A Intranet Corporativa é uma rede que se utiliza de tecnologia e da infra-estrutura da internet a fim de centralizar as informações internas das empresas, facilitando o acesso e o compartilhamento desse conteúdo por pessoas autorizadas.
De acordo com a publicação na edição de nº 18 da revista Você S/A (http://exame.abril.com.br/revista-voce-rh/edicoes/18/noticias/use-e-abuse-da-intranet), empresas como a CPFL, Nextel e Cosin descobriram nessa ferramenta um caminho para alcançar seus objetivos mais rapidamente, além de propiciar economia em gastos com comunicação interna, e obter maior interação entre seus colaboradores.
“ A empresa de energia CPFL descobriu como vitaminar sua intranet. Com a crise de 2008, a área de comunicação sofreu cortes severos e teve de transformar tudo que era papel (sete jornais e uma revista) em comunicação online. “Achamos que a mudança iria culminar em perda da efetividade. Fizemos, então, pesquisas e focus group com funcionários e descobrimos que, mesmo com tantos jornais, a comunicação interna já estava pouco efetiva”, diz Carlos Henrique Matos Ramos, gerente de comunicação.
A notícia estimulou a organização a reformular completamente sua estratégia de comunicação. No lugar de vários jornais, a CPFL desenvolveu um portal que, além de centralizar todas as informações da empresa, possibilita que os funcionários comentem as notícias, criem conteúdos próprios e anunciem na seção de classificados. “Vale quase tudo: colocar a foto do filho, comentar sobre a festa junina e anunciar terreno para vender”, explica Ramos. O resultado foi a alta popularidade. Com 2 700 acessos por dia, a intranet da CPFL registra atualmente 1 251 anúncios nos classificados e 2 931 comentários.
Além de atrair seu público e ficar mais sustentável com a eliminação de tantos papéis, a CPFL conseguiu realocar recursos para outros projetos internos. Entre eles está a tevê corporativa, que deve estrear em 2012. Prevista para funcionar das 7 às 19 horas, os programas de tevê serão transmitidos em monitores instalados nas unidades da CPFL em mais de 569 cidades e devem atingir seus 7 000 colaboradores. “Com o projeto, vamos economizar 200 000 reais por ano na redução da impressão de banners e cartazes”, diz Ramos.
Os recursos de tempo e financeiros economizados com a tevê corporativa já têm um destino: a reestruturação da intranet, onde tudo começou. A plataforma deve ser transformada na base da gestão do conhecimento da empresa, além de ser o centro de alinhamento da atuação da CPFL nas redes sociais. “Esse projeto vai levar tempo, mas os ganhos serão ainda maiores”, diz Ramos. Por enquanto, a intranet da CPFL tem outra novidade: os funcionários podem acessar o planejamento estratégico da companhia de 2011 a 2015 em formato de blog.
Assim como a CPFL, a consultoria Cosin explorou os muitos serviços possíveis da intranet para solucionar problemas mais sérios. Com 220 funcionários e 15 clientes ativos, o modelo manual de conversa entre os consultores para evitar retrabalho e garantir que os projetos fossem entregues na hora marcada não era mais possível. A solução adotada foi investir em uma ferramenta que garantisse a comunicação e a troca de conhecimento entre consultores em lugares diferentes. A intranet foi a escolha óbvia. “Vivemos do conhecimento e não podíamos estar sujeitos à paralisação de um projeto porque o consultor teve o laptop roubado”, diz Alessandro Cosin, sócio da consultoria.
O primeiro passo foi construir, com base no SharePoint da Microsoft, uma biblioteca de informações com relatórios e arquivos de projetos atuais e passados. Depois, sobre essa plataforma, foram feitos um cadastro com o perfil dos consultores (para facilitar a contratação para novos projetos) e a criação de comunidades de práticas — um grupo de especialistas em determinado tema, como acontece nas redes sociais. “A nossa sacada foi entender que o conhecimento está espalhado e a intranet pode trazer isso à tona”, conta Cosin.
Vencedor do prêmio Intranet Social 2.0, do Instituto Intranet Portal, o projeto da Cosin não custou nada à consultoria. A própria equipe de TI da empresa fez o desenvolvimento, e a licença de software ficou de graça já que a Cosin é parceira da Microsoft. “Agora, não temos mais medo de crescer. Sem a intranet, o nosso futuro estava travado”, disse Cosin.
Há ainda outro recurso a ser explorado no mundo da intranet — os blogs. Algumas empresas já perceberam que esse instrumento simples e de custo baixo, quando utilizado pelo principal líder, pode ter um resultado incrível na comunicação e até no clima organizacional — o presidente passa a ser visto como um sujeito próximo às bases.
De acordo com Sergio Chaia, presidente da Nextel, o Blog do Presidente desenvolvido há mais de um ano, permitiu uma aproximação entre colaboradores e liderança. “O blog é uma forma de interação direta
com todos os colaboradores, uma maneira de estar presente diariamente e estreitar nosso relacionamento. Sem dúvida, é um espaço para uma rica troca de experiências”, afirma.
Chaia escreve de uma a duas vezes por semana e fala sobre tudo: dos livros que leu, lugares que visitou até temas relacionados a gestão. Muito acessado, seu blog tem em média 37 comentários por post.
SharePoint é um aplicativo web da Microsoft, lançado em 2001, combina várias funções que são aplicações tradicionalmente separadas: intranet, gerenciamento de conteúdo, gerenciamento de documentos, nuvem pessoal, redes sociais corporativas, pesquisa empresarial, business intelligence, gestão de fluxo de trabalho, gerenciamento de conteúdo web, etc. Você pode usá-lo como um lugar seguro para armazenar, organizar, compartilhar e acessar informações de praticamente qualquer dispositivo. Tudo que você precisa é de um navegador, como o Internet Explorer, Chrome ou Firefox.