Encontrei esse slide que resume os posts que fiz sobre Wiki e gostaria de compartilhar com vocês! É um seminário de 3 alunos da Universidade Atlântica e eles abordam sobre as “plataformas web abertas” e logo depois sobre wiki – história, conceitos, fatores de sucesso – e ainda expõe sobre alguns softwares disponíveis.
Para completar, gostei muito desses slides do Prof. Leonardo Moraes (2014), que apesar de não ser sobre Wiki, é sobre Gestão da informação e do conhecimento, que tem tudo a ver com o tema e muitas vezes é essa gestão que leva a escolha de implantar um Wiki na organização. É grande mas vale a pena dar uma olhada se o tema te interessa, é bem autoexplicativo!
A Intranet Corporativa é uma rede que se utiliza de tecnologia e da infra-estrutura da internet a fim de centralizar as informações internas das empresas, facilitando o acesso e o compartilhamento desse conteúdo por pessoas autorizadas.
De acordo com a publicação na edição de nº 18 da revista Você S/A (http://exame.abril.com.br/revista-voce-rh/edicoes/18/noticias/use-e-abuse-da-intranet), empresas como a CPFL, Nextel e Cosin descobriram nessa ferramenta um caminho para alcançar seus objetivos mais rapidamente, além de propiciar economia em gastos com comunicação interna, e obter maior interação entre seus colaboradores.
“ A empresa de energia CPFL descobriu como vitaminar sua intranet. Com a crise de 2008, a área de comunicação sofreu cortes severos e teve de transformar tudo que era papel (sete jornais e uma revista) em comunicação online. “Achamos que a mudança iria culminar em perda da efetividade. Fizemos, então, pesquisas e focus group com funcionários e descobrimos que, mesmo com tantos jornais, a comunicação interna já estava pouco efetiva”, diz Carlos Henrique Matos Ramos, gerente de comunicação.
A notícia estimulou a organização a reformular completamente sua estratégia de comunicação. No lugar de vários jornais, a CPFL desenvolveu um portal que, além de centralizar todas as informações da empresa, possibilita que os funcionários comentem as notícias, criem conteúdos próprios e anunciem na seção de classificados. “Vale quase tudo: colocar a foto do filho, comentar sobre a festa junina e anunciar terreno para vender”, explica Ramos. O resultado foi a alta popularidade. Com 2 700 acessos por dia, a intranet da CPFL registra atualmente 1 251 anúncios nos classificados e 2 931 comentários.
Além de atrair seu público e ficar mais sustentável com a eliminação de tantos papéis, a CPFL conseguiu realocar recursos para outros projetos internos. Entre eles está a tevê corporativa, que deve estrear em 2012. Prevista para funcionar das 7 às 19 horas, os programas de tevê serão transmitidos em monitores instalados nas unidades da CPFL em mais de 569 cidades e devem atingir seus 7 000 colaboradores. “Com o projeto, vamos economizar 200 000 reais por ano na redução da impressão de banners e cartazes”, diz Ramos.
Os recursos de tempo e financeiros economizados com a tevê corporativa já têm um destino: a reestruturação da intranet, onde tudo começou. A plataforma deve ser transformada na base da gestão do conhecimento da empresa, além de ser o centro de alinhamento da atuação da CPFL nas redes sociais. “Esse projeto vai levar tempo, mas os ganhos serão ainda maiores”, diz Ramos. Por enquanto, a intranet da CPFL tem outra novidade: os funcionários podem acessar o planejamento estratégico da companhia de 2011 a 2015 em formato de blog.
Assim como a CPFL, a consultoria Cosin explorou os muitos serviços possíveis da intranet para solucionar problemas mais sérios. Com 220 funcionários e 15 clientes ativos, o modelo manual de conversa entre os consultores para evitar retrabalho e garantir que os projetos fossem entregues na hora marcada não era mais possível. A solução adotada foi investir em uma ferramenta que garantisse a comunicação e a troca de conhecimento entre consultores em lugares diferentes. A intranet foi a escolha óbvia. “Vivemos do conhecimento e não podíamos estar sujeitos à paralisação de um projeto porque o consultor teve o laptop roubado”, diz Alessandro Cosin, sócio da consultoria.
O primeiro passo foi construir, com base no SharePoint da Microsoft, uma biblioteca de informações com relatórios e arquivos de projetos atuais e passados. Depois, sobre essa plataforma, foram feitos um cadastro com o perfil dos consultores (para facilitar a contratação para novos projetos) e a criação de comunidades de práticas — um grupo de especialistas em determinado tema, como acontece nas redes sociais. “A nossa sacada foi entender que o conhecimento está espalhado e a intranet pode trazer isso à tona”, conta Cosin.
Vencedor do prêmio Intranet Social 2.0, do Instituto Intranet Portal, o projeto da Cosin não custou nada à consultoria. A própria equipe de TI da empresa fez o desenvolvimento, e a licença de software ficou de graça já que a Cosin é parceira da Microsoft. “Agora, não temos mais medo de crescer. Sem a intranet, o nosso futuro estava travado”, disse Cosin.
Há ainda outro recurso a ser explorado no mundo da intranet — os blogs. Algumas empresas já perceberam que esse instrumento simples e de custo baixo, quando utilizado pelo principal líder, pode ter um resultado incrível na comunicação e até no clima organizacional — o presidente passa a ser visto como um sujeito próximo às bases.
De acordo com Sergio Chaia, presidente da Nextel, o Blog do Presidente desenvolvido há mais de um ano, permitiu uma aproximação entre colaboradores e liderança. “O blog é uma forma de interação direta com todos os colaboradores, uma maneira de estar presente diariamente e estreitar nosso relacionamento. Sem dúvida, é um espaço para uma rica troca de experiências”, afirma.
Chaia escreve de uma a duas vezes por semana e fala sobre tudo: dos livros que leu, lugares que visitou até temas relacionados a gestão. Muito acessado, seu blog tem em média 37 comentários por post.
A Embraer possui processos em duas linhas de atuação: práticas estimuladas e práticas gerenciadas. “Se trabalharmos somente os processos, não conseguimos evoluir com a questão do conhecimento. É preciso trabalhar as pessoas junto com os processos”, disse José Eduardo.
Nas práticas estimuladas, não há a obrigatoriedade, ou seja, a pessoa participa porque vê utilidade. “Começamos a trabalhar nessa vertente – práticas estimuladas – com áreas temáticas de conhecimento, como foco na geração e disseminação do conhecimento e no aprendizado”, conta José Eduardo.
Já as práticas gerenciadas possuem atividades com início e fim definidos, além de terem foco na aplicação e no registro do conhecimento, ou seja, na incorporação do conhecimento. “As práticas gerenciadas são metas que possuem começo, meio e fim e definem aonde queremos chegar”, explica José Eduardo.
Além disso, há também a mentoria, que é a transferência de conhecimento de pessoa para pessoa; o storytelling, do qual se captura o conhecimento por meio de vídeos com grandeknow-how para que fique registrado na organização; e a gestão documental, que é a disseminação da informação certa com a qualidade certa.
Reúso de conhecimento
A Embraer se preocupa com a segurança da informação e propriedade intelectual. Para isso criou as comunidades, que são grupos que compartilham conhecimento. “As comunidades de práticas, por exemplo, têm de ter o objetivo de melhorar determinado assunto. Elas integram as pessoas pelos assuntos, para terem diferentes pontos de vista, para trazerem uma riqueza e diversidade de informações”, explica José Eduardo.
Além disso, o gerente de Sistemas de Gestão da Embraer conta que a comunidade não é uma prática gerencial, que anda sozinha. É necessário ter outras ações em torno dela. “Na Embraer, existe a parte de Lições Aprendidas, de forma que o conhecimento é reutilizado e difundido para a organização”, explica. Em todas as comunidades há um ambiente aberto para as outras comunidades. Para gerar confiança, as reuniões são presenciais e acontecem pelo menos uma vez ao mês.
As premissas das comunidades são:
– Voluntárias;
– criadas por assunto;
– número ideal de membros entre 20 a 40, para facilitar o conhecimento e integração de pessoas;
A gestão do conhecimento engloba vários aspectos ,não se trata apenas de gerir ativos de conhecimento, mas também a gestão dos processos que atuam sobre esses ativos, o que inclui desenvolver, preservar, utilizar e compartilhar conhecimento. Tudo isso com o intuito de atingir os objetivos da organização. Para a maioria dos gestores é difícil perceber claramente os benefícios práticos do mapeamento do conhecimento sobre os processos da empresa. Mas, às vezes é mais fácil perceber o custo de não ter este conhecimento registrado.(TEIXEIRA FILHO, 2000, p. 77)
Dentre os aspectos de gestão do conhecimento, observa-se que o conhecimento diferentemente dos ativos tangíveis cresce à medida que é utilizado e compartilhado.
Mas, para que o conhecimento flua dentro da organização, e para que a gestão do conhecimento funcione efetivamente é necessário criar um ambiente favorável para enxergar uma organização do conhecimento, os executivos devem procurar ver as organizações como se elas fossem constituídas de estruturas de conhecimento.
Teck é a maior companhia de recursos diversificados do Canadá, comprometida com a mineração responsável e desenvolvimento mineral. Produz materiais como o cobre, carvão siderúrgico, zinco e energia, além de desenvolver atividades relacionadas à mineração e processamento de minerais, incluindo exploração, desenvolvimento, fusão, refinação, proteção ambiental, gestão de produtos, reciclagem e pesquisa. É um importante produtor de metais especiais como o germânio e índio.
Sua sede localiza-se em Vancouver, no Canadá, e possui aproximadamente 11.000 funcionários em todo o mundo, possuindo 13 minas no Canadá, Estados Unidos, Chile e Peru. Operam um grande complexo metalúrgico, sendo parceiros em instalação de energia eólica.
A Intranet Corporativa na Teck
A empresa optou pelo uso da ferramenta da Microsoft “Share Point Server 2013” em sua intranet corporativa, a fim de centralizar as informações de suas muitas filiais espalhadas pelo mundo, permitindo um ambiente multilíngue. De acordo com os Consultores da Microsoft Pedro Gonçalves (Arquiteto do Share Point nos Serviços de Consultoria da Microsoft (MCS)), Vinícius Monte (Consultor Sênior do MCS), e Paulo Araújo (Consultor Sênior do MCS), “Os requisitos eram complexos e desafiadores. Nós sabíamos que isso teria que ter um planejamento cuidadoso e design além de um compromisso real da Teck para concluir este projeto. O aspecto da migração para o Share Point Server 2013 por si só, foi significativo”. Anterior ao Share Point Server 2013, a Teck tinha no comando de sua intranet corporativa o Share Point Server 2010. Porém, com a expansão de sua estrutura, escritórios como o de Santiago no Chile acabaram por não se incorporarem à intranet, além do fato de que a empresa começou a criar diversos sites de intranet em toda empresa, descentralizando assim cada vez mais as informações. Tudo isso culminou no fato de que o cenário era de conteúdos desatualizados, de baixa qualidade e de difícil acesso – além de não permitir acesso multilíngue ou específico do local.
Principais objetivos do projeto
De acordo com o artigo publicado no próprio site da Microsoft (https://technet.microsoft.com/pt-br/library/dn500745.aspx), a Teck definiu a seguinte declaração de missão para o projeto: “Desenvolver um novo site de intranet, bilíngue, global que será uma fonte central relevante, intuitiva e simples para comunicações corporativas, gerenciamento e promoção do compartilhamento da informação, e uma fundação para promover a cultura e a comunidade na Teck. A nova intranet corporativa do Share Point Server 2013 na Teck é será um hub global que permite aos funcionários encontrar rapidamente conteúdos relevantes, além de visualizar e publicar tanto o conteúdo multilíngue quanto o conteúdo personalizado baseado na localização.” Os objetivos do projeto, a principio, eram de criar um conteúdo dinâmico de vários locais, centralizar os conteúdos, ativar visualização e criação de conteúdo de idioma neutro e multilíngue e a alternância da preferência de localização e idioma, e contruir uma navegação personalizada e baseada em cada localidade.
Sanando os problemas pré-existentes
Com a implementação do projeto, a Teck passou a ter um site da intranet corporativo que permitiu aos funcionários a visualização do conteúdo corporativo (global) e o específico (local), tudo isso no mesmo site e no idioma de sua localização – Essa abordagem em diversos idiomas e locais foi possível pelo uso de recursos personalizados baseados na função, permissões, e localização. O site apresenta apenas conteúdo relevante e disponível para um usuário específico. Os usuários visualizam conteúdos relevantes no nível local e global e, até certo ponto, conteúdo baseado na função. Isso reduziu o número de páginas exibidas aos usuários e eliminou a necessidade de examinar as páginas de conteúdo sem sentido para encontrar conteúdo relevante. O conteúdo global destina-se a todos os funcionários da Teck, é criado em inglês, e traduzido para o espanhol. O conteúdo local destina-se aos funcionários da Teck, com base na localização (Vancouver ou Santiago) e é específico para o local. O conteúdo local é de idioma neutro e não é traduzido para outros idiomas. O novo site é organizado com base na estrutura informativa do conteúdo. O conteúdo é agrupado por tipo — por exemplo, “Notícias” e “Políticas e Procedimentos” — não pelo departamento ou grupo que o fornece. Na nova estrutura, o conteúdo é agrupado em categorias novas que atendem a diferentes provedores. Para combinar todos os sites existentes em uma intranet centralizada, cada entidade forneceu seu próprio conjunto de sites. A figura a seguir mostra todos os conjuntos de sites e as relações de lógica entre eles.
Dessa forma, houve a garantia de que toda a arquitetura desenhada seja dimensionada e, conforme o conteúdo, aumentada.
Recurso de variações – Idiomas
Quanto ao conteúdo multilíngue, a empresa criou o conteúdo em um idioma principal, e depois se pôs a traduzi-lo conforme necessário, isso pelo recurso de variações, que o SharePoint Server 2013 propicia.
“Cada conjunto de sites na intranet é configurado para criação e publicação de conteúdo com rótulos de variação para cada idioma em que o conteúdo será traduzido. Cada conjunto de sites pode hospedar sites que não utilizam variações. O conteúdo criado nesses sites é considerado de idioma neutro e não é traduzido”
Em substituir de sua antiga intranet corporativa pelo SharePoint Server 2013, a Teck pôde gerenciar de forma mais simples os processos da intranet, reduzindo por exemplo a duplicação de conteúdo. Essa mudança permitiu, dentre os aspectos já mencionados, que os usuários acessem uma única fonte para obterem informações e notícias de toda a empresa, gerando integração entre as informações de nível global e as locais em uma única view.
Segundo o European Guide to Good Practice in Knowledge Management, “gestão do conhecimento é a gestão das atividades e processosque promovem o conhecimento para o aumento da competitividade por meio do melhor uso e da criação de fontes de conhecimento individuais e coletivas”
Atualmente, existe uma dificuldade instaurada em todas as organizações de manterem o conhecimento na organização. As pesquisas mais atuais publicadas em renomadas revistas do pais e do mundo indica que aqueles colaboradores declarados como talentos (aqueles que se destacam pela aplicação de algo ou por serem visionários – o conceito talento é particular de cada organização, pois deve ter como principio a visão, missão e valor de uma organização), ficam em uma organização por aproximadamente 5 anos, depois buscam novos desafios. Esses talentos fazem a diferença, e como a organização pode utilizar as ferramentas de TI para auxiliar na gestão do conhecimento, para que, toda a carga que esse talento deixar na organização, seja aprimorada por outros talentos, mas que não haja re-trabalho na busca de uma solução, e sim na evolução de processos e projetos. Isso traduz o que toda a organização busca: a produtividade, a entrega do colaborador e a evolução constante para ser inovadora e não ser engolida pelo mercado competitivo.
Garantir a gestão do conhecimento é um grande desafio! Temos que investir em pessoas e garantir que essas pessoas queiram gerir conhecimento para que haja evolução de todos. Ao conhecer e doa esse conhecimento, o colaborador terá mais espaço para ir além, mas isso precisa de conscientização, internalização da nova cultura, patrocínio da alta direção e também dos gestores e líderes.
O papel da gestão do conhecimento é dar condições aos colaboradores e para que esses consigam depositar todo o seu potencial criativo, colaborativo e também de contribuição para os fluxos e conhecimento das empresas. A tecnologia da informação proporciona explorar novos mundos a partir de soluções de infraestrutura, como as redes de computadores, integração nos softwares e canais de comunicação claros.
Teorias atuais e vários princípios ensinam os gestores a utilizarem a gestão do conhecimento (vide link). O foco dessa pesquisa é ampliar o quanto a dimensão tecnológica por auxiliar na gestão do conhecimento. Com essa visão, o papel principal da Tecnologia da Informação na gestão do conhecimento é dar alcance, possibilidades, sintetizar, concentrar e acelerar a chegada do conhecimento para o cliente final, para o colaborador interessados. Uma organização com esse principio consegue utilizar o Share Point para postar arquivos que dê visibilidade a projetos e processos unificados com outras áreas. Bibliotecas digitais garantem a publicação de artigos e textos internos falando de projetos, projetos, seminários, eventos externos e outros. Páginas de intranet multifuncionais, onde colaboradores possam postar experiências diferenciadas em sua área e dar visibilidade ao trabalho. Isso garante um início para a gestão do conhecimento atrelada a histórico. Toda organização pode incentivar práticas como essa. Atuações como essa proporcionam a organização uma gestão sistêmica de projeto e amplia a visão de seus colaboradores.
com todos os colaboradores, uma maneira de estar presente diariamente e estreitar nosso relacionamento. Sem dúvida, é um espaço para uma rica troca de experiências”, afirma.
Gestão de Pessoas e Tecnologia da Informação 
Você precisa fazer login para comentar.