Atualmente as organizações (o mundo corporativo) sempre estão em constantes mudanças para se adequar a necessidade do mercado, da economia e da cultura atual daquela organização. E assim, cada vez mais, a tecnologia está à frente das práticas corporativas que regem os serviços e indústrias. Exemplificando: antigamente, processos contábeis, financeiros de uma empresa era dependente de pessoas, na execução de atividades transacionais (burocráticos processo de alimentação de planilha, arquivamento e outros) e também as práticas estratégicas. Pensando em recursos humanos, uma avaliação de desempenho, a um tempo atrás, mobilizava equipes de RH direcionadas para garantir a logística de entrega dos formulários, orientação as equipes e compilação desses dados. Atualmente, com a utilização de um sistema adequadamente alimentado e com suporte especializado o processo precisa apenas de duas pessoas para pensar em melhorias do processo e auxilio aos colaboradores, ou seja, o RH, com ajuda de TI, está deixando de ser tão transacional e está passando a ser mais estratégico, graças a facilidade que os sistemas, software que atuam na maioria das organizações atualmente. Existe uma necessidade intrínseca e constante de melhorias dentro de uma organização e TI faz parte desse processo, TI é protagonista e não mais coadjuvante.
Voltando a falar da atuação em RH, pensando há 20 anos passados, sem muito a ajuda de TI, os processos não tinham governança, não seguiam uma linha padrão para execução, pois cada um exercia da maneira que achava melhor, são pessoas atuando frente a processo e cada pessoa tem sua particularidade. Se essas pessoas desempenhassem um ótimo trabalho frente ao processo, eram consideradas como colaboradores-chaves para a organização, ou seja, só essa pessoa sabe fazer a função, e assim não havia uma gestão do conhecimento e também a gestão dos processos, o que dificulta melhoria. Se a organização perder o colaborador, perdia-se tudo, e o próximo deveria começar do “zero”, isso impacta em custo (retrabalho) e falta de produtividade da organização (vulnerabilidade e risco). Atualmente, a segurança da informação auxilia todos os processos de RH, desde a folha de pagamento até a avaliação de desempenho (processo esse mais voltado a gestão de pessoas), com isso há governança dos processos, padronização na gestão de processos-chaves, gestão do conhecimento dentro da organização e mais produtividade para que o RH atue de forma mais estratégica na busca de melhoria de processos, mapeamento de gaps e auxilio aos gestores para desenvolvimento da equipe (células internas com foco em gestão de pessoas e universidades corporativas). A segurança da informação proporcionou o amadurecimento do RH (deixar de ser transacional, operacional, para passar a ser estratégico, agir em soluções de processo e garantir excelência em desenvolvimento de pessoas) e sem isso, estaríamos (falando enquanto RH), realizando apenas folha de pagamento sem processo de desenvolvimento. Organizações com RH estratégicos, são organizações mais competitivas no mercado com atuações de equipes de alto desempenho, pois os sistemas ajudam a serem mais produtivas as atividades transacionais (folha de pagamento) para deixar mais espaço para as atividades corporativas (desenvolvimento, educação de pessoas).
Para proteger uma informação, o colaborador precisa ter clareza do plano estratégico da organização, quais missões e valores ele terá que dedicar dentro da organização para conseguir atuar como alto potencial, ele precisa saber do negócio ou os negócios que esta domina, o código de ética e o que é importante para a organização, ou seja, ele tem que estar inteiro como colaborador (facilitador de processos internos) e deve ser colaborativo. Além disso, ele deve ser instruído corretamente como que funciona as frentes de TI da organização e como ele garante a segurança da informação de onde ele atual. Na organização que trabalho atualmente, na integração tem uma palestra sobre segurança da informação e governança de processos, e ainda há um e-learning falando de como executar e garantir essa segurança frente aos sistemas e rede que a empresa possui. Esse e-learning deve ser realizado em 30 dias após a admissão e é reportado ao gestor a não execução e também a necessidade de reciclagem do módulo. Esse lembrete é realizado pela universidade corporativa da organização que se preserva a segurança da informação: o gestor é comunicado pela não execução de seu colaborador, e essa informação é passada ao colaborador e ao gestor apenas, não há exposição deste frente a equipe ou colegas e isso também é um ganho da segurança da informação: alguns dados devem ser sigilosos, outros não, outros devem ser direcionados e isso auxilia também no clima organizacional.
Outro processo de gestão de pessoas que é essencial e a segurança da informação deve funcionar muito bem é na frente de RH responsável por benefícios, cargos e salários. Na empresa que atuo, é uma holding, e cada empresa tem suas particularidades de cargos, salários e benefícios, sendo assim, TI e RH são responsáveis por demarcarem o que cada gestor deve ter acesso e como ele deve atuar frentes as particularidades, isso engloba sindicato e governança de todos os processos de RH. Exemplificando: a empresa X, tem salário de 2000,00 para o cargo de assistente administrativo com um pacote de benefícios que engloba vale refeição e alimentação, vale transporte, assistência médica e odontológica, previdência privada e empréstimo. A empresa y, oferece 2000,00 a um assistente administrativo, mas possui assistência médica, odontológica e previdência. Dentro de uma equipe, um gestor pode ter colaboradores da empresa x e y e ele precisa ter discernimento de líder para atuar frente a isso, mas precisa de um sistema e segurança na rede que preserve essa informação para que não deixe ambos os colaboradores expostos. Para as informações é necessário definir um nível de acesso do usuário, ou seja, direcionar um acesso mais abrangente ao gestor (gerar relatórios e navegar nas particularidades da equipe) e menos abrangente ao colaborador (apenas consulta). Da mesma forma, transações no SAP, sistema integrado utilizado na empresa que atuo. Sou responsável por processos de gestão de pessoas como avaliação de desempenho, estagiários e talentos, eu tenho acesso somente a essas transações, posso digitar qualquer outra de outro processo que não sou coordenadora, como recrutamento e seleção, que eu não poderei acessar. Isso é segurança da informação: informações são dados e dados são essenciais para a gestão mas esses devem ser direcionados com cautela e para as pessoas corretas para que não haja exposição de pessoas, processo e projetos, prejudicando a organização. A segurança da informação é para garantir governança de uma área e contribuir com a gestão do conhecimento.
Falando um pouco sobre a importância de TI para a gestão de pessoas, como já dito acima, a evolução da tecnologia, ajuda os profissionais de RH a serem mais estratégicos, pois as atividades transacionais serão facilitadas e operacionalizadas por sistemas padronizados e sincronizados com todas as frentes de uma organização e os profissionais de RH tornaram-se mais estratégicos, sendo produtivos e direcionando o tempo de forma adequada. Na empresa onde trabalho, a avaliação de desempenho é por SAP e isso garante assertividade para os gestores e para os colaboradores, já é o quarto ano consecutivo e confirma isso que disse acima, os profissionais ficam focados em melhorias na forma de avaliar e como auxiliar os gestores no processo de desenvolvimento dos subordinados e os suportes de TI responsável por garantir a sincronização e funcionalidade do sistema, isso foi um ganho de tempo e de qualidade. Como comparativo, destaco o processo de participação na pesquisa Melhores Empresas para se trabalhar da revista época, onde as senhas para respostas do questionário, é por papel ainda e temos que deslocar um profissional somente para garantir a logística deste processo, o que acaba engessando o profissional com capacidade de ir além.
Sinergia entre os processos de RH e TI contribui para o crescimento, evolução e transformação de uma organização.
