6 motivos comuns que levam ao fracasso da implantação de ERP

Como já foi abordado nos posts anteriores, a implantação de um ERP – Enterprise Resource Planning é muito importante para o crescimento e consolidação de uma organização. Porém, existem alguns pontos que podem resultar em insucesso na implantação desse sistema e até da organização (existem casos que levam a empresa a falência!).

Planejamento – o que parece óbvio deve ser levado muito a sério na hora da decisão de implantar o ERP na organização, a começar da escolha da solução perfeita para suas necessidades e a empresa que a melhor oferece. Não adianta gastar milhões em um sistema que não vai se adequar as condutas e a cultura corporativa, assim como ao seu segmento de mercado. É necessário se atentar ao planejamento prévio dos treinamentos e processos diversos.

Desconhecimento – é preciso que todas as áreas da organização saibam da decisão de implantação do ERP e os gestores ou funcionários-chave de cada setor tenham liberdade para apontar as necessidades da área quanto ao sistema, para assim se adequar a empresa como um todo. Vale lembrar que o melhor jeito é ter tudo documentado.

Não se preparar para mudança – a preparação da organização para receber o novo sistema e o treinamento adequado de seus colaboradores para o utilizarem corretamente é fundamental para o sucesso da implantação do ERP.

Processos indefinidos – é importante que a organização desenhe o fluxo de processos empresariais se adequando ao sistema ERP, facilitando até o treinamento dos colaboradores que utilizarão a nova ferramenta.

Migração de informações de forma errada – todos os dados e informações da organização devem ser passados para o sistema ERP de forma correta para garantia do bom funcionamento da ferramenta e do sucesso da implantação.

Testes – do tempo total de implantação, 20% a 40% deve ser usado para rodar testes no sistema, segundo especialistas – e tudo deve ser documentado – por motivos de segurança e confiabilidade.

Vale lembrar que o sistema deve estar sempre atualizado e o suporte do fornecedor é muito importante para isso ser realizado de forma correta!

Você pode ler mais sobre isso nos links base para construção desse artigo: brasaosistemasartsoftsistemas e maiati.

ERP livre: o que há no mercado

Que existem opções bastante conhecidas de empresas que oferecem ótimas soluções em ERP – Enterprise Resource Planning (veja aqui o que é ERP), como a SAP, a TOTVS e a Oracle, todos já sabem. Mas e para as empresas que estão começando agora e não podem investir financeiramente na implantação de um sistema ERP e querem melhorar sua gestão? Encontrei duas opções de ERP livre (sem nenhum custo) para compartilhar aqui.

Criado no Brasil e mantido pela Setpoint Informática Ltda desde 2003, o Freedom ERP é uma das opções que encontrei. Trabalha com os segmentos comerciais, varejistas, atacadistas e industriais. Dividido em vários módulos, atende a diversas necessidades de empresas em diferentes áreas de atuação.

Porque, segundo o site, escolher o ERP Freedom?

  • Software livre e 100% nacional, o que proporciona total adequação a complexa legislação tributária brasileira; Organização de processos e interface do sistema respeitando a cultura nacional, facilitando o processo de aprendizagem do sistema.
  • Pode ser utilizado por Windows, Linux, MacOS e demais plataformas, evitando gastos desnecessários na aquisição de novas licenças.
  • Pode ser utilizado, distribuído, ter seu conteúdo alterado e ser até mesmo vendido para qualquer pessoa, desde que os créditos aos autores originais sejam mantidos.
  • O Freedom ERP é baseado na tecnologia Java™, dessa maneira o sistema é capaz de integrar computadores com diferentes configurações e usos, além de permitir que o usuário execute um mesmo programa Java em diferentes sistemas operacionais, promovendo a integração dos mesmos.

Outro que achei é o ERP MarketUP, que também é 100% grátis e ainda é recomendado pelo SEBRAE. A solução em nuvem nos servidores da Amazon (o que garante a segurança da informação), tem recursos para gestão das áreas de vendas, financeiro, estoque, compras, fiscal, produção, relatórios, PDV (Frente de Caixa) e até Loja Virtual!

Alguns recursos que a MarketUP oferece sem custo adicional em nada, de acordo com o site do SEBRAE:

  • Fazer vendas via Pedido com Orçamento, Frente de Caixa (PDV) ou Loja Virtual;
  • Acompanhar em tempo real seu Fluxo de Caixa, Contas a Pagar e a Receber;
  • Habilitar quantos PDVs quiser e faça suas vendas imediatamente, mesmo quando houver queda da sua conexão de internet;
  • Loja Virtual integrada a seu sistema;
  • Cadastrar seus Clientes e Fornecedores;
  • Imprimir etiquetas com código de barras para os seus produtos;
  • Controlar seu Estoque;
  • Emitir NF-e (produto) e NFS-e (serviço);
  • Controlar o acesso de seus funcionários ao sistema;
  • Relatórios diversos para que você acompanhe seus resultados e saúde da sua empresa;
  • Acesso ao sistema de onde você estiver de seu desktop, notebook, netbook, smartphone ou tablet;

Eu criei uma conta no site para ver como funciona e depois de um tempo testando os recursos dá pra ver que é bem completo e simples de usar! Acho que é uma ótima escolha para os microempreendedores! Eles ainda oferecem suporte online e você ainda pode baixar um aplicativo de Dashboard da MarketUP para acompanhar o negócio de onde estiver, com gráficos e atualização em tempo real. Se interessou? O vídeo a seguir mostra um pouco mais sobre o ERP MarketUP.

Ainda encontrei mais algumas informações nos links: ERP lite freee-tinetbaguete e WK.

Post sobre a TOTVS

O que é SAP?

SAP Brasil – vídeo institucional

SAP Brasil 20 anos – Depoimento do 1° cliente

Cliente Oracle: CPFL Energia

Cliente Oracle: Aurora Alimentos

ERP TOTVS: 2 casos de sucesso

TOTVS, “a maior desenvolvedora de sistemas de gestão integrada (ERP) da América Latina”, segundo site oficial, têm seu nome associado a “tudo” ou “todos” (significado em latim) e é líder no mercado brasileiro com 55% de participação, fornecendo soluções em 10 segmentos para todos os portes e tipos de organizações. Segue abaixo vídeo de campanha publicitária da TOTVS de 2013.

Existem muitos vídeos de cases de sucesso da TOTVS, então selecionei dois sobre ERP (os dois “quick”, então em 3 minutos dá pra ver tudo e conhecer casos de sucesso da empresa e ainda entender um pouco mais sobre ERP). O primeiro é o caso da Fundação Projeto Tamar, que tem mais de 35 anos e é dedicado à proteger e pesquisar sobre tartarugas marinhas (lindas no vídeo!), e atua em 9 estados brasileiros. O sistema deles possui os módulos financeiro, faturamento, fiscal, loja e estoque, que os auxiliam a executar 90% de seus processos internos.

O próximo é o caso da Cel Lep, uma escola de idiomas que mudou a gestão familiar ao ser adquirido por um fundo de investimento em 2012 e assim implantou 11 módulos do sistema ERP da TOTVS em 6 meses, eliminando o retrabalho, Incluindo uma ferramenta que permite ao gestor aprovar compras e pagamentos de onde ele estiver.

Gostou? Quer ver mais? Segue os links com os dois Cases completos e mais:

Case de sucesso TOTVS Pró-Tamar

Case de sucesso TOTVS Cel Lep

Todos os cases de sucesso da TOTVS no youtube

Algumas particularidades do BI

Entendendo um pouquinho mais sobre Business Intelligence

Flávio Bolieiro, diretor da MicroStrategy – empresa que desenvolve soluções de BI – diz: “A solução de BI ajuda a analisar as informações e, com isso, as empresas podem entender melhor para quem elas vendem, como vendem, quais são os produtos mais rentáveis, quais clientes merecem mais atenção”.

Esta frase foi encontrada num artigo muito interessante (vale a pena conferir o blog!), e ela nos ajuda a entender que os softwares de BI colaboram na tomada de decisão e nas estratégias das empresas, impulsionando-as ao crescimento contínuo, caso façam uso das informações e tomem ações.

Hi-tech analysis

Mas antes de implementar soluções em BI numa organização, alguns artigos apontam que é de grande relevância levantar alguns pontos (separados em 7 itens), que pude entender como os seguintes:

  1. Saber qual é a missão, o valor e os objetivos da empresa para que a tecnologia trabalhe a favor da empresa, caso contrário provavelmente não terá resultados significativos.
  2. Entender quais são os dados coletados e como são guardados.
  3. Estar ciente de como estão as finanças da empresa, do quanto vai investir em BI e quais impactos terá caso a iniciativa não funcione como esperado.
  4. Fazer o levantamento de quem será beneficiado e de quem participará deste investimento (empresa? clientes? stakeholders?).
  5. Ter claro quais informações deverão gerar métricas e quais métricas são necessárias.
  6. Definir qual metodologia ou procedimento será utilizado para fazer as medições dos dados.
  7. Garantir que alguém fará o monitoramento do sistema de BI e validará se os objetivos estão sendo alcançados, além de testar a validade dos dados e sua consistência e acionar o suporte para ajustes e melhorias necessárias.

Por isso, as empresas precisam avaliar quais são as melhores soluções para seus negócios e caso optem pelos softwares de BI, devem estar preparadas para entender os dados e as informações para utilizá-los. Além disso, vale ressaltar que terá mais facilidade em implementar um programa de BI caso já possua outras soluções de gestão corporativa implementadas, como o Enterprise Resource Planning (ERP) e o Customer Relationship Management (CRM). Embora esses sistemas não sejam essenciais para que a solução em BI funcione, se integrados podem funcionar um como complemento do outro melhorando os resultados dos dados e das informações.

Cubes - 335 - ERPDiferenciando de forma bastante simplificada o ERP é responsável por fornecer dados internos da empresa. Tem a proposta de ser um sistema único para integrar dados de diversos setores, como o de contas a pagar, de folhas de pagamento, de controle de vendas, de gerenciamento de impostos, de análise de metas e desempenho, controle de estoque, controle de faturamento, etc.

large_article_im1146_CRM_SocialEnquanto que o CRM é responsável por gerenciar o relacionamento com o cliente como uma ferramenta estratégica para o negócio. O software é totalmente voltado para o cliente, para o atendimento e para a antecipação de suas necessidades e as da empresa, e deve cuidar da parte operacional , analítica e colaborativa. Exemplos de informações que este sistema pode trazer são: quais produtos foram mais comprados, qual público compra mais qual produto, etc.

6 características básicas de um ERP

Para um sistema ser considerado ERP – Enterprise Resource Planning, este deve apresentar algumas características básicas e indispensáveis, descritas a seguir:

1ª característica – Flexibilidade: um Sistema ERP é flexível às constantes transformações e crescimento da organização.

2ª característica – Modularidade: sistema de arquitetura aberta, isto é, pode ser utilizado um módulo livremente, sem que este afete os restantes; facilidade de expansão e/ou adaptabilidade de mais módulos posteriormente;

3ª característica – Compreensivo: apto a suportar diferentes estruturas organizacionais.

4ª característica – Conectividade: não ser disponível apenas no espaço físico da empresa, permitindo a ligação com outras entidades pertencentes ao mesmo grupo empresarial.

5ª  característica – Melhores Práticas: possuir a seleção das melhores práticas de negócio do mercado;

6ª característica – Simulação da Realidade: permitir a simulação da realidade da empresa com prospecções para os diversos módulos existentes, gerando sólidos relatórios e gráficos para auxiliar na tomada de decisões.

Fonte: teraware

Os slides abaixo complementam os posts sobre o assunto, explicando simplificadamente o que é o ERP, sua história, seus benefícios, sobre sua implantação, suas vantagens e desvantagens e seus fornecedores. Boa leitura!

5 vantagens em implantar um sistema ERP!

Os Sistemas ERP – Enterprise Resource Planning, apesar de às vezes darem trabalho em sua implantação, são muito vantajosos para as organizações que pretendem crescer e se tornar mais eficientes, o que pode até mesmo ser fator decisivo para conquistar o mercado competitivo do atual mundo corporativo. Então, aí vão alguns benefícios da implantação de um sistema ERP:

1°- Gestão Unificada: a partir de um sistema ERP, é possível tomar decisões estratégicas através da visualização de resultados consolidados e individuais para uma gestão unificada, já que este padroniza e integra diferentes departamentos e filiais.

2° – Integração de informações financeiras: é possível acompanhar o desempenho geral da empresa, a partir de relatórios gerados pelo sistema que mostram o quanto o negócio ajudou nas receitas e o quanto consumiu de seus recursos.

3° – Eficiência para com os clientes: melhora e assegura o controle dos pedidos de clientes, a coordenação de estoque,produção e logística, além de ter um histórico de cada cliente.

4° – Padronização e aceleração de processos: economia em tempo, aumento de produtividade e eliminação de controles manuais e ineficazes ao padronizar os processos com um sistema ERP, que se baseiam em boas práticas de negócio.

5° – Redução de erros: é possível melhorar o planejamento e organização dos recursos da empresa a partir da melhor visibilidade do processo como um todo que o ERP proporciona, evitando possíveis prejuízos.

Ainda é possível citar outras vantagens como redução de custos e riscos, otimização do fluxo de informação, eliminação de retrabalho, precisão e segurança nas informações. Mas cuidado: é necessário implantar o sistema ERP de forma correta para obter os benefícios descritos acima, escolhendo um sistema que atenda às necessidades da empresa, treinando seus colaboradores para alimentar o sistema corretamente e fazendo as manutenções sempre que for preciso.

Quer ler mais sobre? Segue alguns links que ajudaram na elaboração do texto e complementam o post:

Linha de código

Sispro

PWI

Sistema ERP org

Administradores

Saiba tudo sobre ERP!

Sabe aquele sistema que você abre todos os dias no computador da sua empresa e só fecha quando acaba o seu horário de trabalho? Muito provavelmente é um sistema ERP – Enterprise Resource Planning ou, em português, Sistemas de Planejamento dos Recursos da Empresa. Este tem como principal função integrar as áreas de uma organização através de módulos de um software que trabalha com um único banco de dados.

O ERP surgiu quando perceberam a falta de comunicação que existia entre o sistema das áreas de uma empresa, pois não existia o banco de dados em comum e informações acabavam se perdendo, tornando a organização menos eficiente. Atualmente, em organizações que possuem um sistema integrado ERP, as áreas financeira, contabilidade, produção, marketing, recursos humanos (todas as áreas da organização), alimentam todos os dias o mesmo banco de dados, utilizando seus próprios módulos, possibilitando a comunicação entre elas e facilitando o planejamento de seus recursos, tornando a organização mais eficiente.

Existem muitos tipos de sistemas ERP disponíveis no mercado, desde o software livre, aquele que não é necessário nenhum investimento financeiro para implantar na organização, até aqueles desenvolvidos especialmente para sua organização, com exatamente tudo que ela precisa, que normalmente é necessário um alto investimento financeiro para sua implantação.

Quer saber mais sobre ERP? Nos próximos posts tem mais!