Wiki: um resumo de tudo

Encontrei esse slide que resume os posts que fiz sobre Wiki e gostaria de compartilhar com vocês! É um seminário de 3 alunos da Universidade Atlântica e eles abordam sobre as “plataformas web abertas” e logo depois sobre wiki – história, conceitos, fatores de sucesso –  e ainda expõe sobre alguns softwares disponíveis.

Para completar, gostei muito desses slides do Prof. Leonardo Moraes (2014), que apesar de não ser sobre Wiki, é sobre Gestão da informação e do conhecimento, que tem tudo a ver com o tema e muitas vezes é essa gestão que leva a escolha de implantar um Wiki na organização. É grande mas vale a pena dar uma olhada se o tema te interessa, é bem autoexplicativo!

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Quais as diferenças Rede Social Corporativa e Intranet

Muitas empresas não sabem se optam por estruturar a intranet ou criar uma rede social corporativa. Ambas têm suas vantagens e desvantagens. Para que seja feita a escolha mais adequada é necessário, ter claro o objetivo e em qual das opções se adequam a organização. Conhecer o que cada recurso oferece também influencia e facilita na decisão.

A Intranet e a rede social corporativa apresentam características distintas, porém complementares. As duas buscam compartilhar informação dentro da organização. Independentemente da escolha, precisam ter acompanhamento dos gestores, para que não fuja do seu objetivo e acabe criando conflitos dentro da organização.

 

Diferenças:

  • Intranet– é a rede de computadores que adota uma tecnologia para compartilhar informação dentro daintranet-e-rede-social-corporativa-vantagens-e-desvantagens empresa, especificamente para os funcionários. O compartilhamento da informação se dá de forma verticalizada.
  • IntranetColaborativa (ou 2.0) – versão ampliada da intranet. Neste caso, permite que o funcionário comente a informação repassada pela empresa.
  • Rede Social Corporativa– estrutura na qual a informação é compartilhada de forma horizontalizada. Ela envolve não apenas funcionários, podendo englobar parceiros, clientes, fornecedores, assinantes, seguidores e até mesmo a concorrência. Tem um caráter mais amplo e a produção de conteúdo é aberta a todos os integrantes.

O quadro abaixo apresenta de forma geral as diferenças entre cada uma das redes.

 

Intranet Intranet Colaborativa Rede Social Corporativa
Emissor Funciona como “a voz da empresa”. Normalmente é administrada pelo setor de RH, pela Assessoria de Comunicação ou pela área de TI. O emissor é o mesmo da Intranet. A diferença neste caso é a possibilidade de inserção de comentários e sugestões por parte dos funcionários. Todos os membros da rede são emissores, tendo permissão para postar e produzir conteúdo. Não há hierarquias.
Receptor Apenas os funcionários. É baseada na estrutura top-down. Empregados e ocupantes de altos cargos. O topo da hierarquia da empresa receberá as sugestões e os comentários postados pelos funcionários. Todos os membros da rede. A ideia é potencializar o conhecimento (bottom-up). Elimina-se qualquer nicho de informação.
Ferramenta Software, normalmente com custo de implementação e de difícil modificação. A mesma utilizada na Intranet, mas acrescida de funcionalidades colaborativas. É uma solução híbrida. Software com perfil SaaS (software as a service), que permite interação horizontal.
Objetivo Comunicação top-down, armazenamento de documentos e sistemas  corporativos. Comunicação top-down, armazenamento de documentos e sistemas corporativos, estímulo à participação dos funcionários. Gestão coletiva de conhecimento, resolução de problemas, simplificação de processos, comunicação externa, melhoria da produtividade.
Empresa Modelo clássico. Ela ainda não está preparada para trocas de conteúdo em rede. Modelo clássico, porém já preparada para trocas controladas de conteúdo em rede. Qualquer empresa que tenha interesse em adotar o compartilhamento de conteúdo em larga escala.
Foco Informação Informação

Pessoa

Essas são as diferenças, o importante é analisar com cuidado na hora de decidir qual é a melhor opção. Independente da escolha é necessária adoção das boas práticas na utilização e estimular seu uso para produção de conteúdo adequado às necessidades da organização.

Case: Implantação do “SharePoint Server 2013” na Intranet Corporativa da TECK

Sobre a Teck

Teck é a maior companhia de recursos diversificados do Canadá, comprometida com a mineração responsável e desenvolvimento mineral. Produz materiais como o cobre, carvão siderúrgico, zinco e energia, além de desenvolver atividades relacionadas à mineração e processamento de minerais, incluindo exploração, desenvolvimento, fusão, refinação, proteção ambiental, gestão de produtos, reciclagem e pesquisa. É um importante produtor de metais especiais como o germânio e índio.

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Fonte: http://www.teck.com

Sua sede localiza-se em Vancouver, no Canadá, e possui aproximadamente 11.000 funcionários em todo o mundo, possuindo 13 minas no Canadá, Estados Unidos, Chile e Peru. Operam um grande complexo metalúrgico, sendo parceiros em instalação de energia eólica.

A Intranet Corporativa na Teck

A empresa optou pelo uso da ferramenta da Microsoft “Share Point Server 2013” em sua intranet corporativa, a fim de centralizar as informações de suas muitas filiais espalhadas pelo mundo, permitindo um ambiente multilíngue. De acordo com os Consultores da Microsoft Pedro Gonçalves (Arquiteto do Share Point nos Serviços de Consultoria da Microsoft (MCS)), Vinícius Monte (Consultor Sênior do MCS), e Paulo Araújo (Consultor Sênior do MCS), “Os requisitos eram complexos e desafiadores. Nós sabíamos que isso teria que ter um planejamento cuidadoso e design além de um compromisso real da Teck para concluir este projeto. O aspecto da migração para o Share Point Server 2013 por si só, foi significativo”. Anterior ao Share Point Server 2013, a Teck tinha no comando de sua intranet corporativa o Share Point Server 2010. Porém, com a expansão de sua estrutura, escritórios como o de Santiago no Chile acabaram por não se incorporarem à intranet, além do fato de que a empresa começou a criar diversos sites de intranet em toda empresa, descentralizando assim cada vez mais as informações. Tudo isso culminou no fato de que o cenário era de conteúdos desatualizados, de baixa qualidade e de difícil acesso – além de não permitir acesso multilíngue ou específico do local.

Principais objetivos do projeto

De acordo com o artigo publicado no próprio site da Microsoft (https://technet.microsoft.com/pt-br/library/dn500745.aspx), a Teck definiu a seguinte declaração de missão para o projeto: “Desenvolver um novo site de intranet, bilíngue, global que será uma fonte central relevante, intuitiva e simples para comunicações corporativas, gerenciamento e promoção do compartilhamento da informação, e uma fundação para promover a cultura e a comunidade na Teck. A nova intranet corporativa do Share Point Server 2013 na Teck é será um hub global que permite aos funcionários encontrar rapidamente conteúdos relevantes, além de visualizar e publicar tanto o conteúdo multilíngue quanto o conteúdo personalizado baseado na localização.” Os objetivos do projeto, a principio, eram de criar um conteúdo dinâmico de vários locais, centralizar os conteúdos, ativar visualização e criação de conteúdo de idioma neutro e multilíngue e a alternância da preferência de localização e idioma, e contruir uma navegação personalizada e baseada em cada localidade.

Sanando os problemas pré-existentes

Com a implementação do projeto, a Teck passou a ter um site da intranet corporativo que permitiu aos funcionários a visualização do conteúdo corporativo (global) e o específico (local), tudo isso no mesmo site e no idioma de sua localização – Essa abordagem em diversos idiomas e locais foi possível pelo uso de recursos personalizados baseados na função, permissões, e localização. O site apresenta apenas conteúdo relevante e disponível para um usuário específico. Os usuários visualizam conteúdos relevantes no nível local e global e, até certo ponto, conteúdo baseado na função. Isso reduziu o número de páginas exibidas aos usuários e eliminou a necessidade de examinar as páginas de conteúdo sem sentido para encontrar conteúdo relevante. O conteúdo global destina-se a todos os funcionários da Teck, é criado em inglês, e traduzido para o espanhol. O conteúdo local destina-se aos funcionários da Teck, com base na localização (Vancouver ou Santiago) e é específico para o local. O conteúdo local é de idioma neutro e não é traduzido para outros idiomas. O novo site é organizado com base na estrutura informativa do conteúdo. O conteúdo é agrupado por tipo — por exemplo, “Notícias” e “Políticas e Procedimentos” — não pelo departamento ou grupo que o fornece. Na nova estrutura, o conteúdo é agrupado em categorias novas que atendem a diferentes provedores. Para combinar todos os sites existentes em uma intranet centralizada, cada entidade forneceu seu próprio conjunto de sites. A figura a seguir mostra todos os conjuntos de sites e as relações de lógica entre eles.

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Fonte: https://technet.microsoft.com/pt-br/library/dn500745.aspx.

Dessa forma, houve a garantia de que toda a arquitetura desenhada seja dimensionada e, conforme o conteúdo, aumentada.

Recurso de variações – Idiomas

Quanto ao conteúdo multilíngue, a empresa criou o conteúdo em um idioma principal, e depois se pôs a traduzi-lo conforme necessário, isso pelo recurso de variações, que o SharePoint Server 2013 propicia.

Cada conjunto de sites na intranet é configurado para criação e publicação de conteúdo com rótulos de variação para cada idioma em que o conteúdo será traduzido. Cada conjunto de sites pode hospedar sites que não utilizam variações. O conteúdo criado nesses sites é considerado de idioma neutro e não é traduzido

Fonte: https://technet.microsoft.com/pt-br/library/dn500745.aspx.

Resultados obtidos com o SharePoint Server 2013

Em substituir de sua antiga intranet corporativa pelo SharePoint Server 2013, a Teck pôde gerenciar de forma mais simples os processos da intranet, reduzindo por exemplo a duplicação de conteúdo. Essa mudança permitiu, dentre os aspectos já mencionados, que os usuários acessem uma única fonte para obterem informações e notícias de toda a empresa,  gerando integração entre as informações de nível global e as locais em uma única view.

A Intranet Corporativa e suas características

Surgindo na década de 90 nos Estados Unidos, a sentença Intranet veio com o intuito de facilitar a comunicação corporativa, onde centraliza num único lugar todos os tipos de comunicação dentro de uma organização, de forma segura e a um Custo X Benefício vantajoso para a empresa.

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Fonte: tecnocriativamente.com.br/category/central-de-informacoes/

Elas se utilizam de tecnologia e infraestrutura de internet, tendo como objetivo principal de que as informações centralizadas poderem ser acessadas facilmente, disseminando de forma mais rápida as comunicações internas.

Dessa forma, a intranet corporativa propicia à empresa uma interligação das unidades e dos departamentos – embora fisicamente estejam distantes, diminuição de gastos e ruídos na comunicação, facilidade para divulgação interna de seus produtos e serviços, criação de uma forte identidade corporativa e de um ambiente mais dinâmico e organizado, além de obter pesquisas de opinião rápidas e diretas e racionalizar as rotinas e os processo internos. Assim, as soluções trazidas pela ferramenta podem ser caracterizadas pela: Comunicação, Produtividade, Personalização, Colaboração e Serviços.

De acordo com o Blog da empresa de criação e desenvolvimento de softwares Makesys (blog.makesys.com.br/beneficios-intranet-corporativa), existe uma série de benefícios que essa ferramenta traz para o negócio ao ser implementada. O Blog cita três principais motivos para que uma empresa crie uma intranet ou passe a investir mais nela, caso já a possua:

 

1 Economia de tempo e dinheiro

Esse sempre vai ser um dos principais motivos pelo qual uma companhia vai decidir colocar ou não uma ferramenta em funcionamento: o seu custo-benefício. E a criação e manutenção de uma intranet de qualidade, requerem um custo baixo, se comparado a todas as vantagens que ela traz consigo.

O retorno do investimento é a médio e longo prazo, notado pela economia que terá em treinamentos, viagens e reuniões presenciais, arquivamento, impressão e distribuição de materiais, já que essa plataforma permite o armazenamento de informações e o seu compartilhamento entre as diversas áreas da empresa.

 

2 Agilidade e aumento da produtividade

Outra vantagem importante ao usar essa plataforma é a rapidez com que seus usuários podem trabalhar, facilitando o desenvolvimento de diversos processos administrativos, pois a solução para um problema pode estar ao alcance de um clique.

O uso da intranet evita diversas falhas que poderiam surgir ao tentar resolver algum problema por meio das vias tradicionais. E a atualização online possibilita uma agilidade indispensável para o bom funcionamento de sua rede empresarial.

Esse dinamismo torna a empresa e o seu funcionário muito mais produtivo. Velocidade e precisão são características imprescindíveis dentro de um ambiente corporativo, que precisa sempre de soluções rápidas, práticas e criativas. E a troca de informações online facilita muito essa busca.

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Fonte: barloventotech.com.ar/

A plataforma dá suporte de forma intensa à comunicação empresarial, permitindo a divulgação de informações sobre a empresa, suas políticas e seu mercado, por meio de boletins e periódicos, deixando seus funcionários sempre atualizados.

Com o uso da intranet, também é possível trabalhar o conceito conhecido como “workflow” onde, por meio da rede, os funcionários podem acessar dados de um processo, atualizá-lo (quando autorizados, é claro) e liberá-lo para que outro colaborador ou setor possa finalizar a demanda.

Tudo isso contribui de forma extraordinária para o aumento da produtividade, desde que a empresa mantenha seus funcionários motivados e cientes de todas as atualizações e novas atribuições que estão disponíveis para eles, dentro do ambiente virtual da corporação.

 

3 Promova a interação e mantenha a atualização

Uma das principais causas da intranet não conseguir atingir todo o seu potencial de comunicação dentro de uma companhia, são estes dois fatores: falta de interação e atualização.

Ao criar uma intranet, você deve ter em mente não só o investimento em um ótimo software, mas principalmente em como os seus funcionários vão interagir com essa nova ferramenta. E esse planejamento requer uma participação de todas as áreas que terão acesso a esse ambiente, para que ele seja pensado coletivamente e possam ser definidas as diretrizes a serem seguidas, criando assim, um modelo otimizado para as suas necessidades.

Planejar tudo o que sua intranet vai oferecer é a melhor forma de garantir o uso e a participação efetiva do seu funcionário, no aprimoramento dessa plataforma. Ninguém melhor do que ele para saber quais as deficiências do sistema e o que falta ser feito para torná-lo mais eficaz.

Case de sucesso – Ferramentas para gestão de pessoas, além dos Recursos Humanos

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Hoje em dia existem várias ferramentas de gestão de pessoas, além dos Recursos Humanos, devido o avanço da tecnologia que possibilita a inovação e evolução das formas de se fazer gestão de pessoas.

Abaixo cito um caso de sucesso na implantação de um novo software de intranet na empresa Samarco Mineração S.A atuante no segmento de mineração.

Foi implementado um software de Intranet que provê à área de Comunicação Interna autonomia total na administração do conteúdo a ser disponibilizado para os usuários da corporação.

A SAMARCO MINERAÇÃO S.A. é uma empresa de lavra, beneficiamento, pelotização e exportação de minério de ferro. Fundada em 1977, ocupa hoje a segunda posição no mercado transoceânico de pelotas, comercializando 100% de seus produtos para mais de 15 países na Europa, Ásia, África/Oriente Médio e Américas.

DESAFIO

A empresa já possuía um software que provia acesso à Intranet, mas com a demanda por agilidade em disponibilizar informações de interesse comum à organização e obter maior interatividade entre os colaboradores surgiu a necessidade de substituir este software por um novo.

SOLUÇÃO

Foi implementado um software de Intranet que provê à área de Comunicação Interna autonomia total na administração do conteúdo a ser disponibilizado para os usuários da corporação. O sistema conta com módulos de classificados e cartões de aniversários que permitem total interação entre os colaboradores, além de permitir a criação de enquetes direcionadas a um público alvo definido. O sistema ainda registra os acessos aos conteúdos de forma que a área de Comunicação Interna tenha conhecimento sobre o comportamento e interesses dos seus usuários.

BENEFÍCIOS

– Simplicidade de Gerenciamento do ambiente

– Agilidade para publicar informações
– Alta Interatividade com o usuário
– Centralização das informações

Este case de sucesso nos mostra que gestão de pessoas vai muito além do setor de Recursos Humanos, existem várias formas de se fazer gestão de pessoas e inclusive atualmente é indispensável contar com a tecnologia da informação para facilitar os processos de gestão de pessoas que precisa estar atenta com a comunicação interna, qualidade de vida do colaborador, desempenho individual e coletivo, capacitação, desenvolvimento, remuneração e tantas outras coisas que surgem no dia-a-dia do departamento de Recursos Humanos.

Fonte: http://vixteam.com.br/A-Empresa/Casos-de-Sucesso/samarco-e28093-intranet-329

Intranet Corporativa: Vantagens, recomendações e implementação – Plataforma Lumis na UNIMED (Rio de Janeiro)

Apresentando as etapas fundamentais da Intranet Corporativa na Unimed do Rio de Janeiro, uma entrevista com Rafael Oliveira – Coordenador de Comunicação Corporativa, e Luciano Clemente – Analista de Sistemas, sobre a implantação do projeto Interface 2.0, ferramenta desenvolvida com a plataforma Lumis Portal.

Entrevista reaintranetlizada em Setembro de 2010, mostra de forma sucinta vantagens da Intranet Corporativa, as recomendações, aplicações e o processo de implantação da ferramenta Lumis.

A Rede Social Corporativa vai substituir a Intranet Convencional?

No link abaixo podemos ver uma pesquisa onde aponta a diferença entre a convencional Intranet Corporativa com a Rede Social Corporativa:

http://www.mmcafe.com.br/base-de-conhecimento/a-rede-social-corporativa-vai-substituir-a-intranet-convencional

Tópicos da pesquisa:

Principais problemas e reclamações que os usuários identificam nas Intranets convencionais, são eles:

– Usuários e Gestores não valorizam a Intranet

– É muito difícil e complexo atualizar e manter a Intranet

– As intranets não são acessíveis sempre que necessário

Uma Rede Social Corporativa resolveria todos estes problemas?

As pessoas tendem a gostar mais de Redes Sociais Corporativas, mas só por algum tempo

-Elas são mais fáceis de atualizar

-A maioria das soluções de Redes Sociais Corporativas resolve o problema de acesso a qualquer momento em qualquer aparelho

Quais são os grandes problemas das Intranets atuais?

– Arquitetura da Informação

– Engajamento do Público da Intranet

– Plataforma Tecnológica desatualizada

– Falta de investimento na Infraestrutura de TI