A importância da segurança da informação em gestão de pessoas

 

É de extrema importância a segurança da informação em gestão de pessoas, os gestores de pessoas precisam seguir à risca políticas e regras em torna da informação, pois, a informação é um dos bens mais valioso da empresa.

Não adianta empresas investirem rios de dinheiros em sistemas e em outras tecnologias que visam proteger a empresa contra ameaças, se a empresa não criar suas políticas e controles internos, para que as informações não saiam das empresas por meio de pessoas internas.

Cabe aos gestores conscientizar os profissionais sobre a importância da informação para a organização e para elas mesmas. A informação é vital para o negócio é um patrimônio da empresa que necessita de proteção, apesar de não houver 100% de segurança cabe aos gestores criar meios internos para que ela possa ser protegida ao máximo.

Os Gestores necessitam entender o processo da informação dentro da organização, desde o momento em que ela nasce, se correlaciona e se hospeda, toda informação tem um ciclo, onde a mesma precisa ter políticas de acessos, por níveis hierárquicos, etc. Definindo o ciclo da informação os gestores também definirão como será o seu controle, sua disponibilidade, a proteção que ela merece naquele momento até o momento que ela perde o valor e se torna um histórico.

Hoje todos nós temos acesso as informações na palma da mão, você pode ter acesso a informações privilegiadas ou confidências em minutos através de celulares, notebooks etc, a informação está exposta e o maior risco a ela são as pessoas que podem ter acesso a mesma, por isso que cabe aos gestores criar políticas eficientes e dinâmicas que visam a proteção da informação.

Case de sucesso – Ferramentas para gestão de pessoas, além dos Recursos Humanos

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Hoje em dia existem várias ferramentas de gestão de pessoas, além dos Recursos Humanos, devido o avanço da tecnologia que possibilita a inovação e evolução das formas de se fazer gestão de pessoas.

Abaixo cito um caso de sucesso na implantação de um novo software de intranet na empresa Samarco Mineração S.A atuante no segmento de mineração.

Foi implementado um software de Intranet que provê à área de Comunicação Interna autonomia total na administração do conteúdo a ser disponibilizado para os usuários da corporação.

A SAMARCO MINERAÇÃO S.A. é uma empresa de lavra, beneficiamento, pelotização e exportação de minério de ferro. Fundada em 1977, ocupa hoje a segunda posição no mercado transoceânico de pelotas, comercializando 100% de seus produtos para mais de 15 países na Europa, Ásia, África/Oriente Médio e Américas.

DESAFIO

A empresa já possuía um software que provia acesso à Intranet, mas com a demanda por agilidade em disponibilizar informações de interesse comum à organização e obter maior interatividade entre os colaboradores surgiu a necessidade de substituir este software por um novo.

SOLUÇÃO

Foi implementado um software de Intranet que provê à área de Comunicação Interna autonomia total na administração do conteúdo a ser disponibilizado para os usuários da corporação. O sistema conta com módulos de classificados e cartões de aniversários que permitem total interação entre os colaboradores, além de permitir a criação de enquetes direcionadas a um público alvo definido. O sistema ainda registra os acessos aos conteúdos de forma que a área de Comunicação Interna tenha conhecimento sobre o comportamento e interesses dos seus usuários.

BENEFÍCIOS

– Simplicidade de Gerenciamento do ambiente

– Agilidade para publicar informações
– Alta Interatividade com o usuário
– Centralização das informações

Este case de sucesso nos mostra que gestão de pessoas vai muito além do setor de Recursos Humanos, existem várias formas de se fazer gestão de pessoas e inclusive atualmente é indispensável contar com a tecnologia da informação para facilitar os processos de gestão de pessoas que precisa estar atenta com a comunicação interna, qualidade de vida do colaborador, desempenho individual e coletivo, capacitação, desenvolvimento, remuneração e tantas outras coisas que surgem no dia-a-dia do departamento de Recursos Humanos.

Fonte: http://vixteam.com.br/A-Empresa/Casos-de-Sucesso/samarco-e28093-intranet-329

Cases de sucesso – Avaliação de desempenho

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A avaliação de desempenho é uma excelente ferramenta de gestão de pessoas que deve ser utilizada em todas as organizações, pois é forma do gestor avaliar formalmente sua equipe, realizar feedback, facilita o trabalho do setor de recursos de humanos no momento de elaborar o cronograma de treinamentos técnicos e comportamentais anual e também norteia o sistema de remuneração baseado em meritocracia.

Abaixo veremos cases de sucesso duas empresas que tem utilizado a ferramenta e tem obtido êxito:

1 – A Cemig é uma concessionária de geração, transmissão e distribuição de energia elétrica do Estado de Minas Gerais, possui 52 usinas hidrelétricas, 4 usinas termelétricas e 1 usina eólica. A Corporação Cemig, incluindo participações em empresas de outros Estados, é a maior distribuidora, a quinta maior geradora e a sexta maior transmissora de energia elétrica do Brasil (Case, 2009).

Foi aplicado um modelo constituído de uma avaliação composta por auto-avaliação, avaliação do superior, avaliação de três pares e avaliação de subordinados, no caso de supervisores.

Foram avaliados 10 mil funcionários. Todo o processo de preenchimento dos questionários foi acompanhado, todos os empregados que acessavam os questionários pela internet receberam suporte. Tiveram 99,8% de respostas, um número alto,resultado do acompanhamento (Case, 2009).

Por meio dos resultados apurados, a Cemig pode planejar o desenvolvimento das competências identificadas como pontos de melhoria de cada empregado. Cada empregado foi avaliado por 5 pessoas, incluindo a auto-avaliação, avaliação do superior e de três pares, o que gerou uma confiabilidade na operação. O fato de uma empresa externa ter ficado responsável pela aplicação da avaliação, o processo tornou-se mais preciso. Com a avaliação o RH da Cemig pode sustentar um sistema de remuneração baseado na meritocracia, legitimou todo o processo de avaliação e tornou justos os abonos salariais (Case, 2009).

2 –  Banco do Brasil, um banco que atende a todos os segmentos do mercado financeiro. Presta serviços através de 15,1 mil pontos de atendimento em 3,1 mil cidades (Silveira, 2007).

O Banco realiza a avaliação de desempenho por competências com todos os funcionários da empresa, de todos os níveis hierárquicos e localizados nas diversas dependências (Silveira, 2007).

O Banco do Brasil utiliza métodos formais para avaliar o desempenho dos funcionários desde 1960. Em 1998, o Banco passa a buscar uma forma moderna de avaliar seus funcionários, medindo os resultados por meio do cumprimento de metas e de fatores comportamentais. E em 2005, implanta o atual modelo de Gestão de Desempenho por competências, revolucionando os conceitos tradicionais da empresa (Silveira, 2007).

Com o estudo do Banco do Brasil, pode-se perceber que os aspectos que melhor contribuem para a melhoria do desempenho do funcionário são o fornecimento de feedback e a possibilidade de aprimoramento das competências profissionais destes funcionários (Silveira, 2007).

Fonte: Alguns casos de sucesso na aplicação da avaliação de desempenho

http://www.aedb.br/seget/arquivos/artigos09/373_Alguns%20Casos%20de%20Sucesso%20na%20Aplicacao%20da%20Avaliacao%20de%20Desempenho.pdf

O que é Wiki Corporativo?

Todo mundo que já realizou uma pesquisa na internet conhece a famosa Wikipédia, a enciclopédia livre, site que armazena informações de todo tipo, em que qualquer pessoa (até você!) pode editar, complementar e escrever artigos. O Wiki Corporativo é algo bem parecido: um software que faz parte da Intranet de uma organização em que todos os seus colaboradores podem escrever sobre o que quiserem, que achem pertinente ao contexto corporativo.

Então, o colaborador pode criar qualquer tipo de documento: escrever sobre algum projeto que está implantando na empresa, novidades em sua área de atuação, informações ou dicas sobre algum procedimento interno, etc. Qualquer documento inserido no Wiki Corporativo da organização será compartilhada com todos os seus colaboradores e qualquer um poderá acessar o site como ferramenta de busca e também editar/complementar qualquer conteúdo.

Assim, com o Wiki Corporativo a organização incentiva o compartilhamento de informações e conhecimentos, a interação entre os colegas de trabalho e a comunicação, dando valor aos conhecimentos de cada funcionário (já que todo documento tem o nome de seu autor). Ao mesmo tempo é uma fonte de aprendizado informal dentro da corporação, o que pode até ser considerado uma singela forma de complemento para a educação corporativa.

Ainda tem dúvida sobre o que é Wiki Corporativo? Leia mais em: sabesim e technet!

Gestão da comunicação em gestão de projetos – Slide

Comunicação envolve tudo, saber comunicar-se, dar e receber um feedback de uma forma clara, para negociar, se relacionar, liderar e gerir equipes, as chances de erros são menores. A boa gestão de pessoas, de projetos requer liderança e comunicação.

Na figura abaixo podemos ver o que mais as empresas valorizam qualquer projeto.

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Ou seja, a liderança, a comunicação e a capacidade de integração são essenciais para um bom gerenciamento.

No slide abaixo fala da  importância da comunicação:

TI, Segurança da Informação e Gestão de Pessoas

A Segurança da Informação é a proteção dos sistemas de informação, uma garantia de confidencialidade e segurança de que os dados e informações são acessíveis apenas por pessoas permitidas, obtenção do controle de armazenamento e alterações, assegurar informações dos recursos humanos, de documentos sigilosos, senhas, assim como, prevenir, identificar rapidamente e documentar ocasionais ameaças contra a Organização.

A gestão da Segurança da Informação abrange mais do que gerenciar as soluções de tecnologia, envolve também a Gestão de Pessoas, entretanto algumas empresas descuidam deste importante fator. Caso a informação seja acessada por uma pessoa não permitida e com más intenções, pode causar perdas inestimáveis para a Organização. A política de segurança e a conscientização dos usuários são algumas das possibilidades de se obter controle da informação dentro da empresa.

O papel da Gestão de Pessoas, nesse contexto, é mostrar que todos os recursos humanos presentes na organização são responsáveis pela segurança da informação, sendo papel do Gestor coordenar, assegurar e orientar sua equipe quanto a importância do sigilo, do uso consciente e da preservação da informação, quando se tratando de assuntos confidenciais, seja dentro da empresa ou entre os funcionários. É também papel do Gestor de Pessoas ter a percepção de como as pessoas lidam com as informações, se são usuários instruídos ou incapazes no uso da tecnologia da informação e acesso a assuntos confidenciais. Deve-se considerar que cada membro da sua equipe reage e compreende de formas diferentes as mensagens que lhe são passadas.

É importante que se crie diretrizes a partir da implementação de um conjunto de políticas, processos e procedimentos, que eliminem as vulnerabilidades e seja possível administrar e reduzir riscos, segmentado através de sua importância / relevância, deliberando sobre os níveis de segurança compatíveis e com avaliação do valor da informação e o custo da proteção.

Uma das possibilidades para os gestores é a formação de um grupo de pessoas, formado por profissionais de diversas áreas da empresa, responsáveis por divulgar e criar procedimentos de segurança, com reuniões periódicas e sob a supervisão do Gestor, que busquem criar formas de manter a segurança em todas as áreas, níveis hierárquicos e tipos de informação dentro da empresa. Podendo, inclusive, criar um manual de boa conduta, realizar divulgações interna através dos principais meios de comunicação, além de proporcionar treinamentos, palestras, aplicação de e-learning e criação de controles com eficiência comprovada.

  • Uso da Tecnologia da Informação em Gestão de Pessoas:

O emprego da Tecnologia da Informação acelera e uniformiza processos, estabelecendo novos desafios aos gestores, que devem alinhar esforços e recursos, passando a mensurar os resultados estratégicos nas perspectivas da utilização da Tecnologia da Informação. A finalidade é substituir a força e a qualificação humana por um mecanismo que permita que os mesmos processos sejam realizados, a um menor custo, embora com mais controle e facilitando o uso de dados e informações rapidamente.

Na Gestão de Pessoas, a tecnologia pode ser utilizada para automatizar operações que passam a ser realizadas através, por exemplo, do auto-atendimento. Estes sistemas permitem acesso dos funcionários à informações relevantes que administram sua relação com a Organização, atendendo serviços como atualização e consultas a prontuário. Outra importante criação está nos canais de comunicação, onde é possível divulgar políticas, normas e procedimentos da empresa, sendo um facilitador para a publicação de informes e a comunicação direta entre gestor e equipe, colaborando para o processo de integração positiva. Como princípio fundamental, é preciso perceber que as tecnologias são como elementos de mudança organizacional e um facilitador para os gestores na condução dos processos junto a equipe.

A aplicação da tecnologia colabora também para o estabelecimento da segurança e confiabilidade dos sistemas de informação de uma empresa, onde permite maior controle, organização e, como resultado, mais produtividade de seus profissionais, seja no RH ou em qualquer área na empresa, que passam a ter um tempo maior para se dedicarem a análises.

Ferramentas para gestão de pessoas, além dos Recursos Humanos

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 Ao longo dos anos o modelo de gestão de pessoas passou por muitas transformações acompanhando a evolução das organizações.

  • Modelo gestão de pessoas foi o modelo clássico que surgiu com o fordismo em que o trabalhador era supervisionado e execução das atividades em sua maior parte era operacional.
  • Modelo motivacional, percebeu-se que o aumento ou baixa da produtividade estava relacionada a motivação dos trabalhadores, então surgiu as primeiras ações para melhorar a qualidade de vida do trabalhador.
  • Modelo estratégico, surge na década de 90, o foco das organizações volta-se para o mundo externo, definição de missão, visão e valores, ou seja as organizações evoluíram. Sendo assim percebe-se que as empresas não podem contar com as pessoas que somente executam tarefas, torna-se primordial o envolvimento dos trabalhadores como colaboradores do processo de crescimento da organização.
  • Modelo competitivo, a partir de 2000 as empresas enfrentam a competição ao extremo, as pessoas geridas por este modelo são conscientes de sua responsabilidade no seu próprio desenvolvimento, os profissionais tornam-se participantes e corresponsáveis pelo sucesso ou insucesso das organizações, a responsabilidade é dividida a empresa cumpri o dever dela e colaborador também, pois o profissional também que se manter competitivo no mercado.

O atual modelo de gestão de pessoas é o modelo competitivo, para os organizações e os profissionais permanecerem competitivos é necessário a utilização de ferramentas para agilizar os processos que devem rápidos e assertivos.

Cito abaixo algumas ferramentas utilizadas em Gestão de pessoas:

– Gestão por competências;

– Gestão do conhecimento e aprendizagem

– Gestão estratégica da mudança

– Gestão da cultura organizacional

– Gestão clima organizacional

– Política e novos processos de RH

Atualmente o RH deve exercer um novo papel para contribuir efetivamente com os resultados das organizações.

– Ser parceiro estratégico;

– Ser agente de mudança;

– Desenvolver capital intelectual;

– Ser exemplo de excelência operacional.

Para o RH ter sucesso e êxito em suas atividades que hoje em dia são extremamente estratégicas é necessário contar o total suporte do TI e ferramentas tecnológicas que contribuem com o processo de evolução da área de gestão de pessoas, cito abaixo algumas tecnologias ou ferramenta de TI:

Fóruns e listas de discussão;

Comunidades práticas ou comunidades do conhecimento;

Bases de conhecimento ou banco de melhores práticas;

Banco de competências organizacionais;

Portais, Intranet e extranet;

Sistema de gestão eletrônica;

Balanced Scorecard.

Considerando todo o contexto de evolução do modelo de gestão de pessoas, pode se afirmar que a gestão de pessoas e TI devem caminhar lado a lado buscando inovação e ferramentas que possibilitem crescimento das organizações e dos profissionais.

Abaixo, segue vídeo que trata de uma reflexão sobre a tecnologia em gestão de pessoas, considero interessante.

Referência: Marisa Rodrigues Alho; Paulo André Mattos de Carvalho. Tecnologia da informação e os novos modelos de gestão de pessoas. 2007 – Brasília