VEJA COMO ADMINISTRAR MELHOR O SEU TEMPO

“Perder tempo em aprender coisas que não interessam, priva-nos de descobrir coisas interessantes”.

Carlos Drummond de Andrade

Nessa entrevista, o consultor em gestão do tempo e produtividade Christian Barbosa ensina conceitos básicos, embora muito importantes, sobre como administrar melhor o seu tempo. Ele traz exemplos do dia a dia e define, por exemplo, a diferença entre importante e urgente, para dar uma clareza sobre o que priorizar para ser mais eficiente e não se esbarrar no sentimento da falta de tempo que enlouquece tantos profissionais.

Gestão do tempo

ppp.Gestão do tempo A falta de tempo hoje é algo que impacta a vida de todas a s pessoas. Donas de casa, trabalhadores e estudantes, parecem sofrer as pressões do tempo.

Anos atrás se previa que com os avanços da tecnologia as pessoas teriam mais tempo livre para se dedicarem a interesses pessoais e outras atividades, mas hoje em dia percebemos que as demandas profissionais tanto que parece que o dia tem menos horas do que realmente tem.

Assim gerir o tempo corretamente impacta nos nossos papéis: profissional, familiar e pessoal, por isso é importantíssimo fazê-lo para ter uma boa qualidade de vida.

Gerir o tempo não é ficar contando os minutos dedicados a cada atividade, mas sim precisamos ter clareza do que é mais importante e necessário dentre várias coisas que precisamos e desejamos fazer, antes de sair fazendo tudo sem nenhum planejamento.

Gerir o tempo é ganhar autonomia sobre a vida, não ficar escravo do relógio. Se você quer ter autonomia para decidir passar mais tempo livre com a família, ser mais produtivo no trabalho ou não fazer nada, você tem de ganhar tempo.

Tríade do tempo

O tempo parece passar muito rápido quando não utilizamos de modo adequado. Muitas vezes utilizamos nosso tempo com atividade que não se relacionam com nosso objetivo.

Durante décadas, a administração do tempo identificou dois grandes fatores que definiam o tipo de atividade: critério de urgência e critério de importância.

Urgente: é algo que deve ser feito com rapidez, que exige uma ação imediata.

Importante: refere-se a algo que tem grande valor e merece atenção especial, mas tem tempo para ser concluído.

Stephen Covey (autor do livro: “Sete hábitos para pessoas eficazes”) modificou este conceito e desenvolveu a matriz do tempo, que distribui as atividades em quarto quadrantes, conforme os critérios de importância e urgência:

Assim de acordo com essa matriz, uma atividade pode ser:

  • Urgente e importante;
  • Urgente e não importante;
  • Importante e não urgente;
  • Não urgente e importante

Por muito tempo este conceito foi difundido entre as pessoas e conseguiram ajuda-las, mas muitas pessoas também sentiam dificuldade em conseguir enquadrar as atividades. Assim uma evolução da matriz do tempo foi o conceito do tríade do tempo, no qual temos: importante, urgente e circunstancial, juntos compões toda forms como se utiliza o tempo. A principal diferença que compõe este modelo e a Matriz é que os conceitos/esferas, não se sobrepõe.

A esfera da importância: refere-se a todas as atividades significativas. É ela que conduz você ao caminho correto de sua vida, e pode ser feita em dias, semanas ou meses.

 A esfera da urgência: reúne todas as atividades que têm um tempo curto para serem realizadas. São aquelas que surgem em cima da hora, que podem ser previstas e muitas vezes geram stress.

A esfera da circunstância: estão as tarefas desnecessárias, em que existem gasto de tempo de maneira inútil e que não trazem resultados significativos.

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FERRAMENTAS PARA OTIMIZAR A GESTÃO DO TEMPO

Para cuidar da gestão do tempo, devemos saber que ela é possível apenas se administrarmos as atividades e os eventos que acontecem ao longo do tempo.

Assim, é fundamental pensar na administração pessoal!

Administração pessoal é algo mais complexo do que apenas uma série de dicas, lista de tarefas, agendas etc. Envolve a reflexão sobre hábitos e escolhas pessoais, gerando mudanças e novas práticas no dia a dia.

Cinco conceitos básico:

Anote todas as tarefas que precisa realizar.

Retire da sua cabeça as preocupações e coloque-as numa agenda, num caderno, numa folha de papel. Com a lista pronta, veja as tarefas que devem ser feitas nos próximos dias e anote-as na agenda.

Planeje suas ações

Planejar é um hábito saudável. Quanto mais tempo você dedicar ao planejamento, mais ganhará no seu dia, além de evitar surpresas e urgências não previstas.

Procure transformar o planejamento em algo natural, que você faça automaticamente, sem esforço.

Planejar é traçar uma rota para alcançar um resultado, sabendo:

  • onde me encontro;
  • o que pretendo (metas);
  • como poderei atingir (alternativas);
  • quando (prazos);
  • em que condições (barreiras);
  • quais os resultados alcançados;

Benefícios do planejamento:

  • Facilita o estabelecimento de determinadas rotinas de trabalho.
  • Incentiva a previsão e as ações proativas.
  • Permite o controle e o acompanhamento do tempo utilizado.
  • Elimina os desperdiçadores de tempo.
  • Propicia a possibilidade de se realizar tarefas e atividades por etapas.

Conclusão

O tempo é um recurso precioso que não pode ser recuperado ou expandido. Assim gerir o tempo de maneira adequada é uma competência que deve ser utilizada no nosso trabalho e nas nossas vidas, pois permite o planejamento de metas pessoais com menor dispêndio de energia física.

A boa administração do tempo é o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado, ela começa com o autoconhecimento, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar. Sendo uma competência que envolve Conhecimentos, Habilidades e Atitudes (CHA), pode ser aprendida e aprimorada no dia – a – dia para melhores resultados.

Otimização do tempo para mais qualidade no trabalho

Se no fim do dia você tem a sensação de que não conseguiu fazer tudo o que deveria e vai embora do trabalho com mais pendências a cada dia, como se estivesse nadando contra corrente na tentativa de fazer com que as tarefas fossem realizadas de maneira contínua e sem interrupções… então você se identificará com os slides abaixo, onde é possível identificar diversas situações que nos deparamos no ambiente de trabalho e que dificultam que o resultado no fim do dia seja satisfatório.

Como fazer com que os aplicativos de produtividade sejam realmente eficientes

Gestão do tempoOs programas para gestão do tempo auxiliam para que se obtenha mais produtividade, mas isso não é tudo. Muitas vezes, as primeiras tentativas na solução desse problema não serão as melhores, pois depois que o download é feito nem sempre as promessas são observadas na prática. Primeiramente, seja paciente e procure  entender que nenhuma ferramenta será eficiente sozinha, elas são facilitadoras, então identifique no seu comportamento o que traz prejuízos para seu desempenho e tome algumas atitudes que são a base para a boa administração do tempo.

Uma boa dica é estabelecer horários para checagem das ferramentas, não deixe que elas atrapalhem seu dia, pois a funcionalidade não pode ser mais importante que a finalidade. Independente do método que utilizar para administrar seu tempo, tenha domínio sobre sua escolha, é necessário sempre algum esforço para haver mudanças e para que o resultado positivo seja permanente.

Abaixo seguem alguns pontos que devem ser considerados nessa gestão do tempo:

– Classificar as tarefas: distinguir o que é urgente e importante.

Veja no vídeo abaixo um auxílio de como decidir quais tarefas devem ser realizadas primeiro:

Qual a diferença entre urgente e importante

– Planejamento: quando eficiente, poupa até 4h na execução da atividade e produz melhor resultado. Nesse ponto, definir o tempo de execução é primordial;

– Delegação: identificar quais atividades devem ser realizadas por você ou por outras pessoas;

– Foco: levar o tempo mínimo para a realização das tarefas, sem dispersão e com qualidade;

– Boa comunicação: não ser prolixo, ser um bom ouvinte para compreender a real necessidade do outro, ser objetivo e claro.

– Disciplina: fazer que essa gestão se torne um hábito em sua vida, estabelecer uma mudança de comportamento;

– Organização: é o controle para que todos os demais pontos sejam realizadas de forma eficiente.

Programas que te ajudam na administração do tempo

A internet muitas vezes pode atrapalhar o desempenho de um profissional, quando há dispersões durante o processo, mas através dela podemos encontrar algumas ferramentas que auxiliam, por exemplo, a planejar o dia e deixá-lo mais organizado.

Um dos princípios do planejamento são as anotações. Para se manter o controle de todas as atividades que devem ser realizadas o bom e velho caderno e caneta podem ajudar muito, mas para aqueles que são mais familiarizados com a tecnologia ou buscam praticidade, encontram solução em alguns aplicativos que estão disponíveis tanto para computadores como para smartphones. O importante é utilizar apenas uma ferramenta, seja um caderno ou um aplicativo, as informações devem estar centralizadas em um único documento para se tornar mais eficaz.

Segue abaixo uma lista desses produtos para serem analisados qual deles mais se encaixa com o seu perfil e necessidade:

EvernoteEvernote: este aplicativo é um dos mais eficientes para aqueles que querem criar anotações de forma organizada. Ele é uma boa ferramenta para salvar ideias off-line e achados online. A ideia é utilizar essas anotações sempre que precisar, de maneira fácil, uma vez que, é possível criar blocos de notas com nome específico da tarefa, como por exemplo, ‘compras’ que poderá ser lido  em forma de lista sempre que for ao supermercado. Aliás, ele guarda não só lembretes escritos, mas também fotos, gravações e vídeos. O conteúdo é sincronizado pela nuvem e pode ser acessado no iPhone, iPad, Android ou pela web;

Pocket: se mais do que um app para guardar lembretes e anotações, você precisa de uma ferramenta para salvar artigos e páginas da internet de forma rápida, o Pocket é uma boa opção. Você pode estar acessando o Twitter, seu iPhone, iPad, Android ou o Google Chrome e com apenas um clique você salva o conteúdo para leitura posterior. Depois, é só abrir o app ou acessar a página na internet e tudo o que você se interessou e clicou estará separado para ser lido;

sleep cycleSleep Cycle: sabendo que uma pessoa quando desperta em seu estágio de sono leve, acorda com mais energia do que no estado profundo do sono, o SleepCycle através de um acelerômetro do smartphone identifica esse estágio em seu sono e dentro de um determinado período estabelecido por você, ele despertará exatamente quando seu corpo demonstrar estar em  estado de sono leve;

Aquanic: esse software se preocupa com sua saúde e te lembra de tempos em tempos a importância de tomar água e esticar o corpo durante o período que está trabalhando ou em casa;

WunderlistWunderlist: esse aplicativo também bastante completo para listas de tarefas e oferece sincronização via nuvem, numa interface simples que favorece o compartilhamento de tarefas com outras pessoas. Ele está disponível para iPhone, iPad, Android, Windows, Mac OSX e como webware;

Things: é um aplicativo de produtividade, uma mistura de lista com calendário, que ajuda na organização de tarefas e projetos distintos. Ele é perfeito para quem está sobrecarregado e precisa realizar diversas tarefas no dia, o mais legal é que ele te avisa sobre o horário para executar cada uma delas. Things está disponível para iPhone, iPad e Mac OSX;

Lembretes: o aplicativo oficial da Apple é simples, fácil de usar e tem uma interface bastante básica. Ele traz uma novidade: o alerta pela localização, pois consegue avisar, por exemplo, que você precisa comprar um remédio ao passar próximo à farmácia. Lembretes está disponível para iPhone, iPad e, em breve, para Mac OSX;

Remember the MilkRemember the Milk: ele já foi um dos mais famosos apps com essa finalidade e ainda é um dos mais baixados da loja da Apple, o Remember the Milk (RTM) combina calendário com lista de tarefas e permite a criação de mais de uma lista diferente, com organização por prioridade, prazos, tags, configuração de tarefas recorrentes e notificações, oferece ainda, integração com diversas ferramentas (inclusive e-mail e Twitter). Ele tem versões para iPhone, iPad, Android, Outlook e pode ser usado como webware;

FeedlyFeedly: essa é uma dica para se atualizar com as notícias na mira dos olhos e com tempo restrito. Basta conectar com sua conta do Google e é possível sincronizar todos os feeds que você já assina no Google Reader;

Voice Reader: transforma texto em arquivos de áudio. Ele é muito prático para se atualizar com a notícias enquanto dirige, por exemplo;

NeotriadNeotriad: o app brasileiro permite que você liste tarefas diárias e estabeleça o tempo de execução de cada uma delas. Além da agenda pessoal, ele permite que você faça um gerenciamento do tempo das pessoas que lidera. A ideia é permitir uma visão global tanto na vida profissional, quanto pessoal no uso do tempo. Neotriad tem versões para iPhone, iPad, Android, Windows, Outlook e pode ser usado como webware;

Dropbox e Google DriveDropbox e Google Drive: essas soluções, já explicadas nesse blog, são medidas para quem vive de uma máquina para outra o tempo todo, com essas ferramentas é possível armazenar e compartilhar com outras pessoas arquivos direto na nuvem, acessando posteriormente de qualquer computador ou smartphone.