Case de sucesso – Boehringer Ingelheim

A tecnologia é uma grande aliada na gestão do tempo, mas também pode ser uma ferramenta que atrapalha e diminuí concentração. Com a facilidade que temos para conseguir informações é possível otimizar o tempo e aumentar a produtividade porém é necessário ter disciplina e mensurar o que é prioridade. Cabe ao gestor da área observar as dificuldades e direcionar a equipe para o caminho certo.

Case de sucesso

Empresa:

O gestor da área de operações clínicas, Fábio Rodrigues da Boehringer Ingelheim, uma das maiores farmacêuticas do mundo, tomou a decisão de implementar um programa de redução de e-mails. A equipe foi treinada a usar melhor o MS Outlook, foi compartilhado as boas práticas de e-mail e a área definiu métricas do volume de e-mails. O objetivo era reduzir o numero de mensagens e otimizar a rotina.

O gestor acompanhou e reforçou as métricas durante todo o trabalho, mensalmente enviava à equipe um gráfico com o status do projeto e conduzia uma reunião de feedback individual, reforçando para os funcionários que o objetivo não era privá-los de enviar e-mails, fiscalizá-los ou simplesmente desmotivá-los e sim otimizar o tempo e produtividade de todos. A iniciativa tornou a equipe mais dinâmica e a estimulou a encontrar soluções criativas para problemas do dia a dia.

O processo conseguiu reduzir em 30% o volume de e-mails durante um ano, resultando em uma economia de aproximadamente 1,5 mês de trabalho.

Como mostrou o a empresa acima é possível fazer da tecnologia uma aliada sem que ela atrapalhe as atividades, apenas usando da maneira certa.

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Caso de Sucesso Intranet – Mundo Verde

A Mundo Verde se consolidou como pioneiro e líder na proposta de desenvolver o conceito de vida saudável e sustentabilidade no varejo brasileiro, tornando-se a maior franquia do segmento na América Latina, segundo a Associação Brasileira de Franchising (ABF). Uma rede de lojas franqueadas que comercializa mais de quinze mil produtos ligados a saúde e bem-estar e fatura algo em torno de 100 milhões de reais por ano, não emprega quase nada de seu orçamento para cobrir despesas com telefone, fax e correio. Isso porque, desde 2002, a intranet é o canal oficial de comunicação entre a matriz e os franqueados. É nela que a empresa coloca todas as informações necessárias para o franqueado gerir sua loja no dia-a-dia. “Ao assinar o contrato, o empresário já é avisado dessa condição”, afirma Elísio Joffe, um dos fundadores da Mundo Verde. “Se ele não tem familiaridade com a tecnologia, é oferecido treinamento. Depois, o franqueado assume a responsabilidade de repassar o conhecimento a seus subordinados.”Mundo-Verde-foto-2

A Mundo Verde passou a usufruir uma série de vantagens depois que a intranet foi implantada para interligar as mais de 100 lojas franqueadas espalhadas pelo país com a sede, em Petrópolis, no Rio de Janeiro. A tecnologia tem sido muito útil nestes tempos em que a empresa não pára de crescer — nos últimos seis anos, o número de pontos-de-venda passou de 30 para 110. Quando um novo produto é oferecido no catálogo, por exemplo, a seção de notícias trata de avisar o lojista, não apenas apresentando a novidade mas também prestando contas de como a negociação foi feita com o fabricante. “É um depósito virtual de informações, abastecido por todos os departamentos da empresa”, diz Joffe. Além de ferramentas de interação, como a que permite bate-papo entre os lojistas, o franqueado controla pela intranet seu balanço financeiro, acompanha um ranking de todas as lojas por crescimento de vendas e recebe apostilas para treinamentos.

Antes, toda essa informação tinha de circular em papel ou por e-mails repletos de arquivos pesados. “Além de cortar custos, a medida acabou com a desculpa de alguns franqueados, que diziam não ter recebido determinados comunicados”, afirma Joffe. Se na internet há o risco — ainda que pequeno — de um e-mail ser extraviado, isso não acontece na intranet, onde a mensagem chega instantaneamente e permanece registrada no sistema. Embora a intranet funcione com a mesma tecnologia de comunicação da internet, o tráfego de informações se dá exclusivamente por uma rede interna. “Na prática, é uma espécie de internet particular, com endereço www e tudo”, diz José Geraldo Magalhães, da consultoria paulista Castwork. A diferença é que esse endereço só pode ser acessado por computadores previamente autenticados.