Problemas em Business Intelligence (B.I.)

De acordo com o SEBRAE, a maioria das empresas que não possui soluções de Business Intelligence está ou passará a vivenciar os seguintes problemas:

Informações dispersas

probaaVários sistemas de TI em funcionamento, planilhas Excel aos montes espalhadas por onde ninguém mais sabe, enfim, caos informacional. As informações separadas dificultam a junção das peças do quebra cabeça ou exige um esforço muito grande por parte dos funcionários para reunir informações gerenciais resumidas.

Para resolver tais problemas, normalmente nas soluções de BI é criada uma base de dados chamada DataWarehouse, na qual será concentrada todas as informações pertinentes a empresa. Para construir tal base de dados é necessário ter ferramentas e processos para agregar dados dos mais diversos sistemas em um único lugar.

Relatórios e indicadores gerenciais

question in box

As informações dispersas dificultam a criação de relatórios e indicadores gerenciais, gerando muitas vezes trabalhos manuais, perda de produtividade ou até mesmo a ausência de tais relatórios e indicadores, o que faz com que a empresa ande as cegas sem saber sua atual e futura situação. Com o DataWarehouse em mãos fica muito simples automatizar a criação de relatórios e indicadores, trazendo ganho de produtividade e facilitando a vida dos gestores com informações completas e sumarizadas.

Acesso a informação

probbMuitas vezes tais relatórios e informações da empresa em geral precisam ser acessados no mais diversos cenários e locais. Em vários casos os sistemas de TI funcionam apenas quando instalados em PCs, o que de certa forma dificulta o acesso a informação. O ideal é que os sistemas de BI possam ser acessados de qualquer lugar a qualquer momento, portanto, devem estar disponíveis através da Internet, além da possibilidade de serem acessados por smartphones e outros dispositivos com acesso a rede.

Veja mais em: http://www.facadiferente.sebrae.com.br/2010/12/15/por-que-a-sua-empresa-precisa-de-business-intelligence/

Case: Implantação de Business Intelligence em órgão público

De acordo com o Governo do Estado do Paraná, a Secretaria da Educação do Estado deverá iniciar seu processo de implantação do sistema de informação de Business Intelligence em parceria com a CELEPAR (Companhia de Tecnologia da Informação e Comunicação do Paraná), a fim de proporcionar suporte à gestão de políticas públicas e à administração em geral. Para esse processo, o órgão pretende realizar o processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento das informações.

paranaO B.I. já está em desenvolvimento para análise nutricional de alunos das redes estaduais de ensino, na gestão educacional, merenda escolar e no planejamento de obras. O objetivo é o aperfeiçoamento e a ampliação das ferramentas nessas áreas, buscando acrescentar o foco nos educadores, e não tão somente nos alunos. A secretária de Estado da Educação, Ana Seres acrescenta: “Temos muito a aprender aqui e também muito a colaborar”.

O presidente da CELEPAR, o Sr. Jacson Carvalho Leite, já fez uma apresentação do trabalho da companhia e explicou que, para cada política específica, é elaborado um plano setorial de informações.

Entre os propósitos do BI Educação estão possibilitar uma avaliação das informações de apoio às atividades da Secretaria da Educação, integração dos diversos setores da secretaria para compartilhamento de informações relativas à área, intercâmbio de dados com outras esferas governamentais e fornecimento de informações estratégicas para dar apoio na tomada de decisões”  -http://www.celepar.pr.gov.br/modules/noticias/article.php?storyid=1572.

Casos de sucesso em Intranet Corporativa

A Intranet Corporativa é uma rede que se utiliza de tecnologia e da infra-estrutura da internet a fim de centralizar as informações internas das empresas, facilitando o acesso e o compartilhamento desse conteúdo por pessoas autorizadas.

De acordo com a publicação na edição de nº 18 da revista Você S/A (http://exame.abril.com.br/revista-voce-rh/edicoes/18/noticias/use-e-abuse-da-intranet), empresas como a CPFL, Nextel e Cosin descobriram nessa ferramenta um caminho para alcançar seus objetivos mais rapidamente, além de propiciar economia em gastos com comunicação interna, e obter maior interação entre seus colaboradores.

A empresa de energia CPFL descobriu como vitaminar sua intranet. Com a crise de 2008, a área de comunicação sofreu cortes severos e teve de transformar tudo que era papel (sete jornais e uma revista) em comunicação online. “Achamos que a mudança iria culminar em perda da efetividade. Fizemos, então, pesquisas e focus group com funcionários e descobrimos que, mesmo com tantos jornais, a comunicação interna já estava pouco efetiva”, diz Carlos Henrique Matos Ramos, gerente de comunicação.

CPFLA notícia estimulou a organização a reformular completamente sua estratégia de comunicação. No lugar de vários jornais, a CPFL desenvolveu um portal que, além de centralizar todas as informações da empresa, possibilita que os funcionários comentem as notícias, criem conteúdos próprios e anunciem na seção de classificados. “Vale quase tudo: colocar a foto do filho, comentar sobre a festa junina e anunciar terreno para vender”, explica Ramos. O resultado foi a alta popularidade. Com 2 700 acessos por dia, a intranet da CPFL registra atualmente 1 251 anúncios nos classificados e 2 931 comentários.

Além de atrair seu público e ficar mais sustentável com a eliminação de tantos papéis, a CPFL conseguiu realocar recursos para outros projetos internos. Entre eles está a tevê corporativa, que deve estrear em 2012. Prevista para funcionar das 7 às 19 horas, os programas de tevê serão transmitidos em monitores instalados nas unidades da CPFL em mais de 569 cidades e devem atingir seus 7 000 colaboradores. “Com o projeto, vamos economizar 200 000 reais por ano na redução da impressão de banners e cartazes”, diz Ramos.

Os recursos de tempo e financeiros economizados com a tevê corporativa já têm um destino: a reestruturação da intranet, onde tudo começou. A plataforma deve ser transformada na base da gestão do conhecimento da empresa, além de ser o centro de alinhamento da atuação da CPFL nas redes sociais. “Esse projeto vai levar tempo, mas os ganhos serão ainda maiores”, diz Ramos. Por enquanto, a intranet da CPFL tem outra novidade: os funcionários podem acessar o planejamento estratégico da companhia de 2011 a 2015 em formato de blog.

Assim como a CPFL, a consultoria Cosin explorou os muitos serviços possíveis da intranet para solucionar problemas mais sérios. Com 220 funcionários e 15 clientes ativos, o modelo manual de conversa entre os consultores para evitar retrabalho e garantir que os projetos fossem entregues na hora marcada não era mais possível. A solução adotada foi investir em uma ferramenta que garantisse a comunicação e a troca de conhecimento entre consultores em lugares diferentes. A intranet foi a escolha óbvia. “Vivemos do conhecimento e não podíamos estar sujeitos à paralisação de um projeto porque o consultor teve o laptop roubado”, diz Alessandro Cosin, sócio da consultoria.

COSINO primeiro passo foi construir, com base no SharePoint da Microsoft, uma biblioteca de informações com relatórios e arquivos de projetos atuais e passados. Depois, sobre essa plataforma, foram feitos um cadastro com o perfil dos consultores (para facilitar a contratação para novos projetos) e a criação de comunidades de práticas — um grupo de especialistas em determinado tema, como acontece nas redes sociais. “A nossa sacada foi entender que o conhecimento está espalhado e a intranet pode trazer isso à tona”, conta Cosin.

Vencedor do prêmio Intranet Social 2.0, do Instituto Intranet Portal, o projeto da Cosin não custou nada à consultoria. A própria equipe de TI da empresa fez o desenvolvimento, e a licença de software ficou de graça já que a Cosin é parceira da Microsoft. “Agora, não temos mais medo de crescer. Sem a intranet, o nosso futuro estava travado”, disse Cosin.

Há ainda outro recurso a ser explorado no mundo da intranet — os blogs. Algumas empresas já perceberam que esse instrumento simples e de custo baixo, quando utilizado pelo principal líder, pode ter um resultado incrível na comunicação e até no clima organizacional —  o presidente passa a ser visto como um sujeito próximo às bases.

De acordo com Sergio Chaia, presidente da Nextel, o Blog do Presidente desenvolvido há mais de um ano, permitiu uma aproximação entre colaboradores e liderança. “O blog é uma forma de interação diretanextel com todos os colaboradores, uma maneira de estar presente diariamente e estreitar nosso relacionamento. Sem dúvida, é um espaço para uma rica troca de experiências”, afirma.

Chaia escreve de uma a duas vezes por semana e fala sobre tudo: dos livros que leu, lugares que visitou até temas relacionados a gestão. Muito acessado, seu blog tem em média 37 comentários por post.

Razões frequentes para o fracasso em sistemas de Business Intelligence

Atualmente, a análise dos dados gerados pelos sistemas de B.I. na tomada de decisões tornou-se indispensável para a gestão e para o planejamento de grande parte das empresas. Embora o interesse pelas organizações em utilizar a ferramenta do B.I. tenham aumentado no decorrer dos anos,  muitos desses projetos não tem obtido resultados satisfatórios, ou simplesmente acabaram por fracassar.

Manuel del Pino, Diretor de pré-venda da Informations Builders Ibéria, apresenta na página”http://cio.com.br/gestao/2011/06/28/dez-razoes-mais-frequentes-para-o-fracasso-do-bi/” dez razões mais freqüentes para o fracasso do Business Intelligence:

  1. Requisitos pouco claros

Depois que as unidades de negócio e o departamento de TI concordam que a sua empresa necessita de um sistema de reporting e de análise dos dados de negócio, o próximo grande passo é definir os indicadores-chave do desempenho (KPIs) para uma gestão empresarial eficaz. Contudo, em vez da definição destes indicadores, muitas empresas usam as aplicações de BI meramente para confirmar o que faziam anteriormente no Excel e, depois, questionam-se porque os seus relatórios são apenas um pouco melhor do que os anteriores.

  1. Dados incorretos ou incompletos

Por mais persuasivo que o design da aplicação de BI possa ser, as pesquisas iniciais sobre a informação requerida em vastas fontes de dados durante um teste podem revelar que os dados estão desatualizados, têm erros ou (ainda) estão inacessíveis. Dados com pouca qualidade são uma causa frequente de grandes problemas nos projetos de BI. As lacunas, por vezes, também se revelam na utilização diária, quando se trabalha com dados que mudam frequentemente.

  1. Utilizadores finais envolvidos tardiamente

Quando se implementa um projeto de BI, é essencial que se inclua colaboradores das unidades de negócio que irão trabalhar com a aplicação final já nas fases iniciais do projeto. Se a aplicação não está em sintonia com os seus inputs, o projeto provavelmente encontrará  considerável resistência. Se, no mínimo, poucos utilizadores tiverem a oportunidade de trabalhar com o primeiro produto acabado, então o próximo trabalho de projeto poderá incluir as suas experiências.

  1. Resultados apresentáveis apenas após dois anos

Muitas vezes, as empresas tentam abordar todos os requisitos concebíveis de BI em um projeto em longo prazo. Enquanto uma abordagem estratégica é sempre correta, os problemas podem surgir se a equipe do projeto insistir em, inicialmente, manter o seu trabalho “em segredo”. Quando a equipe apresenta os seus primeiros resultados após dois anos, é altamente provável que estes se desviem significativamente das suas expectativas iniciais. É muito mais promissor se levarem dois ou três meses para apresentar módulos acabados que possam provar a sua adequação às operações diárias.

  1. Falta de gestão da mudança

Mudanças e ajustes às especificações e objectivos originais existirão em qualquer projeto de BI. Contudo, em muitos casos, inexistem uma equipe de gestão formal das mudanças que definam como os novos requisitos serão incorporados ao projeto existente e um responsável pela sua aprovação. A falta de uma gestão de mudanças resulta rapidamente em custos adicionais e em atrasos na conclusão do projeto.

  1. Cumprimento e segurança negligenciados

O número de disposições e regulamentações legais tem aumentado continuamente nos últimos anos, e as disposições de privacidade tornaram-se mais rigorosas. As equipes de projeto raramente têm em conta as normas, as regras e os conceitos de segurança, desde o início, ao fazerem disposições para integrar futuras mudanças o mais facilmente possível. Por exemplo, deverá ser necessário dar acesso aos usuários às aplicações e aos dados no futuro.

  1. Documentação pobre sobre o ambiente da aplicação

Não é raro que os projetos mais abrangentes de BI revelem que a documentação existente sobre a aplicação está incorreta ou desatualizada. Este é o maior obstáculo da coordenação do sistema e da integração de todos os sistemas afetados. Um simples exemplo disto é o campo de nomes que varia de uma aplicação para outra, precisando ser consolidado através de uma tabela de correspondência. Como resultado, temos custos adicionais e, normalmente, um atraso significativo do projeto.

  1. Recursos de hardware cotados de forma incorreta

Podemos distinguir dois tipos diferentes de erros aqui. Em um primeiro caso, as empresas são demasiado generosas na determinação das suas necessidades de hardware, o que deixa os recursos inativos e leva a custos contínuos consideráveis (e desnecessários). Em um segundo caso, os requisitos de hardware são subestimados, resultando em um desempenho pobre e usuários finais insatisfeitos.

  1. Funcionários centrados no Excel

Durante anos, muitas unidades de negócio de empresas de todas as dimensões apoiaram-se exclusivamente no Excel para criar e analisar relatórios. “Mas sempre foi assim que fizemos” é a resposta mais comum dos funcionários que ainda não estão preparados para perder os velhos hábitos. No que diz respeito a isto, muitos subestimam a prática que será necessária para tornar a aplicação um sucesso, nas operações diárias.

  1. Um orçamento inadequado

O custo de um projeto de BI, que irá proporcionar transparência aos processos de negócio e fornecer dados para uma gestão eficaz, não pode ser coberto por fundo. Um sentido equivocado de economia leva, muitas vezes, a que as empresas decidam implementar capacidades-chave, como a integração de fontes adicionais de dados, o fornecimento de capacidades “core” de BI aos dispositivos móveis ou levar em conta os utilizadores móveis e os seus dispositivos.

Aqueles que aprendem a partir dos erros dos outros são os que melhor planejam suas aplicações de BI. Se os problemas são identificados a tempo, as hipóteses de se ser bem sucedido nos projetos de BI são boas. Esta é uma importante condição para assegurar que os negócios atinjam as suas metas operacionais com as aplicações de BI.

Leia mais sobre a temática no artigo “PROBLEMAS EM BUSINESS INTELLIGENCE

Intranet corporativa e a comunicação interna nas organizações

Como está a comunicação interna de sua empresa? Esse e outros questionamentos são apresentados pela empresa “SocialBase”, que desenvolve e fornece software e serviços que são referência de comunicação colaborativsocialbasea para empresas. Possuem portfólio que abrange o armazenamento e disponibilidade da solução, além da consultoria na implantação, customização, integração com sistemas legados, suporte e treinamento.

 

Registra-se nessa apresentação estudo de caso da rede de fast foods Mc Donalds, onde descobriu-se que os mmccaiores problemas que envolviam a comunicação interna da empresa estavam na integração entre equipes e o report periódico das ações internas.

 

 

O blog da SocialBase permite inclusive download gratuito de eBooks sobre intranet corporativa e comunicação nas organizações: http://culturacolaborativa.com.

 

Para saber mais sobre as características da Intranet Corporativa acesse o artigo “A intranet corporativa e suas características”

Razões para o Business Intelligence

Abaixo, as descrições de aplicação e dos benefícios do Business Intelligence, apresentados pelo Especialista em Banco de dados e instrutor na CETAX consultoria o Sr. Marco Antônio Garcia. Essa apresentação foi utilizada por Marco em várias palestras sobre a temática, inclusive em faculdades e empresas.

 

Conceito, características e aplicabilidade do Business Intelligence

O Business Intelligence é um conceito que surgiu na década de 70, quando foi possível integrar banco de dados e interfaces visuais.
Com essa relação, pôde-se gerenciar melhor a tomada decisões, definindo melhor as estratégias, uma vez que as informações na base de dados encontram-se mais organizadas e permitindo múltiplos tipo de análise de forma rápida e precisa.
São diversos os aspectos vertentes à implantação dessa ferramenta nas organizações. Dentre as mais importantes, podemos citar:
Adaptação à cultura organizacional: Verificação das necessidades da organização, quais fatores devem convergir para obtenção de melhores resultados. Além disso, a alimentação da base de dados é imprescindível para o B.I.;
Participação ativa dos gestores: A relação deve deixar de ser somente GERENTE X SUBORDINADO, devendo integrar e demonstrar a importância do B.I. aos diretores, presidente, etc.

Business Intelligence  BICapacitação profissional: O nível usuário deve estar “afinado” à utilização correta da ferramenta, conhecendo todas as possibilidades e vertentes fornecidas pelo B.I, aproveitando-o em sua plenitude, bem como poder discutir e sugerir novas idéias ao programa.

Sua aplicação pode fazer com que a organização discuta temas com dados específicos em mãos, como por exemplo, verificação do impacto de fatores nos setores como a sazonalidade do serviço ou produto oferecido, os custos e gastos, pode-se ter uma relação entre a organização e o atual panorama econômico regional, obter as características pessoais dos colaboradores para melhor aplicação e direcionamento de suas potencialidades, entre outros itens que vem a ajudar na tomada de decisões que podem fazer a empresa sair positivamente da linha tênue entre sucesso e fracasso.

Business Intelligence

Em resumo, o Business Intelligence atinge diretamente os seguintes fatores no meio empresarial:

  • Auxilio na tomada de decisões (Estratégicas e operacionais);
  • Gera, organiza e trabalha informações;
  • Gera diversos tipos de relatórios (Onde estamos, onde queremos chegar);
  • Objetivos claros: Identificar informações necessárias, comprometimento e capacitações;
  • Data Mining (mineração de dados), relatórios de pesquisa.