Casos de sucesso em Intranet Corporativa

A Intranet Corporativa é uma rede que se utiliza de tecnologia e da infra-estrutura da internet a fim de centralizar as informações internas das empresas, facilitando o acesso e o compartilhamento desse conteúdo por pessoas autorizadas.

De acordo com a publicação na edição de nº 18 da revista Você S/A (http://exame.abril.com.br/revista-voce-rh/edicoes/18/noticias/use-e-abuse-da-intranet), empresas como a CPFL, Nextel e Cosin descobriram nessa ferramenta um caminho para alcançar seus objetivos mais rapidamente, além de propiciar economia em gastos com comunicação interna, e obter maior interação entre seus colaboradores.

A empresa de energia CPFL descobriu como vitaminar sua intranet. Com a crise de 2008, a área de comunicação sofreu cortes severos e teve de transformar tudo que era papel (sete jornais e uma revista) em comunicação online. “Achamos que a mudança iria culminar em perda da efetividade. Fizemos, então, pesquisas e focus group com funcionários e descobrimos que, mesmo com tantos jornais, a comunicação interna já estava pouco efetiva”, diz Carlos Henrique Matos Ramos, gerente de comunicação.

CPFLA notícia estimulou a organização a reformular completamente sua estratégia de comunicação. No lugar de vários jornais, a CPFL desenvolveu um portal que, além de centralizar todas as informações da empresa, possibilita que os funcionários comentem as notícias, criem conteúdos próprios e anunciem na seção de classificados. “Vale quase tudo: colocar a foto do filho, comentar sobre a festa junina e anunciar terreno para vender”, explica Ramos. O resultado foi a alta popularidade. Com 2 700 acessos por dia, a intranet da CPFL registra atualmente 1 251 anúncios nos classificados e 2 931 comentários.

Além de atrair seu público e ficar mais sustentável com a eliminação de tantos papéis, a CPFL conseguiu realocar recursos para outros projetos internos. Entre eles está a tevê corporativa, que deve estrear em 2012. Prevista para funcionar das 7 às 19 horas, os programas de tevê serão transmitidos em monitores instalados nas unidades da CPFL em mais de 569 cidades e devem atingir seus 7 000 colaboradores. “Com o projeto, vamos economizar 200 000 reais por ano na redução da impressão de banners e cartazes”, diz Ramos.

Os recursos de tempo e financeiros economizados com a tevê corporativa já têm um destino: a reestruturação da intranet, onde tudo começou. A plataforma deve ser transformada na base da gestão do conhecimento da empresa, além de ser o centro de alinhamento da atuação da CPFL nas redes sociais. “Esse projeto vai levar tempo, mas os ganhos serão ainda maiores”, diz Ramos. Por enquanto, a intranet da CPFL tem outra novidade: os funcionários podem acessar o planejamento estratégico da companhia de 2011 a 2015 em formato de blog.

Assim como a CPFL, a consultoria Cosin explorou os muitos serviços possíveis da intranet para solucionar problemas mais sérios. Com 220 funcionários e 15 clientes ativos, o modelo manual de conversa entre os consultores para evitar retrabalho e garantir que os projetos fossem entregues na hora marcada não era mais possível. A solução adotada foi investir em uma ferramenta que garantisse a comunicação e a troca de conhecimento entre consultores em lugares diferentes. A intranet foi a escolha óbvia. “Vivemos do conhecimento e não podíamos estar sujeitos à paralisação de um projeto porque o consultor teve o laptop roubado”, diz Alessandro Cosin, sócio da consultoria.

COSINO primeiro passo foi construir, com base no SharePoint da Microsoft, uma biblioteca de informações com relatórios e arquivos de projetos atuais e passados. Depois, sobre essa plataforma, foram feitos um cadastro com o perfil dos consultores (para facilitar a contratação para novos projetos) e a criação de comunidades de práticas — um grupo de especialistas em determinado tema, como acontece nas redes sociais. “A nossa sacada foi entender que o conhecimento está espalhado e a intranet pode trazer isso à tona”, conta Cosin.

Vencedor do prêmio Intranet Social 2.0, do Instituto Intranet Portal, o projeto da Cosin não custou nada à consultoria. A própria equipe de TI da empresa fez o desenvolvimento, e a licença de software ficou de graça já que a Cosin é parceira da Microsoft. “Agora, não temos mais medo de crescer. Sem a intranet, o nosso futuro estava travado”, disse Cosin.

Há ainda outro recurso a ser explorado no mundo da intranet — os blogs. Algumas empresas já perceberam que esse instrumento simples e de custo baixo, quando utilizado pelo principal líder, pode ter um resultado incrível na comunicação e até no clima organizacional —  o presidente passa a ser visto como um sujeito próximo às bases.

De acordo com Sergio Chaia, presidente da Nextel, o Blog do Presidente desenvolvido há mais de um ano, permitiu uma aproximação entre colaboradores e liderança. “O blog é uma forma de interação diretanextel com todos os colaboradores, uma maneira de estar presente diariamente e estreitar nosso relacionamento. Sem dúvida, é um espaço para uma rica troca de experiências”, afirma.

Chaia escreve de uma a duas vezes por semana e fala sobre tudo: dos livros que leu, lugares que visitou até temas relacionados a gestão. Muito acessado, seu blog tem em média 37 comentários por post.

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Intranet corporativa e a comunicação interna nas organizações

Como está a comunicação interna de sua empresa? Esse e outros questionamentos são apresentados pela empresa “SocialBase”, que desenvolve e fornece software e serviços que são referência de comunicação colaborativsocialbasea para empresas. Possuem portfólio que abrange o armazenamento e disponibilidade da solução, além da consultoria na implantação, customização, integração com sistemas legados, suporte e treinamento.

 

Registra-se nessa apresentação estudo de caso da rede de fast foods Mc Donalds, onde descobriu-se que os mmccaiores problemas que envolviam a comunicação interna da empresa estavam na integração entre equipes e o report periódico das ações internas.

 

 

O blog da SocialBase permite inclusive download gratuito de eBooks sobre intranet corporativa e comunicação nas organizações: http://culturacolaborativa.com.

 

Para saber mais sobre as características da Intranet Corporativa acesse o artigo “A intranet corporativa e suas características”

Os erros comuns da Intranet

A intranet, rede de computadores privada e de uso exclusivo de um determinado local, como, por exemplo, uma empresa, é um dos principais veículos de informação entre colaboradores. Pode ser usado tanto para funcionários fazerem aberturas de pedidos quanto atualizações de informações cruciais. O principal benefício, em qualquer tipo de uso, é que o fluxo de dados nunca seja interrompido ou perdido.

Sistemas de intranet são muito utilizados por empresas que possuem muitos funcionários ou que possuam filiais. Através de uma senha é possível acessar todo o tipo de informação da empresa em qualquer lugar do mundo.

Devido a importância da intranet, é preciso que se tenha vários cuidados no momento de se adquirir o sistema. Nesses casos, planejamento e comunicação podem evitar erros que custarão dinheiro e tempo para a empresa.

Não ouvir seus funcionários

Enfiar a cabeça na areia e ignorar todos ao seu redor é uma boa estratégia se você é um avestruz. Mas se você está criando uma intranet é importante ouvir todos os futuros usuários. Principalmente porque o sistema irá afetar todos em sua organização.

Envolver os funcionários nos testes de usabilidade também é uma consideração importante mas muito pouco utilizada. É surpreendente como muitas organizações cometem o erro de iniciar ou aperfeiçoar a intranet sem reunir e ouvir seus colaboradores..

Não ter um planejamento

Um dos principais erros na construção de sistemas de intranet é querer ter tudo pronto ao mesmo tempo. É necessário e recomendado que se tenha prioridades de lançamento. Isso fará com que você economize dinheiro e energia. Sem um plano adequado, sua intranet certamente irá falhar.

Como acontece em qualquer nova iniciativa é preciso haver uma fase de planejamento para garantir que os requisitos básicos sejam cumpridos pelo novo sistema. Nesta fase também é recomendado que se tenha visão, estratégia e objetivos sejam mensuráveis. Um bom planejamento também permitirá que você divida o desenvolvimento da ferramenta e tenha uma noção do tempo e de recursos necessários para a execução.

Complicar demais

Manter a intranet simples, apesar de contraditório, é bem difícil. Muitas empresas querem personalizar o sistema porque acreditam que precisam de um diferencial. O importante é ter em mente que é primordial começar com funcionalidades simples e ferramentas fáceis de serem usadas.

Quebrar essa regra, muitas vezes, servirá apenas para gerar comentários do tipo “não estou encontrando nada” ou “isso não funciona”. Em geral, isso não é gerado por falhas do sistema, mas por um sistema muito complicado para os usuários.

Não criar ferramentas já usadas na web

Usuários entendem a dinâmica da web diferente da dinâmica do papel. Aposto que muitos de vocês estão lendo este artigo porque algo no título chamou atenção. Algo no título lhe pareceu realmente interessante para você chegar até o fim. Então, pelo mesmo motivo, porque sua intranet precisa ser chata e tediosa?

Aproveite-se de tudo que a web moderna oferece para facilitar e diminuir a curva de aprendizado dentro do seu sistema. Contrate ou recrute no seu time pessoas que estão em sintonia com o melhor em usabilidade e experiência de uso. Isso fará muita diferença no desempenho dos seus funcionários.

Deixar de ter um modelo de governança

Quem manda na intranet? Sem prioridades e um modelo de governança claro, é muito provável que seu projeto de intranet falhe. Como o sistema será gerido e governado precisa ser claramente definido durante o processo de planejamento e, em seguida, deve ser apoiado por todos, principalmente por diretores e presidente.

Avançar sem apoio

Por mais que você construa o melhor e mais eficiente sistema de intranet que alguém possa entregar, é fundamental o apoio da diretoria da empresa. Eles devem utilizá-lo também. Se não há um uso muito claro para a diretoria então eles precisam ser “educados”. Ou seja, eles precisam deixar claro para os funcionários como a intranet irá ajudar no dia-a-dia e como seus concorrentes estão usando sistemas parecidos para reduzir custos.

O segundo ingrediente para o sucesso é reconhecer que os gestores precisam de um retorno claro para a intranet. Esta não é uma tarefa fácil. No entanto, ao medir o retorno sobre o investimento, os números surgirão como os argumentos necessários.

É fundamental em qualquer projeto mais complexo que se estude e planeje todas as funcionalidades que a nova intranet irá possuir. Isso, aliado à ideia de manter tudo o mais simples possível irá levar seu novo sistema ao sucesso. Sucesso que inclui não apenas a melhor comunicação dentro da empresa, mas também maior agilidade, eficácia e, consequentemente, lucro.

 

Segue abaixo no link algumas dicas para você implantar uma intranet que dê resultados positivos!

5 Dicas para uma Intranet eficiente

 

 

Case de Sucesso – VR

Conheça como criamos em conjunto com a VR o projeto ganhador do Grand Prix – empresas privadas do Prêmio Intranet Portal 2012/2013

Sobre a VR

A marca VR participa do dia a dia das pessoas desde 1977. Iniciou sua atuação no mercado de benefícios e hoje desenvolve negócios em diversos setores da economia, entre os quais private equity, gestão de recursos e serviços financeiros.

Precursora na adoção de tecnologias e soluções diferenciadas no setor de benefícios, a VR já teve sua marca reconhecida cinco vezes como a empresa que mais respeita o consumidor, na categoria benefícios. E respeito, para a VR, significa criar continuamente soluções que atendam às necessidades e aos desejos das pessoas, preservando sempre valores, como: gente, evolução, cidadania, integridade, interatividade e comunidade.

Esta é a essência da marca VR!

E para o público interno os valores permanecem os mesmos e, inclusive, são facilmente percebidos ao navegar na intranet da VR, o principal veículo de comunicação interna da empresa.

 

Sobre o Projeto de Intranet vencedor

No final de 2009, iniciamos o projeto de atualização da solução técnica e migração da intranet para uma plataforma colaborativa e de web 2.0, adequando-a ao padrão de alta tecnologia das demais ferramentas utilizadas pela VR.

Dentre os desafios do projeto estavam:

  • Permitir e trazer os funcionários para atuarem como colaboradores e autores no novo ambiente de intranet;
  • Mudar a atuação da área de comunicação interna de executora para gestora de conteúdo;
  • Estimular o poder da inteligência coletiva, dando total ênfase para a gestão do conhecimento e colaboração;
  • Dar aos funcionários das diferentes empresas que compõem a holding (VR Investimentos) – a percepção de grupo, considerando a sua crescente expansão e as aquisições de novos negócios, inclusive fora do país;
  • Entregar a solução no menor prazo possível;

Para atingir as metas do projeto, foi necessário a VR escolher uma plataforma que fosse a mais adequada ao desafio, após diversas práticas de benchmarking, a VR escolheu a plataforma do Expresso, da empresa MMCafé, que oferece uma estrutura modular, ou seja, que inclui um módulo principal e dezenas de módulos (portlets), que possibilitam adicionar funcionalidades de acordo com a necessidade e maturidade do projeto, garantindo uma evolução constante e rápida adaptação a cada desafio do projeto.

Para conhecer mais sobre este projeto, segue abaixo os link sobre a Intranet VR

Intranet da VR – Visão Geral do Projeto

Etapas do Desenvolvimento de uma Intranet 2.0 – Case Intranet VR

Vantagens e Benefícios da Intranet

Há diversos benefícios que ao ser implementada essa ferramenta traz para o seu negócio. Abaixo está os 3 principais motivos para que sua empresa crie uma intranet ou passe a investir mais nela, caso já a possua.  Economia de Tempo e Dinheiro

Esse é o principal motivo pelo qual uma companhia resolver implantar ou não uma ferramenta. A intranet  traz economia em treinamentos, viagens e reuniões presenciais, arquivamento, impressão e distribuição de materiais, já que essa plataforma permite o armazenamento de informações e o seu compartilhamento entre as diversas áreas da empresa. E sabe o que é melhor? A criação e manutenção de uma intranet de qualidade, requer um custo baixo, se comparado a todas as vantagens que ela traz consigo.

 Agilidade e Aumento da Produtividade

A solução para um problema pode estar ao alcance de um clique.

Sabia que o uso da intranet evita diversas falhas que poderiam surgir ao tentar resolver algum problema por meio das vias tradicionais?! Além disso, a atualização online possibilita uma agilidade no processo produtivo e atualmente isso é imprescindível dentro de um ambiente corporativo, pois precisa-se sempre de soluções rápidas, práticas e criativas.

A plataforma, permite a divulgação de informações sobre a empresa, suas políticas e seu mercado, por meio de boletins e periódicos. Com o uso da intranet, também é possível trabalhar o conceito conhecido como “workflow” onde, por meio da rede, os funcionários podem acessar dados de um processo, atualizá-lo (quando autorizados, é claro) e liberá-lo para que outro colaborador ou setor possa finalizar a demanda.

 Interação e atualização

O uso da Intranet permite que um usuário de Unix comunique-se com um usuário de Mac que então comunica-se com um usuário de Windows, necessitando-se apenas um browser. HTML, a linguagem da Web, é universal a todos os sistemas operacionais.

Com esta ferramenta, os documentos podem até ser atualizados em tempo real a partir de bancos de dados corporativos. Isso leva a informações mais precisas e ágeis nas mãos dos detentores do poder de decisão. As companhias podem agora reagir mais rápido a mudanças nas condições de mercado.

Além disso, os empregados terão acesso mais rápido a informações mais precisas. Isto leva, por sua vez, a melhor tomada de decisão e maior efetividade. Com melhor conhecimento, empregados terão condições de criar melhores relações com clientes, fornecedores e parceiros.

Conceito Intranet Corporativa

Intranet é uma rede voltada para os funcionários de uma empresa, seja ela pública ou privada. A Intranet só pode ser acessada através de uma senha individual. Ela facilita a comunicação entre a Sede( capital) e as filiais( interior). O webdesign é desenvolvido pelo setor de T.I. Da própria empresa, ou por uma empresa terceirizada. Algumas empresas permitem que os funcionários das filiais façam suas próprias páginas, desde que esteja dentro dos padrões da Home Page. É uma decisão questionável, pois as vezes há melhores webdesigners no interior do que na capital. Algumas empresas também permitem acesso a internet, com uma limitação de cota para cada funcionário. Algumas sítios são bloqueados por serem comerciais, pornográficos ou racistas.

Na Intranet temos uma série de informações sobre a Sede e sobre as filiais. Além disso, há um menu sobre os eventos ligados a atividade fim da empresa. Também existem dados sobre a vida funcional de cada servidor. Temos acesso às leis relativas ao serviço profissional. Links para bancos e instituições de crédito que tenham convênio com aquela empresa. Uma cartilha com os direitos e deveres de cada funcionário. Acesso aos sistemas empregados no dia a dia desta empresa e os manuais de funcionamento desses mesmos sistemas. Links para notícias dos jornais que sejam interessantes para os funcionários. Um mural de avisos contendo informações cruciais para o bom andamento da empresa. Um informativo eletrônico que divulga amenidades, criando um bom ambiente corporativo. Algumas estatísticas relacionadas aos posts mais acessados. Botões de atalho direcionados para os sistemas mais utilizados. Um destaque para a Missão e a Visão daquela empresa. Um link indispensável: um bom dicionário da língua portuguesa. Um atalho para a página da empresa na internet.