Gestão do tempo

ppp.Gestão do tempo A falta de tempo hoje é algo que impacta a vida de todas a s pessoas. Donas de casa, trabalhadores e estudantes, parecem sofrer as pressões do tempo.

Anos atrás se previa que com os avanços da tecnologia as pessoas teriam mais tempo livre para se dedicarem a interesses pessoais e outras atividades, mas hoje em dia percebemos que as demandas profissionais tanto que parece que o dia tem menos horas do que realmente tem.

Assim gerir o tempo corretamente impacta nos nossos papéis: profissional, familiar e pessoal, por isso é importantíssimo fazê-lo para ter uma boa qualidade de vida.

Gerir o tempo não é ficar contando os minutos dedicados a cada atividade, mas sim precisamos ter clareza do que é mais importante e necessário dentre várias coisas que precisamos e desejamos fazer, antes de sair fazendo tudo sem nenhum planejamento.

Gerir o tempo é ganhar autonomia sobre a vida, não ficar escravo do relógio. Se você quer ter autonomia para decidir passar mais tempo livre com a família, ser mais produtivo no trabalho ou não fazer nada, você tem de ganhar tempo.

Tríade do tempo

O tempo parece passar muito rápido quando não utilizamos de modo adequado. Muitas vezes utilizamos nosso tempo com atividade que não se relacionam com nosso objetivo.

Durante décadas, a administração do tempo identificou dois grandes fatores que definiam o tipo de atividade: critério de urgência e critério de importância.

Urgente: é algo que deve ser feito com rapidez, que exige uma ação imediata.

Importante: refere-se a algo que tem grande valor e merece atenção especial, mas tem tempo para ser concluído.

Stephen Covey (autor do livro: “Sete hábitos para pessoas eficazes”) modificou este conceito e desenvolveu a matriz do tempo, que distribui as atividades em quarto quadrantes, conforme os critérios de importância e urgência:

Assim de acordo com essa matriz, uma atividade pode ser:

  • Urgente e importante;
  • Urgente e não importante;
  • Importante e não urgente;
  • Não urgente e importante

Por muito tempo este conceito foi difundido entre as pessoas e conseguiram ajuda-las, mas muitas pessoas também sentiam dificuldade em conseguir enquadrar as atividades. Assim uma evolução da matriz do tempo foi o conceito do tríade do tempo, no qual temos: importante, urgente e circunstancial, juntos compões toda forms como se utiliza o tempo. A principal diferença que compõe este modelo e a Matriz é que os conceitos/esferas, não se sobrepõe.

A esfera da importância: refere-se a todas as atividades significativas. É ela que conduz você ao caminho correto de sua vida, e pode ser feita em dias, semanas ou meses.

 A esfera da urgência: reúne todas as atividades que têm um tempo curto para serem realizadas. São aquelas que surgem em cima da hora, que podem ser previstas e muitas vezes geram stress.

A esfera da circunstância: estão as tarefas desnecessárias, em que existem gasto de tempo de maneira inútil e que não trazem resultados significativos.

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FERRAMENTAS PARA OTIMIZAR A GESTÃO DO TEMPO

Para cuidar da gestão do tempo, devemos saber que ela é possível apenas se administrarmos as atividades e os eventos que acontecem ao longo do tempo.

Assim, é fundamental pensar na administração pessoal!

Administração pessoal é algo mais complexo do que apenas uma série de dicas, lista de tarefas, agendas etc. Envolve a reflexão sobre hábitos e escolhas pessoais, gerando mudanças e novas práticas no dia a dia.

Cinco conceitos básico:

Anote todas as tarefas que precisa realizar.

Retire da sua cabeça as preocupações e coloque-as numa agenda, num caderno, numa folha de papel. Com a lista pronta, veja as tarefas que devem ser feitas nos próximos dias e anote-as na agenda.

Planeje suas ações

Planejar é um hábito saudável. Quanto mais tempo você dedicar ao planejamento, mais ganhará no seu dia, além de evitar surpresas e urgências não previstas.

Procure transformar o planejamento em algo natural, que você faça automaticamente, sem esforço.

Planejar é traçar uma rota para alcançar um resultado, sabendo:

  • onde me encontro;
  • o que pretendo (metas);
  • como poderei atingir (alternativas);
  • quando (prazos);
  • em que condições (barreiras);
  • quais os resultados alcançados;

Benefícios do planejamento:

  • Facilita o estabelecimento de determinadas rotinas de trabalho.
  • Incentiva a previsão e as ações proativas.
  • Permite o controle e o acompanhamento do tempo utilizado.
  • Elimina os desperdiçadores de tempo.
  • Propicia a possibilidade de se realizar tarefas e atividades por etapas.

Conclusão

O tempo é um recurso precioso que não pode ser recuperado ou expandido. Assim gerir o tempo de maneira adequada é uma competência que deve ser utilizada no nosso trabalho e nas nossas vidas, pois permite o planejamento de metas pessoais com menor dispêndio de energia física.

A boa administração do tempo é o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado, ela começa com o autoconhecimento, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar. Sendo uma competência que envolve Conhecimentos, Habilidades e Atitudes (CHA), pode ser aprendida e aprimorada no dia – a – dia para melhores resultados.

Case de sucesso – Boehringer Ingelheim

A tecnologia é uma grande aliada na gestão do tempo, mas também pode ser uma ferramenta que atrapalha e diminuí concentração. Com a facilidade que temos para conseguir informações é possível otimizar o tempo e aumentar a produtividade porém é necessário ter disciplina e mensurar o que é prioridade. Cabe ao gestor da área observar as dificuldades e direcionar a equipe para o caminho certo.

Case de sucesso

Empresa:

O gestor da área de operações clínicas, Fábio Rodrigues da Boehringer Ingelheim, uma das maiores farmacêuticas do mundo, tomou a decisão de implementar um programa de redução de e-mails. A equipe foi treinada a usar melhor o MS Outlook, foi compartilhado as boas práticas de e-mail e a área definiu métricas do volume de e-mails. O objetivo era reduzir o numero de mensagens e otimizar a rotina.

O gestor acompanhou e reforçou as métricas durante todo o trabalho, mensalmente enviava à equipe um gráfico com o status do projeto e conduzia uma reunião de feedback individual, reforçando para os funcionários que o objetivo não era privá-los de enviar e-mails, fiscalizá-los ou simplesmente desmotivá-los e sim otimizar o tempo e produtividade de todos. A iniciativa tornou a equipe mais dinâmica e a estimulou a encontrar soluções criativas para problemas do dia a dia.

O processo conseguiu reduzir em 30% o volume de e-mails durante um ano, resultando em uma economia de aproximadamente 1,5 mês de trabalho.

Como mostrou o a empresa acima é possível fazer da tecnologia uma aliada sem que ela atrapalhe as atividades, apenas usando da maneira certa.

10 dicas de Ouro para a Gestão do Tempo

A gestão do tempo se tornou essencial em qualquer área, com as rotinas diárias no trabalho que muitas vezes tomam mais tempo, ficou difícil ter uma vida pessoal saudável. Com disciplina e foco é possível ter tempo para tudo e melhorar sua produtividade no trabalho.

O Coach Wendell Carvalho da Kairos Treinamentos dá 10 excelentes dicas para melhorar sua gestão do tempo.

 

O QUE É A GESTÃO DO TEMPO?

Administrar seu tempo na época em que vivemos se tornou algo totalmente indispensável e necessário. E isso se tornou um grande desafio para os gestores. E num cenário de grande competitividade como o de hoje é impossível fazerem tudo. Por isso, os gestores têm de saber gerir o tempo com grande eficácia, definir prioridades, planejar, organizar as suas agendas e delegar tudo que é possível.

A gestão do tempo se tornou um dos fatores mais críticos para o sucesso de um gestor. É necessário usar uma série de técnicas e de tecnologias para ser mais eficaz e produtivo na utilização do tempo disponível. Uma boa autogestão e disciplina são grandes aliadas para o gestor mensurar o que é realmente importante, quais tarefas consomem mais tempo e qual ordem deve ser executa-las.

As tecnologias de informação ajudam os gestores na sua mobilidade e no fácil acesso à informação, mas por outro lado distrai e interrompe com redes sociais e outros meios. A autodisciplina mais uma vez se torna fundamental para que se concentrem no que é importante e usem as tecnologias a seu favor.

As mulheres são melhores gestoras do tempo do que os homens, porque têm mais facilidade em desempenhar várias tarefas simultaneamente e porque, por norma, são mais autodisciplinadas do que os homens.

Porém a gestão do tempo não reflete só no trabalho, sabendo administrar bem o tempo garante resultados mais positivos não só na vida profissional como na pessoal também. Quando você consegue resolver tudo no escritório e não leva atividades para casa, ganha mais tempo para descansar, fazer coisas que gosta, passear com a família e amigos e se divertir.

Com uma boa administração de tempo é possível conciliar várias tarefas e executá-las da melhor maneira, sem desperdiçar tempo. O modo mais eficiente de conseguir cumprir todos os afazeres é planejar bem o dia. Para isso os primeiros passos são organizar-se, definir prioridades e estabelecer um plano de ação.

Dicas para gerenciar bem o tempo

1.Organize-se

Limpe sua mesa e faça uma lista das atividades que precisam ser cumpridas. Inicie a lista com as mais importantes e urgentes.

2. Determine prazos

Estabeleça quanto tempo terá para realizar cada tarefa, deixando uma margem para imprevistos e possíveis interrupções.

3. Priorize

Comece o trabalho resolvendo o que é mais difícil e demorado. Deixe as tarefas mais corriqueiras para o fim do dia.

4. Fuja das distrações

Desviar a atenção por alguns instantes pode acabar fazendo diferença no fim do dia. Para compensar o tempo perdido com as distrações você inevitavelmente pegará o tempo de outras atividades “emprestado”.

5. Esqueça as prorrogações

Sempre termine uma atividade antes de começar outra. Não prorrogue os prazos para as tarefas importantes, isso acaba virando uma bola de neve e você nunca irá termina-las.

6. Reserve tempo para as atividades de rotina

Não deixe de incluir em seu planejamento diário alguns minutos para checar e-mails, atualizar relatórios e conversar com a equipe.

7. Estabeleça períodos de concentração

Combine com a equipe momentos em que não serão permitidas interrupções no trabalho, a não ser em caso de extrema urgência.

8. Planeje as ligações telefônicas

Poupe tempo falando apenas o necessário. Vale fazer um esboço do que precisa dizer e do que é necessário saber.

9. Faça intervalos

Descansar a mente de tempos em tempos é essencial para manter a produtividade. A cada hora, reserve dois ou três minutos para alongar o corpo.

10. Peça ajuda

Pergunte a si mesmo se é a pessoa certa para realizar determinada tarefa e, se achar que não, admita e peça ajuda.

Com um bom gerenciamento do tempo, você consegue ampliar sua produtividade e contribuir para a melhor performance de toda a equipe. Um bom desempenho aumenta as chances de promoção na empresa e eleva a autoestima e a motivação.

Aqui estão indicações de cursos para aprender a Administrar o seu tempo com mais eficácia.

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