ser alimentada pela área responsável (frente de comunicação interna dentro da organização) e isso deve contagiar os colaboradores. O software a ser utilizado deve ser funcional e atender a expectativa das organizações, mas só isso não é suficiente para ter o sucesso da ferramenta. 2) Aumento da produtividade e agilidade para obter dados e informações colaborativas: Ser dinâmico e produzir cada vez mais é um diferencial que todas as organizações almejam com seus colaboradores. A intranet corporativa facilita o acesso a informações chaves para que projetos, processos possam fluir e a atuação do colaborador seja estratégica e não transacional (ficar correndo atrás de informações). 3) Gestão do Conhecimento: Quando todos os colaboradores estão nivelados quanto a informações chaves da organizações, todos conseguem trabalhar no mesmo nível  e todos poderão conhecer a organização inteiramente e integrados. Esse post trouxe a descrição da intranet corporativa e algumas vantagens. No próximo, vou abordar características da intranet corporativa.