A importância da segurança da informação em gestão de pessoas

 

É de extrema importância a segurança da informação em gestão de pessoas, os gestores de pessoas precisam seguir à risca políticas e regras em torna da informação, pois, a informação é um dos bens mais valioso da empresa.

Não adianta empresas investirem rios de dinheiros em sistemas e em outras tecnologias que visam proteger a empresa contra ameaças, se a empresa não criar suas políticas e controles internos, para que as informações não saiam das empresas por meio de pessoas internas.

Cabe aos gestores conscientizar os profissionais sobre a importância da informação para a organização e para elas mesmas. A informação é vital para o negócio é um patrimônio da empresa que necessita de proteção, apesar de não houver 100% de segurança cabe aos gestores criar meios internos para que ela possa ser protegida ao máximo.

Os Gestores necessitam entender o processo da informação dentro da organização, desde o momento em que ela nasce, se correlaciona e se hospeda, toda informação tem um ciclo, onde a mesma precisa ter políticas de acessos, por níveis hierárquicos, etc. Definindo o ciclo da informação os gestores também definirão como será o seu controle, sua disponibilidade, a proteção que ela merece naquele momento até o momento que ela perde o valor e se torna um histórico.

Hoje todos nós temos acesso as informações na palma da mão, você pode ter acesso a informações privilegiadas ou confidências em minutos através de celulares, notebooks etc, a informação está exposta e o maior risco a ela são as pessoas que podem ter acesso a mesma, por isso que cabe aos gestores criar políticas eficientes e dinâmicas que visam a proteção da informação.

TI, Segurança da Informação e Gestão de Pessoas

A Segurança da Informação é a proteção dos sistemas de informação, uma garantia de confidencialidade e segurança de que os dados e informações são acessíveis apenas por pessoas permitidas, obtenção do controle de armazenamento e alterações, assegurar informações dos recursos humanos, de documentos sigilosos, senhas, assim como, prevenir, identificar rapidamente e documentar ocasionais ameaças contra a Organização.

A gestão da Segurança da Informação abrange mais do que gerenciar as soluções de tecnologia, envolve também a Gestão de Pessoas, entretanto algumas empresas descuidam deste importante fator. Caso a informação seja acessada por uma pessoa não permitida e com más intenções, pode causar perdas inestimáveis para a Organização. A política de segurança e a conscientização dos usuários são algumas das possibilidades de se obter controle da informação dentro da empresa.

O papel da Gestão de Pessoas, nesse contexto, é mostrar que todos os recursos humanos presentes na organização são responsáveis pela segurança da informação, sendo papel do Gestor coordenar, assegurar e orientar sua equipe quanto a importância do sigilo, do uso consciente e da preservação da informação, quando se tratando de assuntos confidenciais, seja dentro da empresa ou entre os funcionários. É também papel do Gestor de Pessoas ter a percepção de como as pessoas lidam com as informações, se são usuários instruídos ou incapazes no uso da tecnologia da informação e acesso a assuntos confidenciais. Deve-se considerar que cada membro da sua equipe reage e compreende de formas diferentes as mensagens que lhe são passadas.

É importante que se crie diretrizes a partir da implementação de um conjunto de políticas, processos e procedimentos, que eliminem as vulnerabilidades e seja possível administrar e reduzir riscos, segmentado através de sua importância / relevância, deliberando sobre os níveis de segurança compatíveis e com avaliação do valor da informação e o custo da proteção.

Uma das possibilidades para os gestores é a formação de um grupo de pessoas, formado por profissionais de diversas áreas da empresa, responsáveis por divulgar e criar procedimentos de segurança, com reuniões periódicas e sob a supervisão do Gestor, que busquem criar formas de manter a segurança em todas as áreas, níveis hierárquicos e tipos de informação dentro da empresa. Podendo, inclusive, criar um manual de boa conduta, realizar divulgações interna através dos principais meios de comunicação, além de proporcionar treinamentos, palestras, aplicação de e-learning e criação de controles com eficiência comprovada.

• Uso da Tecnologia da Informação em Gestão de Pessoas:

O emprego da Tecnologia da Informação acelera e uniformiza processos, estabelecendo novos desafios aos gestores, que devem alinhar esforços e recursos, passando a mensurar os resultados estratégicos nas perspectivas da utilização da Tecnologia da Informação. A finalidade é substituir a força e a qualificação humana por um mecanismo que permita que os mesmos processos sejam realizados, a um menor custo, embora com mais controle e facilitando o uso de dados e informações rapidamente.

Na Gestão de Pessoas, a tecnologia pode ser utilizada para automatizar operações que passam a ser realizadas através, por exemplo, do auto-atendimento. Estes sistemas permitem acesso dos funcionários à informações relevantes que administram sua relação com a Organização, atendendo serviços como atualização e consultas a prontuário. Outra importante criação está nos canais de comunicação, onde é possível divulgar políticas, normas e procedimentos da empresa, sendo um facilitador para a publicação de informes e a comunicação direta entre gestor e equipe, colaborando para o processo de integração positiva. Como princípio fundamental, é preciso perceber que as tecnologias são como elementos de mudança organizacional e um facilitador para os gestores na condução dos processos junto a equipe.

A aplicação da tecnologia colabora também para o estabelecimento da segurança e confiabilidade dos sistemas de informação de uma empresa, onde permite maior controle, organização e, como resultado, mais produtividade de seus profissionais, seja no RH ou em qualquer área na empresa, que passam a ter um tempo maior para se dedicarem a análises.

Gestão de Pessoas e Tecnologia da Informação

• Qual a importância da segurança da informação em Gestão de Pessoas?Segurança da informação é importante em todos os setores de uma organização.No departamento de Gestão de pessoas é importante ter segurança da informação, pois é neste departamento que estão todas as informações referentes ao desempenho, plano de carreira e desenvolvimento individual de cada colaborador.Por exemplo: A avaliação de desempenho de cada colaborador no sistema utilizado pela empresa só pode ser acessada pelo gestor, TI e RH, outro gestor ou outros colaboradores não podem ter acesso as informações da avaliação desempenho, o histórico de cada colaborador relacionado ao seu desenvolvimento de carreira deve ficar no poder do RH, sendo disponibilizado somente ao gestor ou o próprio colaborador.É extremamente necessário que o sistema utilizado pela empresa tenha login e senha individualizado, cada departamento dever ter acesso a pasta do departamento de forma exclusiva, sem que pessoas de outros departamentos visualizem informações confidenciais.

  As informações contidas junto a área de gestão de pessoas não podem sair do âmbito do RH, superiores imediatos e próprio colaborador, pois são informações confidenciais e devem ser mantidas em sigilo sempre, pois se as informações passarem a ser disponíveis a todos, poderá gerar muita confusão e perca de credibilidade do setor de Recursos Humanos junto aos colaboradores. Sendo assim concluo que segurança da informação em gestão de pessoas é indispensável e está fora de cogitação a atuação do setor sem suporte do departamento de TI, pois este departamento que tem know how para garantir a segurança da informação nos sistemas utilizados pela empresa e o departamento de gestão de pessoas deve ter postura ética de manter as informações que conhece em sigilo.

  

• Uso da tecnologia em Gestão de pessoas.Conheço o uso da tecnologia da informação junto a área de gestão de pessoas de forma mais “elaborada” no sistema de avaliação de desempenho, na empresa que trabalho contamos com o apoio do TI na implantação desta ferramenta e atualmente nos oferecem suporte para extração das informações que são utilizadas na elaboração do plano anual de treinamento.No dia-a-dia usamos os equipamentos eletrônicos e ferramentas tecnológicas para execução de atividades burocráticas ou práticas.Exemplo: O uso de computador, uso de internet e uso do pacote office.

  Computador – Utilizo para acesso a documentos referente as atividades do meu departamento. Exemplo de documentos: lista de presença, solicitação de treinamento externo, movimentação de pessoal (para promoções, transferências, abertura de vagas e desligamento), planilhas de controle de promoções, avaliação de experiência, eficácia de treinamento, etc.

  Internet – Envio de comunicados, agendamento de treinamentos, alinhamento de informações e pesquisas

  Pacote office – Elaborar planilhas de controles, documentos, comunicados e registros.

  A empresa que trabalho o sistema que temos é utilizado somente para folha de pagamento, processo de admissão, recisão e férias, a parte de recrutamento e seleção e treinamento e desenvolvimento, utilizamos o recurso de planilhas no excel e documentos no word, mas se tivéssemos o recurso de um sistema para gestão do RH estratégico (R&S e T&D) seria possível uma melhora significativa em nossos processos, ter este recurso mais avançado é possível, pois temos o respaldo da tecnologia da informação que está em constante desenvolvimento, mas no momento ter este recurso não é uma prioridade da empresa.

  Atualmente a área de Gestão de pessoas depende da Tecnologia da informação, mesmo sem os benefícios de sistemas de gestão, a tecnologia da informação pode auxiliar a área de gestão de pessoas, evitando que o processos fiquem lentos, hoje em dia precisamos de agilidade e soluções rápidas, pois a demanda de trabalho só tende a aumentar e a tecnologia oferece suporte para facilitar as atividades e otimizar o nosso tempo.

   

  

Segurança da Informação

Com o crescimento constante dos meios tecnológicos, o armazenamento das informações das empresas é cada vez mais feito em computadores.

Muitas empresas não percebem a  importância de proteger essas informações e o valor que elas tem. As ameaças a que elas estão expostas são constantes e a finalidade da segurança da informação tem é garantir a confidencialidade a disponibilidade e a integridade desses dados.

Podemos definir como informação todo dado ou conteúdo que possua valor para a organização ou para o indivíduo e que tem a capacidade de ser armazenado.A segurança da informação se relaciona com a proteção desses dados, e o seu  objetivo é preservar o seu valor.

Se um sistema está vulnerável, ele pode sofrer ataques de pessoas mal intencionadas querendo roubar informações.

Por possuir valor, as empresas precisam se preocupar com essa proteção, a gestão de pessoas pode se beneficiar muito das ferramentas oferecidas pela tecnologia, garantir que essas informações estejam seguras é de suma importância.

A importância da segurança da informação Gestão de Pessoas

Qual é a importância da segurança da informação em gestão de pessoas?

R: A informação é o patrimônio da empresa é muito importante protege-la, além do aumento das preocupações das organizações com a proteção e a seguranças das informações.

As organizações estão cada vez mais expostas aos riscos causados pelo vazamento de suas informações. Esse vazamento poderá ser dado através de uma invasão física. A preservação da informação é de responsabilidade de todos os colaboradores, que na maioria das vezes não estão preparados para lidar e reconhecer situações de riscos. Por exemplo, um colaborador insatisfeito pode revelar segredos estratégicos que causem impactos a imagem da empresa ou perdas financeiras.

É importante que as empresas invistam em mecanismos modernos para o controle de informações em ações, um programa de segurança da Informação, capaz de instruir e conscientizar toda a equipe.

Como utilizar TI em gestão de pessoas?

R: O profissional em TI tem que ser versátil aqui nas empresas, tem que ter mais jogo de cintura, ou melhor, tem que ser um profissional completo , não só em relação a tecnologia é importante ele conhecer o todo; porque o profissional de RH tem dificuldade imensa em fazer a seleção por não conhecer como funciona a área de TI.

Mas para isso é preciso ter uma adaptação em nossa cultura, os profissionais do RH tem grande dificuldade enorme em qualificar o que ela realmente precisa e depois achar esse profissional no mercado; uma noção clara de como a internet, softwares web, portal, BI e BPM integrados a um ERP de RH podem ajudar nessa missão. Afinal, essas ferramentas e conceitos postos em prática têm gerado resultados significativos nas organizações, sendo hoje uma realidade.

Gestão de Pessoas e Tecnologia da Informação

QUAL A IMPORTÂNCIA DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO EM GESTÃO DE PESSOAS?

            A segurança da informação visa garantir a integridade, confidencialidade, autenticidade e a disponibilidade das informações processadas pela organização. Entende-se integridade como fidedignidade de informações, ou seja, sinaliza a conformidade de dados armazenados com relação às inserções, alterações e processamentos autorizados efetuados. Já a confidencialidade consiste na garantia de que somente pessoas autorizadas tenham acesso às informações armazenadas ou transmitidas por meio de redes de comunicação. Autenticidade versa sobre a garantia da veracidade da fonte das informações, pois é possível confirmar a identidade da pessoa ou entidade que presta as informações. Por fim, manter a disponibilidade de informações pressupõe garantir a prestação contínua do serviço, sem interrupções no fornecimento de informações para quem de direito.

            O monitoramento efetivo, a identificação dos incidentes e a velocidade nas respostas vêm sendo um dos maiores gaps de boa parte dos planos de respostas a incidentes colocados em prática atualmente. Segundo especialistas, um dos maiores erros é não levar em conta o tripé: pessoas, processos e tecnologias. Portanto, um dos maiores desafios é garantir que nenhuma ocorrência deixe de receber a devida resposta, no momento em que ela acontece.

            Especialista em Segurança da informação, Dario Caraponale, sugere cinco ações para os profissionais responsáveis pela área: definir política de segurança da informação alinhada com a norma ISSO/IEC 27000, implementar sistema de gestão da segurança de informação, manter de forma sistemática todos os processos e procedimentos, realizar planos de educação e conscientização dos usuários e, por fim, investimentos em um centro de operações de segurança.

USO DA TECNOLOGIA EM GESTÃO DE PESSOAS

            Para que haja transformação é necessário uma mudança tecnológica, já que o uso da tecnologia tem se apresentado como importante suporte as mais variadas e complexas demandas em RH. Dentre as opções mais flexíveis e produtivas estão as ferramentas como: portais, web, ferramentas de Business Inteligence (BI) e Business Process Management (BPM) integrados a módulos de folha de pagamento, recrutamento e seleção, cargos e salários, entre outros. Tais ferramentas possibilitam acesso direto de um colaborador a outro colaborador, à gestão de recursos humanos, às informações a respeito do negócio e, principalmente, a trabalhar essas informações e processos com alta produtividade e assertividade gerando produtividade e conhecimento.

            A implementação da tecnologia da informação vem sendo considerada uma maneira de viabilizar novos arranjos organizacionais da gestão de pessoas. Estes sistemas possibilitam o amplo acesso do funcionário a informações e funções personalizadas e relevantes para a administração de seu relacionamento com a organização.

            É necessário que os gestores de pessoas conheçam essas tecnologias, pois essas ferramentas estão aí para auxiliar, e sua implementação como ferramenta de apoio a uma gestão de pessoas moderna significa inovação, mantendo nossas organizações competitivas e trazendo os resultados tão cobrados e esperados.

A importância de TI e segurança da informação para Gestão de Pessoas

                           A importância da TI para Gestão de Pessoas

Com o passar dos anos todos os setores da organização vêm se modernizando, desde os processos produtivos até a expedição e entrega das mercadorias ao consumidor final. Softwares específicos de gestão estão proporcionando mais agilidade e competitividade às empresas e aquelas que ainda não possuem tal tecnologia são pressionadas em direção à modernização. Embora existam softwares para todos os setores da organização a área de gestão de pessoas é a que menos se beneficia de tais tecnologias. Grandes organizações enxergam os benefícios em se investir em TI voltado a gestão de pessoas, mas as pequenas e médias empresas relutam em modernizar tais setores. Se por um lado a forma de gerir pessoas necessita de maior envolvimento e comprometimento, por outro, também as pessoas estão mudando sua expectativa perante o trabalho. Nesse sentido os softwares atuam como instrumentos capazes de guiar a organização na modernização de sua cultura e das práticas relacionadas à gestão de pessoas de maneira evolutiva, para isso é necessário entender as causas que levam as organizações a perder seus profissionais e as consequências tangíveis e intangíveis desse fato. Mais do que tendência às organizações, pequenas ou grandes, devem enxergar as melhorias proporcionadas pela TI e estas impactam nas práticas de RH em diversas frentes, tais como:

• Recrutamento e Seleção;
• Treinamento e Desenvolvimento (T&D);
• Gestão de Desempenho;
• Carreira e Sucessão;
• Gestão de benefícios;
• Folha de pagamento e Planejamento de Pessoal;

A TI atuando na Gestão de Pessoas como Segurança da Informação Cada vez mais existe uma preocupação das organizações em relação à segurança da informação e ficou claro na implementação do sistema de segurança da informação a organização deve promover uma parceria com a área de gestão de pessoas, sem isso, mesmo tendo as melhores tecnologias, os resultados não serão o esperado. Gestores inteligentes são capazes de antever mudanças e se adaptam rapidamente aos novos modelos de gestão, na gestão de pessoas essa situação não é diferente, proteger os dados da empresa também é uma preocupação do RH. O maior desafio quando se fala em segurança da informação é garantir o processo continuo recomendado pelas normas de segurança da informação, porém o monitoramento efetivo vem sendo o maior gap com um plano de respostas a incidentes que levem em conta o tripé da segurança da informação: as pessoas, os processos e as tecnologias. Somente assim será possível avançar rumo a uma segurança da informação com resultados positivos e retorno dos investimentos, independente das ferramentas utilizadas. É necessário que as organizações se apoiem na elaboração de planos abrangentes que possam ser executados e controlados corretamente, ou seja, todas as tarefas e procedimentos previstos na política de segurança devem ser rigorosamente monitorados e a reação às ocorrências deve ser preventivas e no tempo exato.

Gestão de Pessoas na Segurança da Informação

Qual a importância da Segurança da Informação em Gestão de Pessoas?

Quando se fala de segurança da informação é comum as pessoas associarem o tema a hackers e vulnerabilidades em sistemas, e entende-se que a empresa precisa de um bom antivírus, um firewall e ter todos os seus “patches” aplicados no ambiente tecnológico. Com certeza são questões importantes, porém a Segurança da Informação não está limitada a somente a isso e é importante deixar isso claro a todos que fazem parte da organização.

Um Gestor deve estar atento a itens como, por exemplo, Políticas, Normas e Procedimentos, Controle de Acesso, Conscientização dos Usuários, entre outros. É muito importante que todos os colaboradores compreendam o negócio da organização, conheça seus valores e seu código de ética, saiba o que é importante para essa organização. Se não for assim dificilmente protegerá as informações adequadamente.

Em Segurança da Informação, os valores individuais são considerados juntamente com os corporativos, uma vez que o indivíduo passa a ser responsável pelo que é valoroso para a sua organização.

Esses conjuntos de regras orientam as práticas estabelecidas independentemente de seus status funcionais, desempenhando papeis importantes para a segurança da informação.

Cases:

Caso Amil

A segurança dos sistemas de informação sempre foi uma grande preocupação da Amil. Segundo Eduardo Barbosa, analista de suporte e responsável pela área de segurança e rede da Amil, as soluções de código aberto se mostraram eficazes quando a rede da empresa era pequena. Mas a estrutura da Amil cresceu e as soluções utilizadas não supriam mais a demanda, vulnerabilizando a rede diante das constantes ameaças do ambiente web. Após avaliar as necessidades do ambiente de negócios da Amil, a equipe de projetos da Compugraf propôs uma estrutura de segurança apoiada em ferramentas da CheckPoint. Com a nova estrutura de segurança da Amil é possível identificar por meio da conexão se está sendo alguma anomalia está sendo transmitida. Caso isso aconteça, a conexão à rede é bloqueada e o usuário notificado. A Amil está gerenciando com segurança sua rede, site corporativo e o acesso dos colaboradores à Internet, tendo como um dos principais ganhos a redução de 85% no recebimento de spams. É possível também parametrizar as características dos tipos de e-mails que os usuários são autorizados a receber, controlando tamanho e tipo de arquivo, monitorando a quantidade de mensagens recebidas e enviadas. A agilidade de identificação, bloqueio e eliminação de anomalias trouxeram também grande economia de tempo para a Amil.

Uso da Tecnologia em Gestão de Pessoas

Em um mercado tão competitivo como o de hoje, as empresas disputam os profissionais que fazem a diferença. Isso se tornou um desafio para os RHs e gestores a criar formas para atrair e reter talentos. A tecnologia se tornou uma importante aliada nos processos como: buscar talentos, automatizar processos de negócio, gerir competências e desempenho, desenvolver talentos, aumentar a comunicação e interação entre líderes e colaboradores e dispor informações para tomada de decisões.

A tecnologia fez com que a gestão de pessoas também seja responsabilidade dos gestores e não só do departamento de Recursos Humanos. Com a automatização de vários processos como realizar consultas, propostas e apontamentos sobre salários, promoções, benefícios, treinamentos, carreira, recrutamento e outros temas está cada vez mais acessível, gerando mais autonomia e agilidade para as tomadas de decisão.

Com o uso de portais corporativos, onde as políticas, normas e procedimentos estão disponíveis, os colaboradores também fazem uso da tecnologia e não precisam ir ao RH para tirar dúvidas, por exemplo, assim passam a ter mais autonomia dando mais transparência na relação com todos os níveis. As interfaces estão cada vez mais intuitivas, facilitando o uso por pessoas sem muita intimidade com a informática.

A tecnologia deve ser uma aliada das organizações empresariais. Podem auxiliar na condução de diversos processos, na qualidade de produtos e serviços e na redução de custos.

Cases:

Caso  Network

A Empresa Network tem seu segmento como prestadora de serviços na área de informática. Voltado hoje para gestão de pessoas buscando um alto desempenho dos processos realizados, através de sistemas integrados, software ERP e outras ferramentas que dispõe o sistema de informação. Para a empresa a tecnologia faz o diferencial, baseado nos talentos das pessoas.

A empresa tem uma preocupação com o desenvolvimento dos responsáveis pelo setor de recursos humanos, por isso procura desenvolver as habilidades de todos na utilização de tecnologias em seu departamento, demonstrando isso através de investimentos em cursos e treinamentos preparatórios aos funcionários, e habilitando-os para executar as atividades de maneira mais dinâmica e estratégica.

No momento, sua visão na utilização da TI é na captação e retenção de profissionais talentosos, acreditando que se seu pessoal tiver potencial, será suficiente para alcançar os objetivos da empresa.

SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO EM GESTÃO DE PESSOAS

Hoje em dia, a informação e o conhecimento são bens de extrema importância de uma organização, assim como as pessoas, seus colaboradores e clientes (internos e externos). O conceito de segurança da informação não se aplica apenas à tecnologia da informação utilizada na empresa, mas também a todo restante das informações que circulam diariamente para que os processos sejam feitos de forma correta, eficaz e que permitam a empresa continuar no mercado (incluindo a proteção de seus diferenciais, sejam eles para produtos ou serviços), sendo isso ligado diretamente à gestão de pessoas.

Confidencialidade (limitar acesso apenas aos autorizados), disponibilidade (informação disponível apenas a uso legítimo aos autorizados), integridade (manter características originais estabelecidas pelo proprietário da informação) e autenticidade (garantia de que a informação é proveniente da fonte anunciada, sem mudanças ao longo de um processo) são elementos básicos, segundo padrões internacionais – ISO/IEC 17799:2005 -, que englobam o conceito ‘segurança da informação’.

É possível perceber, assim, a importância da segurança da informação em gestão de pessoas, que é necessária para proteger o andamento dos processos da empresa e mantê-la no mercado. A gestão de pessoas necessita da segurança da informação, já que esta cuida do bem mais precioso das organizações: as pessoas. Todos os valores, normas, procedimentos e metas da organização precisam estar claros para cada colaborador, para que este possa participar de forma eficaz da segurança da informação, utilizando de forma legítima todas as informações valiosas que obtém da corporação. Os profissionais de recursos humanos vão utilizar todos os elementos e métodos da segurança da informação a seu favor e a favor da empresa, confidenciando e disponibilizando as informações certas para as pessoas certas, garantindo a integridade e autenticidade das informações que circulam na organização e fora dela e das informações que pertencem ao próprio colaborador, protegendo-o também quando for preciso.

Case: Maricopa Community Colleges

“Em um dos vazamentos mais sérios do ano de 2013 nos Estados Unidos, 2,4 milhões de informações acadêmicas de alunos da instituição vazaram na internet, juntamente com dados como números de identidade, carteiras de motoristas e até mesmo informações bancárias. O segundo lote de informações incluía ainda funcionários da universidade.

Em resposta ao caso, o órgão anunciou investimentos de mais de US$ 7 milhões em segurança da informação, de forma a evitar mais problemas do tipo.” (fonte: http://corporate.canaltech.com.br/materia/seguranca/Relembre-os-maiores-vazamentos-de-informacao-de-2013/#ixzz3aW6fvFdQ, acesso em 18/05/2015)

USO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO EM GESTÃO DE PESSOAS.

A tecnologia da informação parece ser algo que não será mais possível de nos desvincularmos, apenas nos tornaremos mais e mais dependentes desta. Esta é definida como o conjunto de todos os recursos da computação utilizados para produzir, armazenar, transmitir, acessar, proteger e usar informações. É muito importante para toda e qualquer organização, utilizando da forma correta, para fortalecer e administrar melhor seus processos, já que o uso da tecnologia facilita muito o uso das informações entre os colaboradores e as diversas áreas/setores da organização.

É importante ressaltar que em gestão de pessoas a tecnologia é ferramenta de extrema importância para a realização de todos os processos dentro da área: a procura por novos talentos no mercado, a seleção e a retenção destes. Desde a contratação de um novo colaborador ao seu desligamento da empresa, hoje em dia, é feito com auxilio de um sistema de informação, onde todas as informações daquele colaborador são processadas, armazenadas e utilizadas quando for preciso, inclusive para checar seu desenvolvimento na organização – e assim poder melhorá-lo -, fazer o pagamento de seu salário e aplicar advertências.

Normalmente as organizações utilizam um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), que interliga todas as informações entre todas as áreas da empresa (financeira, RH, compras, vendas, produção…). Assim, cada colaborador tem acesso às informações necessárias para desenvolver as atividades de sua função, e o sistema armazena todas as informações sobre a empresa como um todo, sendo essencial para a tomada de decisão gerencial, assim como para a gestão de pessoas (para aplicar a gestão por competências, por exemplo). TOTVS, SAP e Oracle são exemplos de empresas reconhecidas no mercado que oferecem esse tipo de serviço, podendo o ERP ser personalizado para cada organização, de acordo com o tipo de produto/serviço oferecido e seus objetivos com o uso do sistema.

Além da utilização de sistemas, a gestão de pessoas ainda pode utilizar a tecnologia da informação de outras formas, para outros fins, como a internet ser ou não liberada totalmente (com direito a usar redes sociais) para todos os seus colaboradores ou até mesmo apenas para alguns, com o objetivo de aumentar a produtividade e/ou diminuir o estresse do trabalho.

Tecnologia da Informação em Gestão de Pessoas – Pesquisa

Atualmente as organizações (o mundo corporativo) sempre estão em constantes mudanças para se adequar a necessidade do mercado, da economia e da cultura atual daquela organização. E assim, cada vez mais, a tecnologia está à frente das práticas corporativas que regem os serviços e indústrias. Exemplificando: antigamente, processos contábeis, financeiros de uma empresa era dependente de pessoas, na execução de atividades transacionais (burocráticos processo de alimentação de planilha, arquivamento e outros) e também as práticas estratégicas. Pensando em recursos humanos, uma avaliação de desempenho, a um tempo atrás, mobilizava equipes de RH direcionadas para garantir a logística de entrega dos formulários, orientação as equipes e compilação desses dados. Atualmente, com a utilização de um sistema adequadamente alimentado e com suporte especializado o processo precisa apenas de duas pessoas para pensar em melhorias do processo e auxilio aos colaboradores, ou seja, o RH, com ajuda de TI, está deixando de ser tão transacional e está passando a ser mais estratégico, graças a facilidade que os sistemas, software que atuam na maioria das organizações atualmente. Existe uma necessidade intrínseca e constante de melhorias dentro de uma organização e TI faz parte desse processo, TI é protagonista e não mais coadjuvante.

Voltando a falar da atuação em RH, pensando há 20 anos passados, sem muito a ajuda de TI, os processos não tinham governança, não seguiam uma linha padrão para execução, pois cada um exercia da maneira que achava melhor, são pessoas atuando frente a processo e cada pessoa tem sua particularidade. Se essas pessoas desempenhassem um ótimo trabalho frente ao processo, eram consideradas como colaboradores-chaves para a organização, ou seja, só essa pessoa sabe fazer a função, e assim não havia uma gestão do conhecimento e também a gestão dos processos, o que dificulta melhoria. Se a organização perder o colaborador, perdia-se tudo, e o próximo deveria começar do “zero”, isso impacta em custo (retrabalho) e falta de produtividade da organização (vulnerabilidade e risco). Atualmente, a segurança da informação auxilia todos os processos de RH, desde a folha de pagamento até a avaliação de desempenho (processo esse mais voltado a gestão de pessoas), com isso há governança dos processos, padronização na gestão de processos-chaves, gestão do conhecimento dentro da organização e mais produtividade para que o RH atue de forma mais estratégica na busca de melhoria de processos, mapeamento de gaps e auxilio aos gestores para desenvolvimento da equipe (células internas com foco em gestão de pessoas e universidades corporativas). A segurança da informação proporcionou o amadurecimento do RH (deixar de ser transacional, operacional, para passar a ser estratégico, agir em soluções de processo e garantir excelência em desenvolvimento de pessoas) e sem isso, estaríamos (falando enquanto RH), realizando apenas folha de pagamento sem processo de desenvolvimento. Organizações com RH estratégicos, são organizações mais competitivas no mercado com atuações de equipes de alto desempenho, pois os sistemas ajudam a serem mais produtivas as atividades transacionais (folha de pagamento) para deixar mais espaço para as atividades corporativas (desenvolvimento, educação de pessoas).

Para proteger uma informação, o colaborador precisa ter clareza do plano estratégico da organização, quais missões e valores ele terá que dedicar dentro da organização para conseguir atuar como alto potencial, ele precisa saber do negócio ou os negócios que esta domina, o código de ética e o que é importante para a organização, ou seja, ele tem que estar inteiro como colaborador (facilitador de processos internos) e deve ser colaborativo. Além disso, ele deve ser instruído corretamente como que funciona as frentes de TI da organização e como ele garante a segurança da informação de onde ele atual. Na organização que trabalho atualmente, na integração tem uma palestra sobre segurança da informação e governança de processos, e ainda há um e-learning falando de como executar e garantir essa segurança frente aos sistemas e rede que a empresa possui. Esse e-learning deve ser realizado em 30 dias após a admissão e é reportado ao gestor a não execução e também a necessidade de reciclagem do módulo. Esse lembrete é realizado pela universidade corporativa da organização que se preserva a segurança da informação: o gestor é comunicado pela não execução de seu colaborador, e essa informação é passada ao colaborador e ao gestor apenas, não há exposição deste frente a equipe ou colegas e isso também é um ganho da segurança da informação: alguns dados devem ser sigilosos, outros não, outros devem ser direcionados e isso auxilia também no clima organizacional.

Outro processo de gestão de pessoas que é essencial e a segurança da informação deve funcionar muito bem é na frente de RH responsável por benefícios, cargos e salários. Na empresa que atuo, é uma holding, e cada empresa tem suas particularidades de cargos, salários e benefícios, sendo assim, TI e RH são responsáveis por demarcarem o que cada gestor deve ter acesso e como ele deve atuar frentes as particularidades, isso engloba sindicato e governança de todos os processos de RH. Exemplificando: a empresa X, tem salário de 2000,00 para o cargo de assistente administrativo com um pacote de benefícios que engloba vale refeição e alimentação, vale transporte, assistência médica e odontológica, previdência privada e empréstimo. A empresa y, oferece 2000,00 a um assistente administrativo, mas possui assistência médica, odontológica e previdência. Dentro de uma equipe, um gestor pode ter colaboradores da empresa x e y e ele precisa ter discernimento de líder para atuar frente a isso, mas precisa de um sistema e segurança na rede que preserve essa informação para que não deixe ambos os colaboradores expostos. Para as informações é necessário definir um nível de acesso do usuário, ou seja, direcionar um acesso mais abrangente ao gestor (gerar relatórios e navegar nas particularidades da equipe) e menos abrangente ao colaborador (apenas consulta). Da mesma forma, transações no SAP, sistema integrado utilizado na empresa que atuo. Sou responsável por processos de gestão de pessoas como avaliação de desempenho, estagiários e talentos, eu tenho acesso somente a essas transações, posso digitar qualquer outra de outro processo que não sou coordenadora, como recrutamento e seleção, que eu não poderei acessar. Isso é segurança da informação: informações são dados e dados são essenciais para a gestão mas esses devem ser direcionados com cautela e para as pessoas corretas para que não haja exposição de pessoas, processo e projetos, prejudicando a organização. A segurança da informação é para garantir governança de uma área e contribuir com a gestão do conhecimento.

Falando um pouco sobre a importância de TI para a gestão de pessoas, como já dito acima, a evolução da tecnologia, ajuda os profissionais de RH a serem mais estratégicos, pois as atividades transacionais serão facilitadas e operacionalizadas por sistemas padronizados e sincronizados com todas as frentes de uma organização e os profissionais de RH tornaram-se mais estratégicos, sendo produtivos e direcionando o tempo de forma adequada. Na empresa onde trabalho, a avaliação de desempenho é por SAP e isso garante assertividade para os gestores e para os colaboradores, já é o quarto ano consecutivo e confirma isso que disse acima, os profissionais ficam focados em melhorias na forma de avaliar e como auxiliar os gestores no processo de desenvolvimento dos subordinados e os suportes de TI responsável por garantir a sincronização e funcionalidade do sistema, isso foi um ganho de tempo e de qualidade. Como comparativo, destaco o processo de participação na pesquisa Melhores Empresas para se trabalhar da revista época, onde as senhas para respostas do questionário, é por papel ainda e temos que deslocar um profissional somente para garantir a logística deste processo, o que acaba engessando o profissional com capacidade de ir além.

Sinergia entre os processos de RH e TI contribui para o crescimento, evolução e transformação de uma organização.