VEJA COMO ADMINISTRAR MELHOR O SEU TEMPO

“Perder tempo em aprender coisas que não interessam, priva-nos de descobrir coisas interessantes”.

Carlos Drummond de Andrade

Nessa entrevista, o consultor em gestão do tempo e produtividade Christian Barbosa ensina conceitos básicos, embora muito importantes, sobre como administrar melhor o seu tempo. Ele traz exemplos do dia a dia e define, por exemplo, a diferença entre importante e urgente, para dar uma clareza sobre o que priorizar para ser mais eficiente e não se esbarrar no sentimento da falta de tempo que enlouquece tantos profissionais.

Anúncios

Otimização do tempo para mais qualidade no trabalho

Se no fim do dia você tem a sensação de que não conseguiu fazer tudo o que deveria e vai embora do trabalho com mais pendências a cada dia, como se estivesse nadando contra corrente na tentativa de fazer com que as tarefas fossem realizadas de maneira contínua e sem interrupções… então você se identificará com os slides abaixo, onde é possível identificar diversas situações que nos deparamos no ambiente de trabalho e que dificultam que o resultado no fim do dia seja satisfatório.

Como fazer com que os aplicativos de produtividade sejam realmente eficientes

Gestão do tempoOs programas para gestão do tempo auxiliam para que se obtenha mais produtividade, mas isso não é tudo. Muitas vezes, as primeiras tentativas na solução desse problema não serão as melhores, pois depois que o download é feito nem sempre as promessas são observadas na prática. Primeiramente, seja paciente e procure  entender que nenhuma ferramenta será eficiente sozinha, elas são facilitadoras, então identifique no seu comportamento o que traz prejuízos para seu desempenho e tome algumas atitudes que são a base para a boa administração do tempo.

Uma boa dica é estabelecer horários para checagem das ferramentas, não deixe que elas atrapalhem seu dia, pois a funcionalidade não pode ser mais importante que a finalidade. Independente do método que utilizar para administrar seu tempo, tenha domínio sobre sua escolha, é necessário sempre algum esforço para haver mudanças e para que o resultado positivo seja permanente.

Abaixo seguem alguns pontos que devem ser considerados nessa gestão do tempo:

– Classificar as tarefas: distinguir o que é urgente e importante.

Veja no vídeo abaixo um auxílio de como decidir quais tarefas devem ser realizadas primeiro:

Qual a diferença entre urgente e importante

– Planejamento: quando eficiente, poupa até 4h na execução da atividade e produz melhor resultado. Nesse ponto, definir o tempo de execução é primordial;

– Delegação: identificar quais atividades devem ser realizadas por você ou por outras pessoas;

– Foco: levar o tempo mínimo para a realização das tarefas, sem dispersão e com qualidade;

– Boa comunicação: não ser prolixo, ser um bom ouvinte para compreender a real necessidade do outro, ser objetivo e claro.

– Disciplina: fazer que essa gestão se torne um hábito em sua vida, estabelecer uma mudança de comportamento;

– Organização: é o controle para que todos os demais pontos sejam realizadas de forma eficiente.

Programas que te ajudam na administração do tempo

A internet muitas vezes pode atrapalhar o desempenho de um profissional, quando há dispersões durante o processo, mas através dela podemos encontrar algumas ferramentas que auxiliam, por exemplo, a planejar o dia e deixá-lo mais organizado.

Um dos princípios do planejamento são as anotações. Para se manter o controle de todas as atividades que devem ser realizadas o bom e velho caderno e caneta podem ajudar muito, mas para aqueles que são mais familiarizados com a tecnologia ou buscam praticidade, encontram solução em alguns aplicativos que estão disponíveis tanto para computadores como para smartphones. O importante é utilizar apenas uma ferramenta, seja um caderno ou um aplicativo, as informações devem estar centralizadas em um único documento para se tornar mais eficaz.

Segue abaixo uma lista desses produtos para serem analisados qual deles mais se encaixa com o seu perfil e necessidade:

EvernoteEvernote: este aplicativo é um dos mais eficientes para aqueles que querem criar anotações de forma organizada. Ele é uma boa ferramenta para salvar ideias off-line e achados online. A ideia é utilizar essas anotações sempre que precisar, de maneira fácil, uma vez que, é possível criar blocos de notas com nome específico da tarefa, como por exemplo, ‘compras’ que poderá ser lido  em forma de lista sempre que for ao supermercado. Aliás, ele guarda não só lembretes escritos, mas também fotos, gravações e vídeos. O conteúdo é sincronizado pela nuvem e pode ser acessado no iPhone, iPad, Android ou pela web;

Pocket: se mais do que um app para guardar lembretes e anotações, você precisa de uma ferramenta para salvar artigos e páginas da internet de forma rápida, o Pocket é uma boa opção. Você pode estar acessando o Twitter, seu iPhone, iPad, Android ou o Google Chrome e com apenas um clique você salva o conteúdo para leitura posterior. Depois, é só abrir o app ou acessar a página na internet e tudo o que você se interessou e clicou estará separado para ser lido;

sleep cycleSleep Cycle: sabendo que uma pessoa quando desperta em seu estágio de sono leve, acorda com mais energia do que no estado profundo do sono, o SleepCycle através de um acelerômetro do smartphone identifica esse estágio em seu sono e dentro de um determinado período estabelecido por você, ele despertará exatamente quando seu corpo demonstrar estar em  estado de sono leve;

Aquanic: esse software se preocupa com sua saúde e te lembra de tempos em tempos a importância de tomar água e esticar o corpo durante o período que está trabalhando ou em casa;

WunderlistWunderlist: esse aplicativo também bastante completo para listas de tarefas e oferece sincronização via nuvem, numa interface simples que favorece o compartilhamento de tarefas com outras pessoas. Ele está disponível para iPhone, iPad, Android, Windows, Mac OSX e como webware;

Things: é um aplicativo de produtividade, uma mistura de lista com calendário, que ajuda na organização de tarefas e projetos distintos. Ele é perfeito para quem está sobrecarregado e precisa realizar diversas tarefas no dia, o mais legal é que ele te avisa sobre o horário para executar cada uma delas. Things está disponível para iPhone, iPad e Mac OSX;

Lembretes: o aplicativo oficial da Apple é simples, fácil de usar e tem uma interface bastante básica. Ele traz uma novidade: o alerta pela localização, pois consegue avisar, por exemplo, que você precisa comprar um remédio ao passar próximo à farmácia. Lembretes está disponível para iPhone, iPad e, em breve, para Mac OSX;

Remember the MilkRemember the Milk: ele já foi um dos mais famosos apps com essa finalidade e ainda é um dos mais baixados da loja da Apple, o Remember the Milk (RTM) combina calendário com lista de tarefas e permite a criação de mais de uma lista diferente, com organização por prioridade, prazos, tags, configuração de tarefas recorrentes e notificações, oferece ainda, integração com diversas ferramentas (inclusive e-mail e Twitter). Ele tem versões para iPhone, iPad, Android, Outlook e pode ser usado como webware;

FeedlyFeedly: essa é uma dica para se atualizar com as notícias na mira dos olhos e com tempo restrito. Basta conectar com sua conta do Google e é possível sincronizar todos os feeds que você já assina no Google Reader;

Voice Reader: transforma texto em arquivos de áudio. Ele é muito prático para se atualizar com a notícias enquanto dirige, por exemplo;

NeotriadNeotriad: o app brasileiro permite que você liste tarefas diárias e estabeleça o tempo de execução de cada uma delas. Além da agenda pessoal, ele permite que você faça um gerenciamento do tempo das pessoas que lidera. A ideia é permitir uma visão global tanto na vida profissional, quanto pessoal no uso do tempo. Neotriad tem versões para iPhone, iPad, Android, Windows, Outlook e pode ser usado como webware;

Dropbox e Google DriveDropbox e Google Drive: essas soluções, já explicadas nesse blog, são medidas para quem vive de uma máquina para outra o tempo todo, com essas ferramentas é possível armazenar e compartilhar com outras pessoas arquivos direto na nuvem, acessando posteriormente de qualquer computador ou smartphone.

Porque é tão importante a Gestão do Tempo?

administrar-o-tempo-HG-Office-Escritório-Virtual-600x300

Como conciliar a vida no trabalho, o dia a dia em casa, o relacionamento familiar e com os amigos, o estudo, cuidar da saúde e do corpo, ter momentos de lazer, descanso, horas para se dedicar a você mesmo e seus hobbies favoritos e ser feliz? A palavra-chave é equilíbrio. E como conseguir isso para nossa vida?

Uma das maiores reclamações ou ‘historinhas’ que se contam sobre o fato de não realizar ou não terminar alguma tarefa ou não iniciar um novo projeto, é a falta de tempo.

Considerando que, mesmo que seja o desejo de muitos, o dia não terá mais que 24h, a diferença entre as pessoas altamente produtivas e dos procrastinadores, é a gestão do tempo.

Podemos considerar que a internet é uma das principais distrações do ser humano. Na era em que vivemos, as redes sociais e o volume de informações que circulam e encontramos facilmente pela internet são os grandes causadores das interrupções que atrapalham a concentração e fazem as pessoas se sentirem perdidas e sobrecarregadas. Mas no ambiente de trabalho estamos sujeitos a outras interrupções como telefonemas, grande volume de e-mails, conversas paralelas e pessoas que nos interrompem com questionamentos, solicitações e reuniões de última hora.

A boa administração do tempo está diretamente relacionada a produtividade e a excelência, seja na vida profissional, como particular. É através dela que melhoram as chances de sucesso e crescimento na carreira.

O mais interessante é que dá para aprender a administrar o tempo e ir além de cursos de gestão do tempo, mudando o hábito, utilizando ferramentas e programas (softwares) que podem ajudar na organização e na criação de um planejamento que se adapte ao seu cotidiano.