Gestão do tempo

ppp.Gestão do tempo A falta de tempo hoje é algo que impacta a vida de todas a s pessoas. Donas de casa, trabalhadores e estudantes, parecem sofrer as pressões do tempo.

Anos atrás se previa que com os avanços da tecnologia as pessoas teriam mais tempo livre para se dedicarem a interesses pessoais e outras atividades, mas hoje em dia percebemos que as demandas profissionais tanto que parece que o dia tem menos horas do que realmente tem.

Assim gerir o tempo corretamente impacta nos nossos papéis: profissional, familiar e pessoal, por isso é importantíssimo fazê-lo para ter uma boa qualidade de vida.

Gerir o tempo não é ficar contando os minutos dedicados a cada atividade, mas sim precisamos ter clareza do que é mais importante e necessário dentre várias coisas que precisamos e desejamos fazer, antes de sair fazendo tudo sem nenhum planejamento.

Gerir o tempo é ganhar autonomia sobre a vida, não ficar escravo do relógio. Se você quer ter autonomia para decidir passar mais tempo livre com a família, ser mais produtivo no trabalho ou não fazer nada, você tem de ganhar tempo.

Tríade do tempo

O tempo parece passar muito rápido quando não utilizamos de modo adequado. Muitas vezes utilizamos nosso tempo com atividade que não se relacionam com nosso objetivo.

Durante décadas, a administração do tempo identificou dois grandes fatores que definiam o tipo de atividade: critério de urgência e critério de importância.

Urgente: é algo que deve ser feito com rapidez, que exige uma ação imediata.

Importante: refere-se a algo que tem grande valor e merece atenção especial, mas tem tempo para ser concluído.

Stephen Covey (autor do livro: “Sete hábitos para pessoas eficazes”) modificou este conceito e desenvolveu a matriz do tempo, que distribui as atividades em quarto quadrantes, conforme os critérios de importância e urgência:

Assim de acordo com essa matriz, uma atividade pode ser:

  • Urgente e importante;
  • Urgente e não importante;
  • Importante e não urgente;
  • Não urgente e importante

Por muito tempo este conceito foi difundido entre as pessoas e conseguiram ajuda-las, mas muitas pessoas também sentiam dificuldade em conseguir enquadrar as atividades. Assim uma evolução da matriz do tempo foi o conceito do tríade do tempo, no qual temos: importante, urgente e circunstancial, juntos compões toda forms como se utiliza o tempo. A principal diferença que compõe este modelo e a Matriz é que os conceitos/esferas, não se sobrepõe.

A esfera da importância: refere-se a todas as atividades significativas. É ela que conduz você ao caminho correto de sua vida, e pode ser feita em dias, semanas ou meses.

 A esfera da urgência: reúne todas as atividades que têm um tempo curto para serem realizadas. São aquelas que surgem em cima da hora, que podem ser previstas e muitas vezes geram stress.

A esfera da circunstância: estão as tarefas desnecessárias, em que existem gasto de tempo de maneira inútil e que não trazem resultados significativos.

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FERRAMENTAS PARA OTIMIZAR A GESTÃO DO TEMPO

Para cuidar da gestão do tempo, devemos saber que ela é possível apenas se administrarmos as atividades e os eventos que acontecem ao longo do tempo.

Assim, é fundamental pensar na administração pessoal!

Administração pessoal é algo mais complexo do que apenas uma série de dicas, lista de tarefas, agendas etc. Envolve a reflexão sobre hábitos e escolhas pessoais, gerando mudanças e novas práticas no dia a dia.

Cinco conceitos básico:

Anote todas as tarefas que precisa realizar.

Retire da sua cabeça as preocupações e coloque-as numa agenda, num caderno, numa folha de papel. Com a lista pronta, veja as tarefas que devem ser feitas nos próximos dias e anote-as na agenda.

Planeje suas ações

Planejar é um hábito saudável. Quanto mais tempo você dedicar ao planejamento, mais ganhará no seu dia, além de evitar surpresas e urgências não previstas.

Procure transformar o planejamento em algo natural, que você faça automaticamente, sem esforço.

Planejar é traçar uma rota para alcançar um resultado, sabendo:

  • onde me encontro;
  • o que pretendo (metas);
  • como poderei atingir (alternativas);
  • quando (prazos);
  • em que condições (barreiras);
  • quais os resultados alcançados;

Benefícios do planejamento:

  • Facilita o estabelecimento de determinadas rotinas de trabalho.
  • Incentiva a previsão e as ações proativas.
  • Permite o controle e o acompanhamento do tempo utilizado.
  • Elimina os desperdiçadores de tempo.
  • Propicia a possibilidade de se realizar tarefas e atividades por etapas.

Conclusão

O tempo é um recurso precioso que não pode ser recuperado ou expandido. Assim gerir o tempo de maneira adequada é uma competência que deve ser utilizada no nosso trabalho e nas nossas vidas, pois permite o planejamento de metas pessoais com menor dispêndio de energia física.

A boa administração do tempo é o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado, ela começa com o autoconhecimento, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar. Sendo uma competência que envolve Conhecimentos, Habilidades e Atitudes (CHA), pode ser aprendida e aprimorada no dia – a – dia para melhores resultados.

Gestão de Projetos

untitledConceito de projeto: Projeto é uma proposta para realização de um empreendimento temporário. O projeto deve ter um planejamento prévio de custo (orçamento) e tempo (cronograma) para atingir seu objetivo, seja este objetivo criar ou aperfeiçoar um produto ou serviço.

Gestão de Projeto

Atualmente as empresas tem adotado o sistema de gestão de projetos para melhor aproveitamento dos recursos, maior objetividade e cumprimento de prazos, para isso faz-se necessários alguns cuidado para melhor gerenciar os projetos

Ao iniciar um projeto deve-se estabelecer um gestor para administrar, um patrocinador “sponsor” para custear e uma equipe para executar.

Gestão de projeto é o ato de gerir, administrar, verificar  o cumprimento do cronograma, ouvir as necessidades do grupo, intermediar e negociar com o cliente e fornecedor, acompanhar os resultados. Consiste também em saber utilizar corretamente os conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas que estão à disposição para o bom desenvolvimento do projeto, com o objetivo de atingir ou até mesmo exceder às necessidades e expectativas esperadas.

Ao iniciar o projeto o gestor deverá definir o escopo do projeto, em seguida elaborará um documento ou “ficha de projeto” para formalização do mesmo, contendo o objetivo, prazos, verbas disponíveis, integrantes da equipe, patrocinador, possíveis riscos.

Ao montar o cronograma é importante que todos os integrantes da equipe possam avaliar e opinar sobre os prazos estabelecidos para que se obtenha maior comprometimento de todos,  lembrando que cabe ao gestor do projeto decidir, ele deverá utilizar-se de sua experiência e bom senso para determinar o melhor prazo.

Quanto a identificação e monitoração dos riscos existentes é necessário a elaboração de uma lista de intercorrências que podem vir atrapalhar o desenvolvimento do projeto, bem como deverá também ser estabelecido um plano de ação para o saneamento desta intercorrência caso ela venha de fato ocorrer. Há também de se observar e identificar neste momento possíveis backups para cada membro da equipe, caso seja necessário.

O gestor deverá realizar uma reunião formal de inicio do projeto, com todos os integrantes da equipe, bem como as partes interessadas, clientes e fornecedores também deverão participar desta reunião, na qual deverá ficar claro para todos a importância do trabalho de cada integrante e o cumprimento dos prazos estabelecidos, além de estarem atentos ao orçamento previsto.

A  comunicação é vital para o bom andamento do projeto em todas as fases. Todos os membros da equipe deve manter o gestor ciente do status de suas atividades e principalmente de qualquer eventual situação que possa comprometer o andamento do projeto,  assim, o gestor também deve manter informada as partes interessadas, clientes e fornecedores.

Assim como ao iniciar o projeto é necessário a formalização também no encerramento do projeto, convocando todos os integrantes, clientes, sponsor para o fechamento oficial do mesmo. Pode se também neste momento avaliar e destacar ponto de relevância positivas ou negativas para aplicação ou atenção nos próximos projet

O gestor do projeto é o responsável pelo acompanhamento da realização de cada atividade diária do mesmo, pela boa comunicação entre a equipe fornecedores e patrocinadores, também não pode perder de vista o foco principal de cumprir o escopo do projeto.

Cada vz mais observamos que é de extrema importância que cada membro da equipe se sinta “dono do projeto”, pois com isto o comprometimento e o sucesso no resultado será inevitável.

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A Importância da segurança da informação

images8A segurança da informação é importante dentro da gestão de pessoas, através da parceria entre os setores de TI e RH. Os dois setores sãoresponsáveis por criar as regras e normas da empresa para nortear oscolaboradores  no  que  diz  respeito  à  acesso  as  ferramentas  detecnologias  existentes,  tais  como:  sites  permitidos,  cuidados  nautilização dos e-mails, sigilo quanto as senhas disponibilizadas parautilização dos sistemas de computadores e de telefonia. Também é através desta parceria que são elaborados os códigos de ética e de privacidade em relação a todo acesso e sigilo das informações que cada colaborador deverá ter para execução das suas atividades.  Estetermo é fornecido para cada colaborador na ocasião da admissão emduas vias sendo que uma destas vias fica em poder da empresa com aassinatura do colaborador e a outra em poder do colaborador, paraque o mesmo possa consultar sempre que houver quaisquer dúvidas.

Através da contínua comunicação existente entre os dois setores TI e RH, são elaborados os perfis de cada usuário, como por exemplo: Ao efetuar uma contratação o RH juntamente com o gestor solicitante daquela vaga, preencherá um formulário (que pode ser informatizado ou não) com os tipos de acessos que aquele novo colaborador deverá possuir para bem desempenhar suas funções. Nos casos de períodosde  afastamentos,  férias  e  desligamentos  também  o  RH  tem  aresponsabilidade de compartilhar estas informações com o setor deTI  para  que  todos  os  acessos  sejam  bloqueados  ou  excluídos definitivamente.

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A  tecnologia  da  informação  é  de  extrema  importância  para  a funcionalidade, agilidade e coerência dos trabalhos executados pelo setor de recursos humanos na gestão das pessoas de uma empresa.

O  setor  de  recursos  humanos  para  a  maioria  de  seus  processos internos,  sejam  eles  de  treinamentos,  avaliação  de  desempenho,recrutamento  e  seleção,  folha  de  pagamento,  ponto  eletrônico,obrigações fiscais, pesquisa de clima organizacional, necessita de um sistema que poderá ser um ERP ou vários sistemas para processar,controlar integrar e facilitar a vida dos profissionais de RH.

Dentre  as  ferramentas  mais  comuns  podemos  citar:  Programa  defolha de pagamento, de ponto eletrônico, (Business Intelligence), e-mails,  programas  do  governo  tais  como:  SEFIP,  CAGED,conectividade social entre outros.

Cada vez mais  as  empresas e os RH’s vêm buscando automatizar seus processos e ganhar mais tempo para tratar das estratégias que envolvem os colaboradores da organização, para isso sempre busca a parceria com o setor de Tecnologia da Informação e os recursos que este pode fornecer para esta conquista.