Casos de sucesso em Intranet Corporativa

A Intranet Corporativa é uma rede que se utiliza de tecnologia e da infra-estrutura da internet a fim de centralizar as informações internas das empresas, facilitando o acesso e o compartilhamento desse conteúdo por pessoas autorizadas.

De acordo com a publicação na edição de nº 18 da revista Você S/A (http://exame.abril.com.br/revista-voce-rh/edicoes/18/noticias/use-e-abuse-da-intranet), empresas como a CPFL, Nextel e Cosin descobriram nessa ferramenta um caminho para alcançar seus objetivos mais rapidamente, além de propiciar economia em gastos com comunicação interna, e obter maior interação entre seus colaboradores.

A empresa de energia CPFL descobriu como vitaminar sua intranet. Com a crise de 2008, a área de comunicação sofreu cortes severos e teve de transformar tudo que era papel (sete jornais e uma revista) em comunicação online. “Achamos que a mudança iria culminar em perda da efetividade. Fizemos, então, pesquisas e focus group com funcionários e descobrimos que, mesmo com tantos jornais, a comunicação interna já estava pouco efetiva”, diz Carlos Henrique Matos Ramos, gerente de comunicação.

CPFLA notícia estimulou a organização a reformular completamente sua estratégia de comunicação. No lugar de vários jornais, a CPFL desenvolveu um portal que, além de centralizar todas as informações da empresa, possibilita que os funcionários comentem as notícias, criem conteúdos próprios e anunciem na seção de classificados. “Vale quase tudo: colocar a foto do filho, comentar sobre a festa junina e anunciar terreno para vender”, explica Ramos. O resultado foi a alta popularidade. Com 2 700 acessos por dia, a intranet da CPFL registra atualmente 1 251 anúncios nos classificados e 2 931 comentários.

Além de atrair seu público e ficar mais sustentável com a eliminação de tantos papéis, a CPFL conseguiu realocar recursos para outros projetos internos. Entre eles está a tevê corporativa, que deve estrear em 2012. Prevista para funcionar das 7 às 19 horas, os programas de tevê serão transmitidos em monitores instalados nas unidades da CPFL em mais de 569 cidades e devem atingir seus 7 000 colaboradores. “Com o projeto, vamos economizar 200 000 reais por ano na redução da impressão de banners e cartazes”, diz Ramos.

Os recursos de tempo e financeiros economizados com a tevê corporativa já têm um destino: a reestruturação da intranet, onde tudo começou. A plataforma deve ser transformada na base da gestão do conhecimento da empresa, além de ser o centro de alinhamento da atuação da CPFL nas redes sociais. “Esse projeto vai levar tempo, mas os ganhos serão ainda maiores”, diz Ramos. Por enquanto, a intranet da CPFL tem outra novidade: os funcionários podem acessar o planejamento estratégico da companhia de 2011 a 2015 em formato de blog.

Assim como a CPFL, a consultoria Cosin explorou os muitos serviços possíveis da intranet para solucionar problemas mais sérios. Com 220 funcionários e 15 clientes ativos, o modelo manual de conversa entre os consultores para evitar retrabalho e garantir que os projetos fossem entregues na hora marcada não era mais possível. A solução adotada foi investir em uma ferramenta que garantisse a comunicação e a troca de conhecimento entre consultores em lugares diferentes. A intranet foi a escolha óbvia. “Vivemos do conhecimento e não podíamos estar sujeitos à paralisação de um projeto porque o consultor teve o laptop roubado”, diz Alessandro Cosin, sócio da consultoria.

COSINO primeiro passo foi construir, com base no SharePoint da Microsoft, uma biblioteca de informações com relatórios e arquivos de projetos atuais e passados. Depois, sobre essa plataforma, foram feitos um cadastro com o perfil dos consultores (para facilitar a contratação para novos projetos) e a criação de comunidades de práticas — um grupo de especialistas em determinado tema, como acontece nas redes sociais. “A nossa sacada foi entender que o conhecimento está espalhado e a intranet pode trazer isso à tona”, conta Cosin.

Vencedor do prêmio Intranet Social 2.0, do Instituto Intranet Portal, o projeto da Cosin não custou nada à consultoria. A própria equipe de TI da empresa fez o desenvolvimento, e a licença de software ficou de graça já que a Cosin é parceira da Microsoft. “Agora, não temos mais medo de crescer. Sem a intranet, o nosso futuro estava travado”, disse Cosin.

Há ainda outro recurso a ser explorado no mundo da intranet — os blogs. Algumas empresas já perceberam que esse instrumento simples e de custo baixo, quando utilizado pelo principal líder, pode ter um resultado incrível na comunicação e até no clima organizacional —  o presidente passa a ser visto como um sujeito próximo às bases.

De acordo com Sergio Chaia, presidente da Nextel, o Blog do Presidente desenvolvido há mais de um ano, permitiu uma aproximação entre colaboradores e liderança. “O blog é uma forma de interação diretanextel com todos os colaboradores, uma maneira de estar presente diariamente e estreitar nosso relacionamento. Sem dúvida, é um espaço para uma rica troca de experiências”, afirma.

Chaia escreve de uma a duas vezes por semana e fala sobre tudo: dos livros que leu, lugares que visitou até temas relacionados a gestão. Muito acessado, seu blog tem em média 37 comentários por post.

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Case: Implantação do “SharePoint Server 2013” na Intranet Corporativa da TECK

Sobre a Teck

Teck é a maior companhia de recursos diversificados do Canadá, comprometida com a mineração responsável e desenvolvimento mineral. Produz materiais como o cobre, carvão siderúrgico, zinco e energia, além de desenvolver atividades relacionadas à mineração e processamento de minerais, incluindo exploração, desenvolvimento, fusão, refinação, proteção ambiental, gestão de produtos, reciclagem e pesquisa. É um importante produtor de metais especiais como o germânio e índio.

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Fonte: http://www.teck.com

Sua sede localiza-se em Vancouver, no Canadá, e possui aproximadamente 11.000 funcionários em todo o mundo, possuindo 13 minas no Canadá, Estados Unidos, Chile e Peru. Operam um grande complexo metalúrgico, sendo parceiros em instalação de energia eólica.

A Intranet Corporativa na Teck

A empresa optou pelo uso da ferramenta da Microsoft “Share Point Server 2013” em sua intranet corporativa, a fim de centralizar as informações de suas muitas filiais espalhadas pelo mundo, permitindo um ambiente multilíngue. De acordo com os Consultores da Microsoft Pedro Gonçalves (Arquiteto do Share Point nos Serviços de Consultoria da Microsoft (MCS)), Vinícius Monte (Consultor Sênior do MCS), e Paulo Araújo (Consultor Sênior do MCS), “Os requisitos eram complexos e desafiadores. Nós sabíamos que isso teria que ter um planejamento cuidadoso e design além de um compromisso real da Teck para concluir este projeto. O aspecto da migração para o Share Point Server 2013 por si só, foi significativo”. Anterior ao Share Point Server 2013, a Teck tinha no comando de sua intranet corporativa o Share Point Server 2010. Porém, com a expansão de sua estrutura, escritórios como o de Santiago no Chile acabaram por não se incorporarem à intranet, além do fato de que a empresa começou a criar diversos sites de intranet em toda empresa, descentralizando assim cada vez mais as informações. Tudo isso culminou no fato de que o cenário era de conteúdos desatualizados, de baixa qualidade e de difícil acesso – além de não permitir acesso multilíngue ou específico do local.

Principais objetivos do projeto

De acordo com o artigo publicado no próprio site da Microsoft (https://technet.microsoft.com/pt-br/library/dn500745.aspx), a Teck definiu a seguinte declaração de missão para o projeto: “Desenvolver um novo site de intranet, bilíngue, global que será uma fonte central relevante, intuitiva e simples para comunicações corporativas, gerenciamento e promoção do compartilhamento da informação, e uma fundação para promover a cultura e a comunidade na Teck. A nova intranet corporativa do Share Point Server 2013 na Teck é será um hub global que permite aos funcionários encontrar rapidamente conteúdos relevantes, além de visualizar e publicar tanto o conteúdo multilíngue quanto o conteúdo personalizado baseado na localização.” Os objetivos do projeto, a principio, eram de criar um conteúdo dinâmico de vários locais, centralizar os conteúdos, ativar visualização e criação de conteúdo de idioma neutro e multilíngue e a alternância da preferência de localização e idioma, e contruir uma navegação personalizada e baseada em cada localidade.

Sanando os problemas pré-existentes

Com a implementação do projeto, a Teck passou a ter um site da intranet corporativo que permitiu aos funcionários a visualização do conteúdo corporativo (global) e o específico (local), tudo isso no mesmo site e no idioma de sua localização – Essa abordagem em diversos idiomas e locais foi possível pelo uso de recursos personalizados baseados na função, permissões, e localização. O site apresenta apenas conteúdo relevante e disponível para um usuário específico. Os usuários visualizam conteúdos relevantes no nível local e global e, até certo ponto, conteúdo baseado na função. Isso reduziu o número de páginas exibidas aos usuários e eliminou a necessidade de examinar as páginas de conteúdo sem sentido para encontrar conteúdo relevante. O conteúdo global destina-se a todos os funcionários da Teck, é criado em inglês, e traduzido para o espanhol. O conteúdo local destina-se aos funcionários da Teck, com base na localização (Vancouver ou Santiago) e é específico para o local. O conteúdo local é de idioma neutro e não é traduzido para outros idiomas. O novo site é organizado com base na estrutura informativa do conteúdo. O conteúdo é agrupado por tipo — por exemplo, “Notícias” e “Políticas e Procedimentos” — não pelo departamento ou grupo que o fornece. Na nova estrutura, o conteúdo é agrupado em categorias novas que atendem a diferentes provedores. Para combinar todos os sites existentes em uma intranet centralizada, cada entidade forneceu seu próprio conjunto de sites. A figura a seguir mostra todos os conjuntos de sites e as relações de lógica entre eles.

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Fonte: https://technet.microsoft.com/pt-br/library/dn500745.aspx.

Dessa forma, houve a garantia de que toda a arquitetura desenhada seja dimensionada e, conforme o conteúdo, aumentada.

Recurso de variações – Idiomas

Quanto ao conteúdo multilíngue, a empresa criou o conteúdo em um idioma principal, e depois se pôs a traduzi-lo conforme necessário, isso pelo recurso de variações, que o SharePoint Server 2013 propicia.

Cada conjunto de sites na intranet é configurado para criação e publicação de conteúdo com rótulos de variação para cada idioma em que o conteúdo será traduzido. Cada conjunto de sites pode hospedar sites que não utilizam variações. O conteúdo criado nesses sites é considerado de idioma neutro e não é traduzido

Fonte: https://technet.microsoft.com/pt-br/library/dn500745.aspx.

Resultados obtidos com o SharePoint Server 2013

Em substituir de sua antiga intranet corporativa pelo SharePoint Server 2013, a Teck pôde gerenciar de forma mais simples os processos da intranet, reduzindo por exemplo a duplicação de conteúdo. Essa mudança permitiu, dentre os aspectos já mencionados, que os usuários acessem uma única fonte para obterem informações e notícias de toda a empresa,  gerando integração entre as informações de nível global e as locais em uma única view.

SharePoint – Um caso de sucesso, empresa Biotec

Abaixo segue o case da empresa BIOTEC, fundada em 2008, tem objetivo de atender ao monitoramento das emissões atmosféricas e vem diversificando sua área de atuação abrangendo outros setores do mercado. A empresa estava sem catálogo on-line, sem relacionamento,sem suporte com o cliente, dificuldade de organização. Com a proposta do site, oferecida pelo SharePoint, a empresa ficou em destaque em sites de busca, aumentou o número de clientes e agora a Biotec consegue expor seu trabalho e seus serviços.

Fonte: http://www.biotecrs.com.br/

SharePoint, produtos e curiosidades!

Apresentação dos produtos e tecnologias do SharePoint:

(Criei um link com um modelo de convite de aniversário (que aprendi com a pesquisa), para as mamães da sala, o SharePoint além de muito útil na vida corporativa, também possui muitas facilidades no dia-a-dia, confiram! Convite )

  • SharePoint On Line – Um serviço baseado em nuvem e hospedado pela Microsoft para empresas de todos os portes. Em vez de instalar e implantar o SharePoint Server no local, agora qualquer empresa pode simplesmente assinar um plano do Office 365 ou o serviço autônomo do SharePoint Online, e seus funcionários poderão criar sites a fim de compartilhar documentos e informações com colegas, parceiros e clientes.
  • SharePoint Foundation – A tecnologia subjacente para todos os sites do SharePoint. O SharePoint Foundation (antigo Windows SharePoint Services) é gratuito para implantação local. Você pode usar o SharePoint Foundation para criar diversos tipos de sites, onde é possível colaborar em páginas da Web, documentos, listas, calendários e dados.
  • SharePoint Server – As organizações podem implantar e gerenciar o SharePoint Server no local. Ele inclui todos os recursos do SharePoint Foundation, além de outros recursos, como o Gerenciamento de Conteúdo Corporativo, business intelligence, pesquisa corporativa, sites pessoais e News feed.
  • SharePoint Designer 2013 – Um programa gratuito para criação de soluções avançadas habilitadas para fluxo de trabalho, e para edição de tipos de conteúdo externo de uma solução de dados externa baseada nos Serviços Corporativos de Conectividade.
  • Sincronização de pastas do OneDrive for Business  – Um programa de área de trabalho que você pode utilizar para sincronizar uma versão offline de um site de equipe ou biblioteca do OneDrive for Business para uma pasta em seu computador.

Fonte: https://support.office.com/pt-br/article/O-que-%C3%A9-o-SharePoint-97b915e6-651b-43b2-827d-fb25777f446f?ui=pt-BR&rs=pt-BR&ad=BR

Estou compartilhando o vídeo oficial de apresentação do SharePoint, está em inglês mas fácil de interpretar. Espero que gostem!

SharePoint, conheça suas facilidades!


SharePoint é um aplicativo web da Microsoft, lançado em 2001, combina várias funções que são aplicações tradicionalmente separadas: intranet, gerenciamento de conteúdo, gerenciamento de documentos, nuvem pessoal, redes sociais corporativas, pesquisa empresarial, business intelligence, gestão de fluxo de trabalho, gerenciamento de conteúdo web, etc. Você pode usá-lo como um lugar seguro para armazenar, organizar, compartilhar e acessar informações de praticamente qualquer dispositivo. Tudo que você precisa é de um navegador, como o Internet Explorer, Chrome ou Firefox.

Servidores SharePoint têm tradicionalmente sido implantado para uso interno em empresas de médio porte e grandes departamentos ao lado da Microsoft Exchange, Skype for Business, e Servidor de Aplicativos Web do Office; mas o software da Microsoft “Office 365” como uma oferta de serviços (que inclui uma versão do SharePoint) levou ao aumento da utilização do SharePoint em organizações menores.

Em resumo, estamos falando de uma família de produtos que a Microsoft disponibiliza para trabalharmos melhor em conjunto e aplicar todo conceito de colaboração nas empresas. (E também nas aulas de MBA, como exemplo o blog que estamos utilizando para compartilhar as pesquisas)

Fonte: http://en.wikipedia.org/wiki/SharePoint

Fonte: https://support.office.com/en-us/article/What-is-SharePoint-97B915E6-651B-43B2-827D-FB25777F446F